Le traitement de la paie est une responsabilité clé pour votre entreprise si vous avez des employés. Il est important de bien le faire car vous devez vous assurer que les montants des paiements sont corrects pour les employés et que les charges sociales sont calculées, déclarées et payées à l’IRS et aux États conformément à la loi.
À moins que vous ne souhaitiez effectuer votre propre paie à la main, vous avez deux options pour effectuer la paie :
- Utiliser un logiciel de comptabilité de paie ou un service en ligne
- Faire appel à un comptable ou à un prestataire de services de paie
Dans les deux cas, vous devrez connaître les bases du traitement de la paie afin de pouvoir discuter des options et des délais et saisir les informations d’origine.
Cet article détaille le processus de paiement des employés et de collecte, de déclaration et de paiement des charges sociales pour ces employés. Toutefois, cela n’inclut pas le processus de rémunération des non-employés, y compris les entrepreneurs indépendants.
Que comprend le traitement de la paie ?
Le traitement de la paie, souvent appelé « faire la paie », comprend :
- Décider du montant à payer aux employés, à quelle fréquence et de quelle manière (salariée ou horaire)
- Obtenir des informations confidentielles sur les employés lors de l’embauche
- Calculer les montants des chèques de paie, y compris les retenues à la source et les retenues sur les salaires
- Rédaction des chèques de paie
- Déclaration des paiements et des informations sur les charges sociales à l’IRS et aux États
- Payer ces charges sociales lorsqu’elles sont dues
Faire la paie comprend également les relations avec l’IRS pour les taxes fédérales sur l’emploi et avec l’autorité fiscale de votre État pour les impôts de l’État.
Note
Jetez un œil à ce calendrier de paie annuel pour avoir une idée des dates d’échéance de déclaration et de paiement des charges sociales.
Avant de commencer à traiter la paie
Lorsque vous embauchez des employés, vous, en tant qu’employeur, devez remplir des formulaires. Chaque nouvel employé doit faire signer des formulaires d’embauche et les placer dans un dossier spécifique. Le formulaire le plus important est le formulaire W-4 de l’employé pour la retenue d’impôt fédéral sur le revenu.
Pour vous aider à établir la paie, voici une liste de contrôle des tâches à accomplir et des décisions à prendre sur la façon dont vous paierez les employés.
Inscrivez-vous auprès des entités fiscales
Vous devrez vous inscrire auprès de l’IRS avant d’embaucher des employés et de commencer le traitement de la paie. Si votre État exige le paiement de l’impôt sur le revenu (neuf États ne le font pas), vous devrez également les contacter.
- Obtenez un numéro d’identification d’employeur (EIN) auprès de l’IRS en postulant en ligne.
- Contactez l’autorité fiscale de votre état pour connaître leur processus d’enregistrement fiscal.
Traitement de la paie
La paie est traitée à la fin de chaque période de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle).
Préparer le chèque de paie de chaque employé
Votre première tâche consiste à préparer un chèque de paie pour chaque employé. Pour ce faire, vous devez calculer le salaire brut du salarié, selon qu’il est salarié ou horaire. Le salaire brut est le salaire que le salarié reçoit avant toute retenue ou déduction fiscale.
- Pour les employés horaires, il s’agit du taux de rémunération de l’employé multiplié par les heures travaillées.
- Pour les salariés, il s’agit généralement du salaire annuel de l’employé divisé par le nombre de périodes de paie dans une année.
Soustrayez les montants pour :
- Impôt fédéral sur le revenu (basé sur le W-4 de l’employé) et tables d’impôt
- Impôt sur le revenu de l’État (le cas échéant)
- Taxes FICA pour la sécurité sociale et Medicare (expliquées ci-dessous)
- Autres déductions pour les cotisations des employés pour les régimes de santé, les régimes de retraite et autres déductions volontaires
Le résultat est le salaire net de l’employé, qui correspond au montant de son salaire.
Après avoir préparé les chèques de paie
Après avoir effectué les calculs du chèque de paie et préparé un chèque de paie pour chaque employé, vous avez d’autres tâches à accomplir avant la fin du processus de paie pour cette période de paie.
Calculez le montant que vous devrez pour les parts employeur et employé des impôts FICA (Sécurité sociale et Medicare) et mettez de côté un montant égal aux parts employé et employeur de ces impôts, à payer plus tard, au moyen de dépôts de charges sociales.
Les impôts FICA sont calculés à 15,3 % du salaire brut de l’employé (12,4 % pour la sécurité sociale et 2,9 % pour Medicare). L’employeur et l’employé paient chacun 7,65 % (6,2 % pour la sécurité sociale et 1,45 % pour Medicare). Les 7,65 % de l’employé sont le montant que vous devez retenir sur son salaire. Les 7,65 % de l’employeur sont le montant que vous devez mettre de côté dans votre système comptable et payer à l’IRS.
Le calcul FICA inclut également deux situations particulières :
- La part salariale de la Sécurité Sociale est plafonnée chaque année à un montant maximum, vous devez donc cesser de retenir la part salariale de cette taxe à ce montant.
- Les employés aux revenus plus élevés doivent payer une taxe Medicare supplémentaire de 0,9 % pour cette année-là, à partir du moment où leurs revenus atteignent 200 000 $ pour l’année.
Aucune de ces situations n’affecte votre paiement des impôts FICA en tant qu’employeur.
Ensuite, faites le total de toutes les retenues pour tous les employés et de votre part d’employeur ainsi que de toutes les déductions et mettez de côté le total pour être payé plus tard.
Note
Les employeurs doivent également payer une taxe de chômage (FUTA) basée sur le salaire brut des salariés. Ces impôts financent les fonds de chaque État qui accordent des allocations de chômage aux salariés s’ils quittent involontairement une entreprise. Le taux de base FUTA est de 6 % (sur les premiers 7 000 $ de revenu de chaque employé). Vous devez également payer des impôts sur le chômage à votre État. Consultez cet article de l’IRS sur le formulaire fiscal 940 pour plus de détails.
Effectuer des paiements de charges sociales
En fonction du montant de votre masse salariale, vous devez effectuer des paiements périodiques de charges sociales à l’IRS et aux entités fiscales de l’État. Pour les charges sociales fédérales, vous devez effectuer des paiements sur une base bihebdomadaire ou mensuelle pour :
- Les montants que vous avez retenus sur la paie des employés pour les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques
- Les montants que vous avez déduits du salaire des employés pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie
- Les montants que vous devez en tant qu’employeur pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie.
Vous devez effectuer vos paiements d’acompte de charges sociales en utilisant le système de dépôt électronique de l’IRS (EFTPS).
Autres dépôts de charges sociales
En plus des retenues fédérales et des déductions de sécurité sociale/Medicare, vous devez :
- Effectuez les paiements de l’impôt fédéral sur le chômage payable chaque trimestre.
- Effectuez des dépôts de charges sociales dans votre état, et éventuellement dans votre localité, en plus des dépôts de charges sociales fédérales.
Déclaration de charges sociales
Les entreprises sont également tenues de soumettre régulièrement des déclarations de charges sociales. Vous devez :
- Soumettez un rapport trimestriel à l’IRS sur le formulaire 941 indiquant le montant de votre obligation fiscale sur les salaires et les montants que vous avez payés sur cette obligation au cours du trimestre précédent.
- Soumettre un rapport annuel d’impôt sur le chômage sur formulaire 944 à l’IRS indiquant le montant de votre obligation d’impôt sur le chômage et les montants que vous avez payés sur cette obligation.
- Soumettez d’autres rapports d’État sur le chômage et l’indemnisation des accidents du travail.
Points clés à retenir
- Selon la loi, les employeurs doivent verser à leurs employés un salaire minimum dans les plus brefs délais et ils doivent collecter, déclarer et payer les charges sociales lorsqu’elles sont dues.
- La rémunération des employés est exigée par les lois fédérales et étatiques. La Fair Labor Standards Act fixe des exigences concernant les montants du salaire minimum, les heures supplémentaires et les heures travaillées. Les lois des États sur les salaires et les horaires fixent des normes de salaire minimum et exigent le moment où les paiements doivent être effectués.
- Le paiement des charges sociales en totalité et à temps est exigé par l’IRS et par les autorités fiscales de l’État. Par exemple, l’IRS évalue les pénalités et les intérêts des employeurs pour les charges sociales impayées ou sous-payées.
- Les propriétaires d’entreprise peuvent être personnellement responsables du non-paiement des charges sociales.
- Si vous ne pensez pas vous faire prendre, sachez que l’IRS et les autorités fiscales de l’État peuvent auditer votre entreprise sans préavis.
