Un administrateur de régime d’avantages sociaux est une personne ou une entreprise responsable de la gestion et du fonctionnement quotidiens des régimes de soins de santé et de retraite au nom de leurs participants et bénéficiaires. Avant de mettre en place l’un de ces régimes et d’envisager de nommer ou d’embaucher un administrateur de régime, découvrez ce que font ces gestionnaires importants.
Administrateurs de régimes d’avantages sociaux : définition et types
Les administrateurs de régimes d’avantages sociaux exercent des tâches liées au fonctionnement du régime d’avantages sociaux ou du régime de retraite d’une entreprise. L’entreprise ou l’organisation qui offre les avantages sociaux ou le régime de retraite à ses employés ou à ses membres est le promoteur du régime. Les administrateurs de régime fonctionnent essentiellement de la même manière pour les deux types de régimes :
- Régimes d’avantages sociaux: Ces plans offrent des types spécifiques de prestations de santé et de bien-être, comme les plans de soins de santé, les plans de cafétéria, les plans COBRA, les comptes d’épargne santé (HSA), les modalités de remboursement des soins de santé (HRA) et les comptes de dépenses flexibles.
- Plans de retraite: Ces régimes offrent des prestations de retraite aux employés, notamment les régimes 401(k), 403(b) et Keogh (HR-10).
L’administrateur du régime peut être :
- Le promoteur du régime (l’employeur ou l’organisation)
- Un comité de salariés
- Un dirigeant d’entreprise
- Quelqu’un embauché pour administrer le plan (un administrateur tiers, ou TPA)
Lois fédérales et administrateurs de régimes
Les régimes d’avantages sociaux (tant les régimes de retraite que les régimes de prestations sociales) sont réglementés par le ministère du Travail des États-Unis en vertu de la loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA). En vertu de cette loi, les administrateurs de régime doivent respecter des normes de conduite spécifiques dans l’exercice de leurs fonctions au titre du régime.
Note
De plus, les employeurs peuvent choisir que ces régimes soient qualifiés par l’IRS afin de bénéficier d’avantages fiscaux. Le processus de qualification est cependant complexe et comporte de nombreuses exigences spécifiques.
Comment travaillent les administrateurs de régimes d’avantages sociaux ?
Lorsqu’une entreprise crée un régime d’avantages sociaux ou de retraite, elle doit désigner un administrateur du régime, en nommant cette personne ou TPA dans les documents du régime.
Obligations fiduciaires des administrateurs de régime
Chaque régime de retraite ou d’avantages sociaux en vertu de l’ERISA doit nommer au moins un fiduciaire dans le document écrit du plan. Un fiduciaire est une personne qui agit avec la responsabilité de prendre soin de l’argent, des biens ou des intérêts de quelqu’un d’autre. Un régime peut avoir plusieurs fiduciaires, dont un fiduciaire, un gestionnaire de placements ainsi que l’administrateur du régime.
Le promoteur du régime a également l’obligation de se conformer aux exigences de l’IRS, d’administrer le régime pour respecter ses conditions de fonctionnement et d’examiner le régime pour s’assurer qu’il fonctionne conformément à ses conditions et à la loi.
En vertu de la loi fédérale, l’administrateur du régime des employés doit exercer les fonctions suivantes :
- Agir uniquement dans l’intérêt des participants au régime et de leurs bénéficiaires
- Exercer ses fonctions avec compétence, prudence et diligence
- Suivez les documents du plan en vous assurant qu’ils sont conformes à l’ERISA
- Diversifier les investissements du régime
- Ne payez que les dépenses raisonnables liées à l’administration du régime et au placement des actifs.
- Évitez les conflits d’intérêts
Les administrateurs de régime ont des responsabilités encore plus spécifiques, telles que :
- Donner aux participants des rapports périodiques sur l’état du plan, y compris des descriptions sommaires du plan, des rapports annuels sommaires (formulaire 5500) et des avis de modification d’une manière facilement compréhensible par les participants.
- Gérer les comptes des participants, déterminer l’éligibilité, traiter les réclamations et calculer les prestations
- Éviter de discriminer ou de favoriser différents groupes d’employés
- Se conformer aux exigences de financement pour s’assurer qu’il existe des fonds suffisants pour payer les prestations
Certains administrateurs de régime gèrent les placements des régimes et de leurs participants ; dans d’autres cas, la fonction d’investissement est administrée séparément. Donner des « conseils en investissement » est une fonction fiduciaire spécifique dans le cadre de l’ERISA.
Note
La Society of Professional Benefit Administrators (SPBA) prévient que l’obligation fiduciaire en vertu de l’ERISA est très différente et beaucoup plus stricte que l’obligation fiduciaire en matière d’assurance et de droit des affaires normal. Le fiduciaire doit toujours s’assurer que le régime et les participants obtiennent la meilleure offre possible.
Responsabilité et administrateurs de régime
Les administrateurs de régime, qu’ils soient des initiés de l’entreprise ou des TPA, ont potentiellement une responsabilité (responsabilité juridique) pour leurs actes. Si un fiduciaire ne respecte pas les normes de conduite de base, il peut être personnellement responsable de toute perte subie par le régime ou restaurer les bénéfices réalisés grâce à une utilisation inappropriée des actifs du régime.
Si le promoteur du régime engage un TPA pour s’acquitter des obligations fiduciaires, l’employeur est responsable du choix du TPA mais pas de ses décisions. Cependant, l’embauche et la gestion d’un TPA sont également une fonction fiduciaire, alors assurez-vous d’examiner minutieusement les candidats et de documenter votre processus.
Quelques conseils supplémentaires :
- Assurez-vous de rédiger l’accord de manière à ce qu’il précise que le TPA assume la responsabilité de fonctions spécifiques.
- Surveillez le TPA pour vous assurer qu’il gère l’administration du régime conformément aux normes de conduite.
- Envisagez d’obtenir une caution de fidélité pour un TPA plus petit ou un fiduciaire individuel.
Obligations de fidélité ERISA pour les administrateurs de régimes et autres
Toute personne qui gère des « fonds ou autres biens » d’un régime d’avantages sociaux (comme des investissements, par exemple) doit être cautionnée par une caution de fidélité ERISA. Ce cautionnement protège le régime contre les pertes dues à la fraude ou à la malhonnêteté (vol) et à d’autres manquements à la responsabilité fiduciaire.
Les exigences de cautionnement, cependant, ne s’appliquent pas aux régimes totalement non capitalisés (ceux qui sont payés directement à partir des actifs généraux d’un employeur ou d’un syndicat), ou aux régimes non soumis au titre I de l’ERISA comme ceux proposés par les églises et les gouvernements.
Ceux qui doivent généralement être liés comprennent :
- Administrateurs de régimes
- Dirigeants et employés du régime
- Promoteurs de régime
- Prestataires de services du plan
Les exigences de cautionnement doivent s’appliquer à une ou plusieurs « personnes physiques » (particuliers, et non entreprises), et elles doivent être spécifiquement nommées dans le document.
Note
Pour obtenir une caution de fidélité ERISA pour l’administrateur de votre régime, vous devez faire appel à l’une des sociétés agréées par le Département du Trésor.
Raisons d’embaucher un TPA pour un régime d’avantages sociaux des employés
Il existe certaines raisons pour lesquelles vous souhaiterez peut-être embaucher un TPA pour les tâches administratives du régime au lieu de gérer le problème en interne. Avec un TPA, vous pouvez :
- Évitez la responsabilité des administrateurs internes
- Confiez l’administration des réclamations à la ou aux parties que vous avez embauchées
- Éliminer le besoin d’embaucher des employés administratifs supplémentaires
- Réduisez les frais généraux (matériel et fournitures de bureau, par exemple)
- Limiter la responsabilité pour la gestion de l’argent des participants
Cependant, si vous décidez d’auto-administrer votre régime d’avantages sociaux des employés, consultez d’abord ce guide d’auto-administration pour voir ce que cela prend.
Points clés à retenir
- Chaque régime de bien-être et de retraite des employés doit avoir un administrateur de régime d’avantages sociaux pour gérer les opérations quotidiennes du régime.
- Un administrateur d’un régime d’avantages sociaux peut être un responsable de l’entreprise ou une société externe, appelée administrateur tiers (TPA).
- Les administrateurs de régime ont la responsabilité fiduciaire de se conformer aux lois sur le travail et à la fiscalité et uniquement pour le bénéfice des participants.
- L’embauche d’un TPA doit être effectuée avec soin pour s’assurer que l’entreprise est réputée et a un dossier vierge.
