On vous a-t-il demandé de soumettre un formulaire W-9 ? La version la plus récente du formulaire W-9 est plus facile à utiliser car la désignation des différents types d’entreprises est plus facile à comprendre. Cependant, il présente encore quelques défis et vous devrez prendre soin de le terminer correctement.
Qu’est-ce que le formulaire W-9 ?
Le formulaire IRS W-9 est officiellement intitulé « Demande de numéro d’identification fiscale et de certification.“. Il enregistre les numéros d’identification fiscale des travailleurs qui ne sont pas des salariés et il enregistre la déclaration de la personne qui remplit le formulaire sous serment que :
- Le numéro d’identification fiscale est correct. Il peut s’agir d’un numéro de sécurité sociale ou du numéro d’identification d’employeur (EIN) d’une entreprise.
- Le contribuable n’est pas soumis à la retenue à la source. La retenue de réserve est une retenue requise par les employeurs pour les personnes qui n’ont pas inclus de numéro d’identification fiscale valide sur le formulaire W-9. La retenue à la source des sauvegardes est mise en œuvre au taux de 24 % à partir de 2018.
- L’individu est un citoyen américain ou une « autre personne américaine ».
- Tous les codes FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) figurant sur le formulaire sont corrects. Les rapports FATCA obligent les citoyens américains à déclarer leurs actifs financiers étrangers détenus en dehors des États-Unis.
Note
Le formulaire W-9 pour les non-employés est comparable au formulaire W-4 pour les employés, le certificat de retenue de l’employé.
Quand un formulaire W-9 est-il nécessaire ?
Vous devez obtenir un formulaire W-4 pour les non-employés (entrepreneurs indépendants, pigistes et autres) avant l’embauche de la personne et avant le début des travaux. À partir de 2020, les informations du W-9 sont utilisées pour remplir un formulaire 1099-NEC déclarant les revenus des non-salariés pour une année fiscale (comme un formulaire W-2 pour les salariés).
Note
Le formulaire 1099-NEC est un nouveau formulaire utilisé pour déclarer les paiements aux non-employés. Avant 2020, les paiements aux non-salariés étaient enregistrés sur le formulaire 1099-MISC. La déclaration des revenus des non-salariés a été retirée du formulaire 1099-MISC à partir du 1er janvier 2020 pour enregistrer d’autres types de paiements divers.
L’employeur doit inclure le numéro d’identification fiscale approprié sur chaque paiement au non-employé, et le total de tous les paiements pour l’année doit être inclus sur le formulaire 1099-NEC fourni au travailleur et à l’IRS.
Le formulaire W-9 est également utilisé pour déclarer :
- Opérations immobilières
- Intérêts hypothécaires
- Acquisition ou abandon d’un bien garanti,
- Annulation de la dette, et
- Cotisations à un IRA.
Comment remplir le formulaire W-9
Ligne 1 : Nom
Il s’agit du nom de la personne qui remplit le formulaire. Il doit s’agir du nom figurant sur la déclaration de revenus de la personne.
Le terme “entité ignorée” est mentionné dans les instructions de cette ligne. Une entité ignorée est une entité commerciale qui n’est pas distincte de son propriétaire (essentiellement, une LLC à membre unique).Vous verrez où cela entre en jeu dans la partie II ci-dessous.
Ligne 2 : Nom de l’entreprise/Nom de l’entité ignorée
Saisissez-le ici si vous utilisez un nom d’entreprise, un nom commercial ou un nom fictif DBA (doing/business/as) qui a été enregistré. Vous utiliseriez également cette ligne pour un nom d’entité ignoré.
Ligne 3 : Classification fiscale fédérale de votre entreprise
C’est la partie qui a été rendue plus facile. Cochez la première case si votre entreprise est uneentreprise individuelle ou LLC à membre unique. Une entreprise individuelle fonctionne sous le numéro de sécurité sociale du propriétaire et n’est pas enregistrée auprès de l’État comme tout autre type d’entreprise. Une LLC à membre unique est une LLC avec un seul propriétaire et elle est imposée comme une entreprise individuelle.
Note
Si vous n’êtes pas sûr du type d’entreprise que vous dirigez, vous êtes probablement un propriétaire unique, mais vérifiez auprès de votre avocat ou de votre conseiller fiscal pour en être sûr.
Cochez la case « LLC » si votre entreprise est une LLC avec plusieurs membres. Ensuite vous devez cocher la case correspondant au statut fiscal de votre SARL. Si votre LLC n’a pas déposé de demande d’imposition en tant que société C ou société S, la LLC est imposée en tant que société de personnes.
Cochez la case appropriée si votre entreprise est enregistrée auprès de l’État et est imposée en tant que société C, société S ou société de personnes.
Ligne 4 : Exonérations
Cette section décrit deux types d’exemptions.
Retenue de sauvegarde.La plupart des particuliers et des types d’entreprises ne sont pas exonérés de la retenue de réserve, mais votre entreprise peut être exemptée de la retenue de réserve pour certains paiements s’il s’agit d’une société. Vérifiez auprès de votre conseiller fiscal pour en être sûr. La valeur par défaut est que vous n’êtes pas exonéré.
Déclaration FATCA.L’IRS indique : “Ces codes s’appliquent aux personnes qui soumettent ce formulaire pour des comptes gérés en dehors des États-Unis… Si vous soumettez ce formulaire uniquement pour un compte que vous détenez aux États-Unis, vous pouvez laisser ce champ vide.”
Lignes 5 et 6 : Informations sur l’adresse
Remplissez cette section en utilisant l’adresse à laquelle vous souhaitez que votre 1099-MISC soit envoyé par la poste.
La ligne 7 est facultative.
Partie I. Numéro d’identification fiscale
Si vous êtes un entrepreneur individuel, saisissez votre numéro de sécurité sociale dans la partie I, même si vous disposez d’un EIN.
Si vous êtes l’unique propriétaire d’une LLC (une LLC à membre unique), vous êtes probablement considéré comme une entité ignorée à des fins fiscales. Cette désignation semble compliquée, mais elle ne s’applique qu’aux SARL à membre unique.
En d’autres termes, dans presque tous les cas, vous saisirez votre numéro de sécurité sociale personnel, et non l’EIN de la LLC.
Si vous êtes propriétaire (membre) d’une LLC à plusieurs membres classée comme société, société S ou société de personnes, saisissez l’EIN de l’entreprise. (La valeur par défaut est un partenariat.)
Si votre entreprise est une société, une société S ou une société de personnes, saisissez l’EIN de l’entreprise.
Note
Veuillez vérifier auprès de votre fiscaliste ou appeler directement l’IRS si vous ne savez pas quel numéro d’identification de contribuable inclure dans cette partie du formulaire. Ne pas inclure le numéro correct peut entraîner des problèmes avec vos paiements, la retenue à la source et votre déclaration de revenus.
Partie II : Attestation
Vous devez certifier que les informations que vous avez fournies sont exactes, notamment en ce qui concerne votre numéro d’identification fiscale, votre exemption de retenue à la source et votre statut de déclaration FATCA. Si les informations ne sont pas correctes ou si vous avez inclus de fausses informations, vous pourriez être accusé d’un crime. Lisez et suivez attentivement les instructions de certification.
N’oubliez pas de signer le formulaire !
Note
Vous pouvez remplir le formulaire W-9 en ligne (il s’agit d’un fichier « à remplir ») et l’enregistrer sous forme de document PDF. Conservez-le dans un endroit sécurisé puisqu’il contient vos informations fiscales ! Vous pouvez ensuite l’utiliser pour toutes les demandes que vous recevez.
Avertissement : L’auteur n’est ni un avocat ni un fiscaliste et les informations contenues dans cet article et sur ce site ne sont pas destinées à constituer des conseils fiscaux ou juridiques. Consultez votre avocat ou votre fiscaliste si vous avez des questions ou des préoccupations concernant ce formulaire.
