C’est votre première année d’activité et l’heure des impôts est arrivée. Comment un nouveau propriétaire d’entreprise se prépare-t-il à produire ses déclarations avec exactitude, dans les délais et de manière à obtenir le remboursement maximal de l’impôt professionnel possible ?
Voici les principales considérations à prendre en compte lors de la production de votre première déclaration de revenus des entreprises.
Examinez complètement la déclaration de revenus des entreprises
Tout d’abord, jetez un œil à une copie de la déclaration de revenus des entreprises que vous allez produire, pour voir quelles lignes vous devrez remplir avec les montants.
Si des questions vous sont posées lors du retour, assurez-vous d’avoir les réponses. Ceux-ci peuvent inclure la nature de l’entreprise, depuis combien d’années vous êtes en affaires et l’emplacement de votre entreprise.
Assurez-vous que votre plan comptable comporte les catégories de revenus et de dépenses appropriées pour vous permettre de gérer votre entreprise et de produire correctement vos déclarations. Toutes les entreprises doivent tenir des registres complets et précis.
Choisissez une base comptable
L’une des décisions que le propriétaire doit prendre est de savoir s’il doit préparer les déclarations de revenus selon la méthode de la comptabilité de caisse ou de la comptabilité d’exercice.
- Selon la méthode de comptabilité de caisse, les revenus sont comptabilisés lorsqu’ils sont encaissés et les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont payées.
- Selon la méthode de la comptabilité d’exercice, les revenus sont constatés lorsqu’ils sont gagnés et les dépenses sont constatées lorsqu’elles sont encourues.
Même si les prêteurs préfèrent généralement consulter les états financiers selon la comptabilité d’exercice, les déclarations de revenus peuvent toujours être préparées selon la méthode de caisse, même si les états financiers sont préparés selon la méthode de la comptabilité d’exercice.
Une nouvelle entreprise peut avoir plus de dépenses impayées que de revenus non perçus à la fin de l’année et pourrait donc envisager de déduire ces dépenses nettes supplémentaires. Cela se ferait en sélectionnant la méthode de la comptabilité d’exercice.
Cependant, dans les années ultérieures, lorsque l’entreprise est rentable, les créances devraient être supérieures aux dettes, de sorte que l’entreprise enregistrerait un bénéfice net supplémentaire et paierait plus d’impôts si elle avait choisi la comptabilité d’exercice plutôt que la comptabilité de caisse.
Une fois que vous avez pris la décision quant à la base à utiliser, vous la conserverez probablement tout au long de la vie de votre entreprise, même si des modifications sont autorisées.
Note
Certaines entreprises, y compris celles dont les revenus ou les stocks sont plus importants, doivent choisir la comptabilité d’exercice.
Choisissez une méthode d’amortissement
La prochaine décision à considérer est la méthode d’amortissement à utiliser.
L’Internal Revenue Service autorise une déduction la première année (jusqu’à 1 040 000 $ en 2020) pour la plupart des meubles et équipements, au lieu d’amortir le coût sur cinq ou sept ans. Ainsi, la plupart des propriétaires d’entreprise choisiraient généralement d’amortir la première année.
Cependant, les entreprises sans bénéfices ne peuvent pas déduire la déduction pour amortissement de la première année, bien qu’elles puissent la reporter sur les années rentables.
Une entreprise à ses débuts pourrait envisager d’emprunter la voie d’un amortissement plus lent afin de bénéficier de la plupart des déductions qui seront disponibles lorsque l’entreprise aura des revenus et se trouvera dans une tranche d’imposition plus élevée que lorsqu’elle était en phase de démarrage.
N’oubliez pas votre déduction pour bureau à domicile
Les propriétaires uniques exerçant une activité commerciale à domicile devraient envisager la possibilité de déduire une partie de leur résidence en tant que déduction commerciale. Pour réussir dans ce domaine largement contesté, l’espace commercial utilisé dans la maison doit être utilisé exclusivement à des fins commerciales.
Le propriétaire de l’entreprise mesurerait à la fois la superficie en pieds carrés de la maison utilisée à des fins commerciales et la superficie totale en pieds carrés de la maison. Le pourcentage d’utilisation professionnelle qui en résulterait serait appliqué aux dépenses de bureau à domicile pour déterminer le montant à déduire.
Si l’entreprise subit une perte, une déduction pour entreprise à domicile n’est pas autorisée mais peut être reportée.
Afin de bien tenir compte de l’utilisation commerciale de la maison, le propriétaire de l’entreprise déduirait d’abord le pourcentage des taxes foncières et des intérêts hypothécaires qui seraient autrement pris en déduction détaillée.
S’il reste encore des bénéfices, d’autres dépenses résidentielles, telles que l’aménagement paysager et les réparations générales de la maison, seraient affectées à la partie commerciale et personnelle, et une déduction serait autorisée pour la partie commerciale.
Enfin, s’il y a encore un bénéfice, alors l’amortissement de la maison est autorisé sur la partie commerciale.
Pour calculer l’amortissement, le coût de la maison doit être réparti entre le coût du terrain (qui n’est pas déductible) et le coût du bâtiment. Le bâtiment doit alors être réparti entre la partie professionnelle et la partie personnelle selon le pourcentage calculé précédemment.
La déduction pour amortissement qui en résulte est ensuite amortie sur une période de près de 40 ans, et la dépense annuelle réelle pour l’amortissement de la maison ne dépasse généralement pas quelques centaines de dollars.
N’oubliez pas la rémunération des non-employés
Un autre élément des déclarations de revenus de fin d’année est l’examen des entrepreneurs indépendants que vous avez payés, pour voir si le gouvernement doit être informé de leur rémunération des non-employés.
Vos salariés reçoivent un formulaire W-2 pour identifier leurs revenus et leur retenue à la source. Tous les entrepreneurs qui gagnent 600 $ (à partir de l’année d’imposition 2020) ou plus recevront le formulaire 1099-NEC de votre part. Les gouvernements fédéral et des États en recevront également une copie.
Les entrepreneurs qui sont des sociétés sont exemptés de recevoir ce formulaire, mais les sociétés de personnes et les sociétés à responsabilité limitée (SARL) comptant plus d’un membre doivent le recevoir.
Note
Si vous attendez la fin de l’année pour obtenir le numéro de sécurité sociale ou le numéro d’identification de l’employeur de l’entrepreneur, vous ne réussirez peut-être pas à obtenir les informations requises. Demandez à vos entrepreneurs de remplir le formulaire W-9 pour vous fournir les informations nécessaires.
Gardez une trace des dépenses automobiles
Les dépenses automobiles peuvent être importantes pour une entreprise nouvelle ou existante.
Le propriétaire de l’entreprise doit tenir un journal automatique pour suivre :
- Où et quand le voyage a eu lieu
- Qui a été vu
- Si le voyage avait un objectif professionnel
Bien que certaines personnes ne suivent que leur utilisation professionnelle, il est sage de tenir un journal de toutes les dépenses automobiles, car ceux qui détaillent leurs déductions peuvent également déduire le transport en tant que frais médicaux et en tant que contribution caritative s’ils sont actifs dans un organisme de bienfaisance.
Les déclarations de revenus des entreprises voudront savoir quand vous avez mis le véhicule en service et le montant des miles professionnels, de déplacement et personnels pour chaque véhicule pour l’année.
Plan de paiement de l’impôt sur le travail indépendant
Les entrepreneurs individuels rentables sont parfois surpris de constater que les impôts sur le travail indépendant (taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie pour les travailleurs indépendants) peuvent représenter une part importante de leur facture fiscale totale. Assurez-vous de calculer ces taxes dans le cadre de votre estimation totale des taxes lorsque vous payez des estimations trimestrielles.
Préparez-vous à une surprise le jour de l’impôt. Gesundmd doit non seulement payer les impôts de l’année dernière, mais également le versement du premier trimestre des impôts de l’année suivante.Les flux de trésorerie doivent être surveillés pour garantir que ces fonds sont disponibles.
Note
L’IRS a prolongé certains délais de déclaration de revenus pour 2021. Les déclarations de revenus des particuliers sont désormais dues le 17 mai 2021 (prolongé du 15 avril). La prolongation ne s’applique pas aux paiements d’impôts estimés dus le 15 avril. Si votre entreprise se trouve dans une zone où la FEMA a émis une déclaration de catastrophe en raison de tempêtes hivernales, les délais de déclaration et de paiement des impôts dus le 15 mars et le 15 avril 2021 sont prolongés jusqu’au 15 juin 2021. Cela inclut à la fois vos déclarations de revenus pour 2020 et votre premier paiement d’impôt estimé pour 2021.
Cette discussion ne couvre que quelques-uns des nombreux éléments qu’un nouveau propriétaire d’entreprise devrait prendre en compte lors de la préparation de sa déclaration de revenus initiale.
Ceux qui travaillent avec des préparateurs de déclarations de revenus d’entreprise devraient également les consulter pour déterminer le format dans lequel les données commerciales doivent être transmises pour la préparation des déclarations.
Les informations contenues dans cet article ne constituent pas des conseils fiscaux ou juridiques et ne remplacent pas de tels conseils. Les lois nationales et fédérales changent fréquemment et les informations contenues dans cet article peuvent ne pas refléter les lois de votre propre État ou leurs modifications les plus récentes. Pour obtenir des conseils fiscaux ou juridiques actuels, veuillez consulter un comptable ou un avocat.
