Vous voyagez pour votre propre entreprise ? Avez-vous des employés qui voyagent ? Assurez-vous de savoir quels frais de déplacement sont déductibles et lesquels ne le sont pas.
Comment les « voyages d’affaires » sont déterminés
Les voyages d’affaires sont un terme spécifique déterminé par l’IRS pour décrire les voyages hors de votre domicile fiscal. qui est décrit par l’IRS comme « l’ensemble de la ville ou de la zone générale où se trouve votre principal lieu d’activité ou de travail, quel que soit l’endroit où vous conservez votre maison familiale ». Vous voyagez loin de chez vous si vos fonctions vous obligent à vous éloigner de la zone générale de votre domicile fiscal pendant une période « considérablement plus longue qu’une journée de travail ordinaire » et qui vous oblige à dormir ou à vous reposer lorsque vous êtes loin de chez vous.
Déplacements pour des missions professionnelles
Vous devez dormir hors du domicile pour pouvoir déduire ces frais au titre des frais de déplacement. Le déplacement doit également être « temporaire » (d’une durée inférieure à un an).
Vous ne pouvez pas déduire les frais de déplacement pour une mission de travail à durée indéterminée (y compris toute mission de travail de plus d’un an). Vous ne pouvez pas non plus déduire les frais de déplacement si vous prévoyez travailler à cet endroit pendant plus d’un an.
Déduire les frais d’hébergement
Les missions à long terme sur un site ne sont pas considérées comme des « déplacements », mais les frais d’hébergement des employés sur les lieux de travail, comme la location d’un appartement tout en travaillant sur une mission prolongée, sont des dépenses professionnelles déductibles..
Ce que vous pouvez déduire pour les voyages d’affaires
Vous pouvez déduire les frais de déplacement en train, en bus ou en avion entre votre domicile fiscal et votre destination professionnelle. Pour les voyages en bateau, consultez la section sur les navires de croisière ci-dessous.
Transport:Vous pouvez déduire les frais de déplacement en avion, en train, en bus ou en voiture entre votre domicile et votre destination professionnelle. Vous ne pouvez pas déduire le coût d’un billet gratuit.
Taxi, bus de banlieue, limousine d’aéroport :Vous pouvez déduire les frais liés à votre transport d’un aéroport à votre hôtel ou à un lieu d’affaires.
Bagages et expédition :Les frais de livraison de bagages ou d’expédition de matériel professionnel entre votre lieu de travail habituel ou votre domicile fiscal et un lieu de travail temporaire sont déductibles.
Hébergement et repas :Vous pouvez déduire les frais d’hébergement et de repas lorsque vous êtes loin de chez vous pour une mission professionnelle. Vous pouvez soumettre vos dépenses réelles ou utiliser des taux journaliers, tels que déterminés par l’IRS.
Autres dépenses ;Vous pouvez déduire d’autres frais lors d’un voyage d’affaires :
- Nettoyage à sec et blanchisserie
- Appels téléphoniques et fax professionnels (pas d’appels personnels)
- Conseils pour les dépenses admissibles.
- Autres dépenses professionnelles similaires en voyage, comme la location d’un ordinateur
Note
Les repas d’affaires en voyage sont des dépenses déductibles, à 50 % dans la plupart des cas, mais les frais de représentation ne sont plus déductibles dans aucune situation professionnelle.
Déductions pour types spéciaux de voyages
Congrès et salons professionnels :Si vous voyagez à un congrès ou à un salon professionnel, vous devrez peut-être démontrer que le congrès est directement lié ou associé à votre entreprise. Si vous avez un stand de vente au congrès, cela serait admissible. Si vous êtes délégué à un congrès, l’objet du congrès doit être lié à votre entreprise. Les voyages et la participation à des congrès à des fins politiques, d’investissement, sociales ou autres ne sont pas déductibles.
Croisières :Le coût des voyages sur les navires de croisière, même à des fins professionnelles directes ou associées, est limité. L’IRS fixe chaque année des limites quotidiennes sur les voyages nautiques de luxe, en fonction des dates (mois) de la croisière, sur la base d’un montant deux fois supérieur au taux journalier fédéral autorisé pour cette période de voyage. IRS Soyez prêt à fournir des documents attestant que les activités de croisière étaient liées à un objectif commercial.
Documenter les frais de voyage
La partie la plus importante du processus de déduction des frais de déplacement consiste à conserver tous vos reçus. Vous n’êtes pas obligé de conserver des copies papier, mais vous devriez pouvoir extraire un reçu séparé (pas seulement un élément de ligne sur une carte de crédit) pour indiquer (1) la date (2) les détails des dépenses (3) le montant dépensé et (4) les objectifs professionnels. Soyez aussi précis que possible.
N’oubliez pas que les frais de déplacement doivent être, comme le précise l’IRS : « des dépenses ordinaires et nécessaires engagées dans l’exercice de votre commerce ou de votre entreprise ».
Où afficher ces dépenses
- Pour les entreprises individuelles et les SARL à membre unique, indiquez ces dépenses dans la section « Dépenses » de l’annexe C.
- Pour les sociétés de personnes et les SARL à plusieurs membres, indiquez ces dépenses dans la section « Déductions » du formulaire 1065.
- Pour les sociétés, indiquez ces dépenses dans la section « Déductions » du formulaire 1120.
Les informations contenues dans cet article ne constituent pas des conseils fiscaux ou juridiques et ne remplacent pas de tels conseils. Les lois nationales et fédérales changent fréquemment et les informations contenues dans cet article peuvent ne pas refléter les lois de votre propre État ou les modifications législatives les plus récentes. Pour obtenir des conseils fiscaux ou juridiques actuels, veuillez consulter un comptable ou un avocat.
