Avant qu’un nouvel employé commence à travailler et reçoive son premier chèque de paie, vous devez faire remplir certains formulaires à l’employé. Ces formulaires doivent être conservés dans les dossiers de chaque nouvelle embauche pour qu’un employeur se conforme aux lois fédérales et étatiques.
Nous couvrirons ici tous les formulaires qu’un nouvel employé doit remplir, l’objectif général de chaque formulaire, ainsi que tous les détails notables documentés par chaque formulaire.
Inscrivez-vous en tant qu’employeur auprès de l’IRS
Avant de commencer le processus d’embauche d’employés, vous devez d’abord vous inscrire auprès de l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis en tant qu’employeur en obtenant un numéro d’identification d’employeur (EIN). Il s’agit d’un numéro d’identification que presque toutes les entreprises doivent avoir pour les déclarations et les paiements de charges sociales. Vous pouvez obtenir rapidement un EIN en postulant en ligne.
Une fois que vous avez votre EIN, vous devrez rejoindre le système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS) de l’IRS. Cela vous permettra de déposer les impôts sur l’emploi provenant des retenues des employés et de votre entreprise via un portail en ligne sécurisé. Vous pouvez également utiliser l’EFTPS pour planifier les paiements à l’avance et configurer des notifications ou des alertes, afin de vous aider à gérer les différentes dates d’échéance associées aux charges sociales et aux autres responsabilités fiscales de l’employeur.
Vous êtes maintenant prêt à commencer à rassembler les formulaires et autres inscriptions dont vous aurez besoin pour vos nouveaux employés.
Formulaire W-4 pour la retenue d’impôt fédéral sur le revenu
Également appelé certificat de retenue de l’employé, le formulaire W-4 est utilisé pour déterminer le montant à retenir à des fins fiscales au cours de chaque période de paie. Vous pouvez télécharger et imprimer le formulaire ou commander plusieurs exemplaires auprès de l’IRS.
Toutes les nouvelles recrues doivent remplir le formulaire W-4 avant de recevoir leur premier chèque de paie. Depuis le 1er janvier 2020, vous devez utiliser le nouveau formulaire W-4 tant pour les nouvelles recrues que pour les employés actuels qui souhaitent modifier leur retenue. Les salariés embauchés avant le 1er janvier 2020 n’ont pas besoin de remplir ce formulaire.
Les employeurs ne doivent pas donner de conseils aux employés sur la façon de remplir ce formulaire, mais vous pouvez les diriger vers un article de l’IRS contenant des réponses aux questions fréquemment posées, qui comprend un estimateur de retenue d’impôt (calculateur).
Les employés peuvent modifier leur formulaire W-4 aussi souvent qu’ils le souhaitent. Par exemple, un employé peut recevoir une prime et souhaiter modifier la retenue. Il est de votre responsabilité en tant qu’employeur de suivre les derniers changements et de vous assurer que les chèques de paie des employés reflètent les souhaits de retenue de l’employé.
Note
Même si votre rôle dans le W-4 en tant qu’employeur est minime, vous devez vous assurer de vérifier le numéro de sécurité sociale de l’employé pour vous assurer qu’il est correct. Vous pouvez utiliser le service de vérification de la Social Security Administration.
Formulaire I-9 et système E-Verify pour l’éligibilité à l’emploi
En tant qu’employeur, il est de votre responsabilité de documenter l’éligibilité des nouveaux employés à travailler aux États-Unis. Pour cela, vous utiliserez le formulaire I-9, Vérification de l’éligibilité à l’emploi, qui doit être rempli par chaque nouvelle embauche. Le nouvel employé doit fournir des documents d’identité et d’éligibilité au travail.
Le processus I-9 comporte deux étapes. Tout d’abord, l’employé remplit le formulaire et indique quels documents d’identité et d’éligibilité au travail seront utilisés. Ensuite, l’employeur doit examiner ces documents et s’assurer qu’ils sont adéquats et appropriés.
Vous devez conserver ce formulaire dans le dossier de l’employé, mais vous n’avez pas besoin de l’envoyer à qui que ce soit. Si un agent d’immigration se rend dans votre entreprise ou souhaite inspecter les documents de votre employé, le formulaire constitue votre preuve que vous avez vérifié l’admissibilité au travail de l’employé.
Les grands employeurs peuvent s’inscrire au système E-Verify et l’utiliser pour vérifier l’éligibilité des nouveaux employés à travailler aux États-Unis. Le système utilise les informations du formulaire I-9 pour comparer avec les bases de données fédérales.
Formulaire de demande d’emploi
Chaque nouvel employé doit remplir un formulaire de demande d’emploi, même si cette personne a déjà soumis un curriculum vitae pour le poste. Le formulaire de demande d’emploi contient des informations sur le nouvel employé qui peuvent être vérifiées, comme les employeurs précédents et l’éducation. Il comprend également plusieurs déclarations que le demandeur doit signer.
L’une de ces déclarations que le nouvel employé doit signer est une vérification que les informations figurant sur la candidature sont véridiques et correctes ; d’autres déclarations permettent à l’employeur d’effectuer des vérifications de références et des vérifications d’antécédents.
Note
Avoir un formulaire de candidature pour chaque employé vous protège en tant qu’employeur contre un candidat faisant des réclamations frauduleuses et vous permet de prendre des mesures si le formulaire de candidature n’est pas exact.
Inscrivez-vous auprès des agences publiques pour l’emploi
En plus de vous conformer à toutes les réglementations fédérales en matière de travail, vous devez également vous conformer à toutes les réglementations au niveau de l’État. Les États peuvent différer dans les formulaires et les exigences spécifiques, mais un aperçu est fourni ici avec des informations sur la façon de donner suite aux formulaires gouvernementaux.
Démarrer le système d’enregistrement des nouvelles recrues
Les employeurs doivent enregistrer les nouveaux employés auprès du système de notification des nouvelles embauches de leur État ; cet enregistrement permet à l’État de percevoir la pension alimentaire de ces salariés, le cas échéant. Le ministère américain de la Santé et des Services sociaux dispose d’informations sur la manière d’enregistrer les nouvelles recrues auprès de votre État.
Inscription des employeurs d’État
Chaque État qui perçoit des impôts sur le revenu impose aux employeurs de déclarer et de payer ces impôts. Pour les États qui ont un impôt sur le revenu, vous devrez déduire ces impôts des chèques de paie des employés et envoyer les impôts retenus à l’agence d’État appropriée.
Contactez l’agence fiscale de votre État pour savoir comment vous inscrire en tant qu’employeur dans l’État. L’agence d’État vous fournira également des informations sur les formulaires de retenue et les exigences en matière de déclaration et de paiement des montants retenus.
Taxe de chômage de l’État
Vous devrez peut-être également vous inscrire auprès du département du travail de votre État pour payer les taxes de chômage de l’État. Cette taxe est versée par les employeurs (et non par les employés) dans un fonds qui rémunère les employés en cas de licenciement. Les taux de paiement sont basés sur le nombre d’employés et l’expérience d’entreprises comparables. Contactez le service du travail de votre état pour plus d’informations.
Indemnisation des travailleurs de l’État
L’indemnisation des accidents du travail de l’État paie les employés qui se blessent ou tombent malades au travail. Vous devez vous inscrire auprès de l’agence d’indemnisation des accidents du travail de votre État et cotiser au fonds. Contactez l’agence d’indemnisation des accidents du travail de votre état pour plus d’informations.
Obtenez des affiches sur le lieu de travail
Chaque entreprise qui a des employés doit afficher certaines affiches fédérales sur le lieu de travail dans un endroit où les employés se rassemblent, comme une salle de repos :
- Une affiche relative à la loi sur le congé familial et médical (pour les employeurs de 50 employés ou plus)
- Une affiche OSHA (Occupational Safety and Health Act), pour tous les employeurs (certains États ont leurs propres plans et affiches)
- Une affiche du Fair Labor Standards Act du Département du Travail des États-Unis, destinée à tous les employeurs
- Une affiche relative à la Loi sur les avis aux travailleurs handicapés/au salaire minimum spécial du ministère du Travail, destinée aux employeurs qui ont des travailleurs handicapés.
- Une affiche de la Loi sur la protection polygraphique des employés du ministère du Travail
Vous pouvez commander ces publications auprès du Département américain du Travail (DOL) ou consulter ce conseiller en affiches DOL eLaws pour vous aider à déterminer les avis que vous devez afficher sur votre lieu de travail.
Fournissez votre manuel de l’employé
Tous les employeurs devraient avoir un manuel de l’employé ou un manuel de politiques et de procédures. Tous les nouveaux employés doivent recevoir une copie de ce manuel et doivent signer qu’ils l’ont lu et compris. Le manuel de l’employé devient un document juridiquement contraignant tant pour vous que pour vos employés.
Note
Un bon manuel de l’employé est plus qu’une simple protection contre les employés mécontents, les attentes non satisfaites ou les poursuites potentielles ; pour les nouveaux employés, il peut également constituer une première ressource pour obtenir des informations importantes sur l’entreprise, ce qui peut réduire la charge pesant sur les ressources humaines.
Que faire avec les documents relatifs aux nouvelles recrues
Dans la plupart des cas, vous n’avez pas besoin de renvoyer les formulaires à qui que ce soit, mais ils doivent être à portée de main car ils peuvent faire partie d’un audit effectué par un État ou une agence fédérale. Une fois ces formulaires remplis, vous devez les conserver dans un endroit précis, à la disposition des employés et des autres personnes qui ont besoin de les consulter.
Le Département américain du Travail (sous la Division des salaires et des heures) a des exigences spécifiques concernant les dossiers des employés qui doivent être conservés pour tous les employés.
L’IRS a des exigences en matière de tenue de registres pour les taxes sur l’emploi.
Les agences fédérales, étatiques et locales peuvent auditer les dossiers de vos employés pour diverses raisons. Il est donc important de conserver des dossiers.
Foire aux questions (FAQ)
Les employés sont-ils payés pour le temps qu’ils passent à remplir les formalités administratives liées aux nouvelles embauches ?
Dans la plupart des cas, oui, en vertu de la Fair Labor Standards Act, vous devez payer les employés pour le temps qu’ils passent en orientation ou en formation, ainsi que pour remplir les documents de nouvelle embauche, en supposant qu’ils remplissent les formulaires pendant les heures de travail ou pendant les heures de travail. Si l’employé mène des activités liées au processus d’embauche qui sont volontaires ou pendant son temps libre, l’entreprise n’a pas besoin de les payer.
