Les candidats dotés de solides compétences administratives sont très demandés pour des emplois dans pratiquement tous les secteurs.
Les personnes possédant ces compétences contribuent au bon fonctionnement du bureau tout en soutenant les efforts de leurs superviseurs et des parties prenantes. Sans eux, une entreprise peut rapidement devenir chaotique, entraver la productivité et entraîner le mécontentement des employés. Les personnes occupant des postes administratifs doivent être capables de gérer simultanément de nombreux éléments mobiles et situations difficiles.
Si vous cherchez à vous ouvrir aux augmentations et aux promotions, il est sage de développer des compétences administratives extraordinaires.
Que sont les compétences administratives ?
Les compétences administratives sont celles liées à la gestion d’une entreprise ou à l’organisation d’un bureau, et sont nécessaires pour une variété d’emplois, allant des assistants de bureau aux secrétaires en passant par les chefs de bureau.
Note
Les employés de presque tous les secteurs et entreprises ont besoin de solides compétences administratives. Ces compétences sont hautement transférables, ce qui signifie que les mêmes capacités utilisées dans une entreprise spécialisée dans l’immobilier seront également pertinentes et nécessaires dans une entreprise technologique.
Les personnes possédant des compétences administratives offrent le soutien qui permet aux entreprises de réussir dans leur mission principale, qu’il s’agisse de servir les clients ou de vendre des widgets. Les compétences techniques, telles que la capacité à utiliser des programmes tels que Microsoft Office, sont importantes dans les emplois administratifs. Mais il en va de même pour les compétences générales, telles que les capacités de communication et d’organisation.
Types de compétences administratives
Jetez un œil à la liste suivante des compétences administratives importantes que la plupart des employeurs recherchent chez les candidats. Il comprend également des sous-listes de compétences administratives connexes.
Note
Développez ces compétences et mettez-les en valeur dans les candidatures à un emploi, les curriculum vitae, les lettres de motivation et les entretiens. Montrer que vous possédez les compétences spécifiques recherchées par l’entreprise vous aidera à être embauché et promu.
Communication
Communication verbale
La communication est une compétence générale administrative essentielle. Les employés administratifs doivent souvent interagir avec les employeurs, le personnel et les clients, en personne ou au téléphone. Il est important qu’ils parlent clairement et fort, en gardant un ton positif.
Écoute
Être un bon communicateur, c’est aussi être un bon auditeur. Vous devez écouter attentivement les questions et préoccupations des gestionnaires, des autres employés et des clients.
Communication écrite
Les compétences en communication écrite sont également extrêmement importantes. La plupart des postes administratifs nécessitent beaucoup de rédaction. Les employés administratifs sont souvent invités à rédiger divers documents, notamment des mémos pour leurs employeurs, des copies pour le site Web de l’entreprise ou des messages électroniques destinés au personnel ou aux clients. Ils doivent être capables d’écrire de manière claire, précise et professionnelle.
Les autres tâches et compétences en communication comprennent :
- Répondre aux téléphones
- Correspondance commerciale
- Appeler des clients
- Relation Client
- Communication
- Correspondance
- Service client
- Diriger les clients
- Édition
- Dépôt
- Accueillir les clients
- Saluer les employés
- Accueillir les visiteurs
- Interpersonnel
- Écoute
- Communication orale
- Présentation
- Relations publiques
- Art oratoire
- Réceptionniste
- Sténographie
- Travail d’équipe
- En écrivant
- Communication écrite
Technologie
Les employés administratifs doivent utiliser une variété d’outils technologiques, allant de la suite Microsoft Office à WordPress en passant par les programmes de planification en ligne. Ils doivent également utiliser, et souvent entretenir, du matériel de bureau tel que des fax, des scanners et des imprimantes.
Voici une liste d’autres connaissances ou compétences techniques requises pour les employés administratifs :
- Ordinateur
- Publication assistée par ordinateur
- Gestion des documents
- Télécopie
- Internet
- Tenue des dossiers du bureau
- Microsoft Office
- Matériel de bureau
- Commande de fournitures de bureau
- Traitement des commandes
- Perspectives
- Livres rapides
- Tenue de registres
- Recherche
- Exécution de machines de bureau
- Logiciel
- Feuilles de calcul
- Temps et facturation
- Transcription
- Dactylographie
- Saisie à partir d’une dictée
- Préparation à la visioconférence
- Messagerie vocale
- Traitement de texte
Organisation
Les emplois administratifs de toutes sortes nécessitent de solides compétences organisationnelles pour jongler avec de nombreuses tâches. Le personnel de soutien administratif doit gérer divers calendriers, planifier des rendez-vous et assurer le fonctionnement efficace du bureau.
Voici les compétences organisationnelles nécessaires pour les emplois administratifs :
- Précision
- Prise de rendez-vous
- Souci du détail
- Facturation
- Comptabilité
- Calendrier et registre
- Clérical
- Efficacité
- Dépôt
- Inventaire
- Familiarité juridique
- Multitâche
- Administration de bureau
- Gestion de bureau
- Tri et distribution du courrier
- Gestion du temps
- Préparatifs de voyage
Planification
Une autre compétence administrative importante est la capacité de planifier et de planifier les choses à l’avance. Cela peut impliquer de gérer les rendez-vous d’une personne, de créer un plan en cas de maladie des employés ou de développer des systèmes de procédures de bureau. Un administrateur doit être capable de planifier à l’avance et de se préparer à tout problème potentiel au bureau.
Voici d’autres compétences liées à la planification requises par les emplois administratifs :
- Analytique
- Communicant
- Évaluation
- Coordination d’événements
- Établissement d’objectifs
- Actions de mise en œuvre
- Prise de rendez-vous
- Planification de réunions
- Actions de surveillance
- Organisé
- Prédire
- Prioriser
Résolution de problèmes
Les compétences en résolution de problèmes et en pensée critique sont importantes pour tout poste administratif. Les administrateurs sont souvent la personne à qui s’adresser le personnel et les clients pour obtenir de l’aide en cas de questions ou de problèmes. Ils doivent être capables d’entendre une variété de problèmes et de les résoudre en faisant appel à la pensée critique.
Voici les compétences en résolution de problèmes et en pensée critique nécessaires :
- Assertif
- Relation Client
- Collaboratif
- Pensée critique
- Prise de décision
- Relations avec les employés
- Orienté vers les objectifs
- Exécution
- Résolution du problème
- Médiation
- Coordination du bureau
- Recherche
- Surveillance
- Travail d’équipe
- Entraînement
- Dépannage
Plus de compétences administratives
Voici des compétences administratives supplémentaires pour les curriculum vitae, les lettres de motivation, les demandes d’emploi et les entretiens. Les compétences requises varient en fonction de l’emploi pour lequel vous postulez. Consultez également notre liste de compétences répertoriées par emploi et type de compétence.
- Dynamique
- Manutention d’équipement
- Dépôt
- Flexibilité
- Rester concentré
- Organisationnel
- Patient
- Agréable
- Professionnalisme
- Ressource
- Motivation personnelle
- Planification stratégique
- Prendre des initiatives
- Communication écrite
Examiner des exemples de CV et de lettre de motivation
Passez en revue des exemples de curriculum vitae et de lettre de motivation pour un poste administratif.
- Lettre de motivation d’assistant administratif
- CV d’assistant administratif
Comment faire ressortir vos compétences
AJOUTEZ DES COMPÉTENCES PERTINENTES À VOTRE CV : Incluez les termes les plus étroitement liés au poste dans votre CV, en particulier dans la description de votre parcours professionnel.
Mettez en valeur vos compétences dans votre lettre de motivation : Intégrez vos compétences administratives dans votre lettre de motivation. Incluez une ou deux compétences et donnez des exemples spécifiques de cas où vous avez démontré ces caractéristiques au travail.
UTILISEZ DES MOTS DE COMPÉTENCE PENDANT LES ENTREVUES D’EMPLOI : Vous pouvez également utiliser ces mots lors de vos entretiens d’embauche. Soyez prêt à donner des exemples de la façon dont vous avez utilisé chacune de ces compétences lorsque vous répondez aux questions d’entretien administratif.
