Vous avez probablement entendu l’expression « Déchets entrants, déchets sortants ». Il s’appliquait à l’origine au matériel informatique et aux logiciels, mais il fonctionne également pour l’aspect financier de votre entreprise. Vous devez créer un système financier qui nettoie les ordures si vous voulez réussir.
Votre système doit vous fournir des informations précises et utiles afin que vous puissiez voir comment vous allez et savoir quand agir. Ces cinq étapes simples vous aideront à créer un système simple de tenue de registres financiers : capturer, vérifier, enregistrer, examiner et agir.
Capturez les informations
Si ce n’est pas là, ça n’existe pas. Prenez l’habitude de tout capturer lorsque vous démarrez votre entreprise. Au bout d’un moment, cela deviendra automatique.
La « capture » est l’étape la plus difficile et la partie la plus importante du processus. Gardez une trace de chaque montant que vous dépensez pour votre entreprise et de chaque montant que vous réalisez en ventes. Veillez à séparer les dépenses personnelles et professionnelles, même si vous remboursez toujours votre entreprise lorsque vous payez des dépenses personnelles à partir de ce compte.
Ne vous inquiétez pas à ce stade de faire quoi que ce soit avec les informations. Prenez simplement l’habitude de le rassembler. Assurez-vous que tout ce que vous capturez comprend une description de l’article, le montant et la date.
Vérifiez que les informations sont complètes et correctes
Passez une heure toutes les deux semaines environ à parcourir tout ce que vous avez capturé et assurez-vous que toutes les informations sont prêtes à être enregistrées.
Assurez-vous d’avoir inclus suffisamment de détails sur le montant de la dépense afin de pouvoir l’enregistrer avec précision. Une note pour « papier, 3,55 $, 7/12 » pourrait ne pas suffire. A quoi servait le papier ? Était-ce un journal que vous aviez acheté pour le bureau ou une rame de papier pour l’ordinateur ?
Note
Fixez une heure précise pour un rendez-vous « tout vérifier » avec vous-même à la fin d’une semaine sur deux, par exemple un vendredi sur deux. N’attendez pas trop longtemps, sinon il deviendra plus difficile de mémoriser les informations.
Enregistrez les informations pour les sauvegarder
L’enregistrement signifie mettre vos informations financières sous une forme utilisable. Remettez tout ce que vous avez vérifié à votre comptable pour qu’il l’enregistre ou l’enregistrez vous-même. Faites cela tous les mois.
Saisissez les informations dans une feuille de calcul ou un logiciel de comptabilité. Vous constaterez peut-être que le logiciel en ligne vous convient le mieux : vous et votre comptable pouvez tous deux voir les informations et en discuter. Assurez-vous simplement de tout enregistrer chaque mois afin de pouvoir le consulter.
Consolider et examiner les informations
Une fois vos informations financières enregistrées chaque mois, imprimez quatre rapports : un bilan, un compte de résultat (p&l), un rapport chronologique des comptes clients et un rapport des comptes créditeurs.
Incluez une comparaison avec les mêmes informations du rapport du mois dernier avec chaque rapport. Portez une attention particulière aux informations spécifiques contenues dans ces rapports.
Note
Les états financiers les plus importants sont votre compte de résultat et votre analyse des flux de trésorerie.
Agir en fonction de ce que vous savez
« Agir » peut signifier ne rien faire si tout semble bien. Mais à d’autres moments, cela peut signifier un changement.
Créez des points de déclenchement où les informations vous obligent à agir. Si vous voyez le passif augmenter chaque mois pendant trois mois sur votre bilan, cela signifie probablement que les actifs ou les dépenses augmentent également. Réduisez vos dépenses.
Si vous constatez qu’une dépense particulière augmente en pourcentage des ventes sur votre compte de résultat, demandez-vous pourquoi. Vous souhaiterez peut-être réduire vos dépenses sur d’autres dépenses pour maintenir votre niveau de profit si l’augmentation est nécessaire.
Soyez sûr de vous en recherchant les payeurs lents qui apparaissent dans votre rapport sur la chronologie des comptes clients. Plus vous laissez une dette impayée longtemps, moins il est probable que vous receviez un jour l’argent. Mettez en place un système de recouvrement pour vous assurer que vous êtes payé rapidement. Ne laissez pas les payeurs lents supposer que vous ne voulez pas de votre argent parce qu’ils n’ont pas eu de vos nouvelles depuis un moment.
Quant à vos comptes créditeurs (vos factures), payez ce que vous pouvez le plus rapidement possible. Vous pouvez souvent bénéficier de réductions en payant tôt. Si vous ne pouvez pas payer toutes vos factures, payez celles qui vous entraîneront à des pénalités ou qui affecteront votre cote de crédit si vous n’êtes pas prompt à le faire.
Même si quelqu’un d’autre est responsable du paiement des factures, vous êtes en fin de compte responsable du paiement des dettes de votre entreprise.
Votre cote de crédit d’entreprise
Si vous souhaitez séparer votre entreprise de votre vie financière personnelle, vous devrez vous efforcer d’obtenir une cote de crédit commerciale. Dun & Bradstreet (D&B), Equifax et Experian sont les principales agences d’évaluation du crédit aux entreprises.
Tenue de registres à des fins fiscales
Une autre raison importante pour conserver d’excellents dossiers commerciaux : la période des déclarations de revenus. Des dossiers bien organisés facilitent vos préparations fiscales et aident à prouver vos dépenses si vous êtes audité par l’IRS, votre État ou d’autres autorités fiscales. L’IRS a des exigences spécifiques quant à la durée pendant laquelle vous devez conserver les dossiers commerciaux à des fins fiscales.
L’essentiel
Même si vous n’êtes pas familier avec les systèmes financiers, vous devriez être capable de mettre celui-ci en mouvement et de le faire fonctionner avec un minimum d’effort. La partie la plus difficile est de collecter les informations. Une fois que vous aurez pris « l’habitude de collectionner », vous constaterez que le reste viendra.
N’oubliez pas la CCRRA :Capturerinformations financières pour votre entreprise,vérifiertoutes les deux semaines,enregistreretrevoirles informations mensuellement, puisactesi nécessaire pour assurer le bon déroulement de votre situation financière.
Vous minimiserez les « déchets » et les problèmes qui en découlent et vous maximiserez votre situation financière si vous suivez ce système simple en cinq étapes. Un système financier bien organisé devrait assurer la viabilité de votre entreprise pendant de nombreuses années.
