Vous payez vos employés le 4 janvier 2021 pour le travail effectué au cours de la dernière semaine de décembre 2020, car c’est votre jour de paie normal. Ces montants de salaire sont-ils imposables l’année du travail ou l’année du salaire ? L’année d’imposition pour un chèque de paie est importante car elle affecte le revenu imposable des employés, comme indiqué dans le salaire brut des employés sur les formulaires W-2 pour chaque année.
La date du chèque de paie fait foi, même si le travail a été effectué et que le salaire a été gagné au cours d’une année différente (mais lisez l’exception ci-dessous). C’est parce que le salaire était disponible pour les salariés en janvier, mais pas en décembre.
Le salaire brut est imposable en 2021, et non en 2020. Si vous payez des employés le dernier jour de décembre pour ce travail, la date du chèque de paie est le 31 décembre 2020, ce qui signifierait que le salaire constitue un revenu imposable en 2020.
Pourquoi l’année du chèque de paie d’un employé est-elle importante ?
L’année où le salaire est imposé affecte le revenu imposable du salarié. Si un employé bénéficiait d’une grosse prime de fin d’année, par exemple, cela pourrait affecter son taux d’imposition. Certaines années, il y a une période de paie supplémentaire, ce qui peut amener les employés à recevoir ce qui semble être un chèque de paie « supplémentaire ».
Note
Donnez aux employés la possibilité de modifier leur formulaire W-4 pour obtenir des primes ou un chèque de paie supplémentaire de fin d’année. Par exemple, l’employé peut modifier la retenue pour le chèque de prime et revenir à la retenue régulière pour la prochaine paie régulière.
Le problème survient lorsqu’une période de paie ne se termine pas le dernier jour de l’année. Si la période de paie se termine avant la fin de l’année, il y a quelques jours la première année qui seront payés l’année suivante. Si la période de paie se termine après la fin de l’année, il reste quelques jours supplémentaires dans la paie de l’année suivante.
Dépôts directs
Si vous mettez des chèques de paie à la disposition des employés avant la fin de l’année, par dépôt direct par exemple, le salaire doit être considéré comme reçu (et imposable) cette année-là, même si le chèque de dépôt direct comprend les revenus de l’année suivante.
L’IRS affirme que les revenus sont reçus de manière implicite lorsqu’ils sont crédités sur un compte ou mis à disposition sans restriction. La réception implicite est un terme comptable qui fait référence au moment où le revenu est considéré comme étant en possession de quelqu’un et au moment où il peut être dépensé. Les employés doivent déclarer leurs revenus dans l’année où ils ont été reçus ou mis à disposition sans restriction.
Chèques postdatés et reçu constructif
En général, lorsqu’une personne reçoit un paiement par courrier, on peut considérer qu’elle a reçu les fonds de manière implicite. Mais ce n’est pas toujours vrai. Un chèque peut être postdaté.
Un chèque postdaté est un chèque qui comporte une date future. Si vous recevez en 2020 un chèque daté de 2021, vous ne pourrez l’encaisser que l’année suivante. Tout simplement parce que vous avez le chèque en main, parce qu’il est daté de l’année suivante — et qu’il n’est pas encaissable d’ici là —, le chèque serait inclus dans les impôts de l’année suivante.
Comment cette règle affecte-t-elle les formulaires W-2 des employés ?
Les formulaires W-2 sont les formulaires que vous remettez aux employés en janvier pour fournir des informations sur leur salaire et les montants retenus pour l’impôt fédéral sur le revenu et les taxes FICA (sécurité sociale et Medicare).
Note
Le dernier chèque de paie daté de décembre est inclus dans les gains W-2 de cette année-là. Le premier chèque de paie de janvier est inclus dans les gains W-2 de la nouvelle année.
Une fois que vous avez préparé ces formulaires W-2, ils doivent être distribués aux employés et déposés auprès de l’Administration de la sécurité sociale. Voici les dates à retenir : Les formulaires W-2 doivent être remis aux salariés avant fin janvier, pour le salaire de l’année précédente. Vous devez également déposer les formulaires W-2 auprès de l’Administration de la sécurité sociale avant le 31 janvier. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité des salaires, le logiciel devrait prendre en charge la question fiscale pour les employés W-2.
Comment puis-je gérer ce problème ?
Voici quelques suggestions :
- Ne prenez pas d’avance et n’essayez pas de trop y réfléchir. Distribuez les chèques de paie au moment où ils sont généralement distribués. Si vous essayez de calculer vous-même les charges sociales, il pourrait être judicieux d’envisager de vous procurer un logiciel de paie.
- Informer les employés. Faites savoir aux employés à quelle année fiscale portera leur dernier chèque de paie. Il est toujours préférable d’avertir les employés plutôt que de les laisser s’en rendre compte plus tard et s’énerver.
- Vous pouvez obtenir de l’aide auprès de votre CPA ou d’un autre fiscaliste. Si vous êtes VRAIMENT confus, vous voudrez peut-être envisager de faire appel à un service de paie pour vous aider à résoudre ce genre de problèmes.
