Les cartes de crédit des employés peuvent constituer un moyen de paiement facile à utiliser permettant aux travailleurs d’effectuer des achats professionnels. Ces cartes de crédit permettent aux employés d’accéder aux fonds du compte professionnel lorsqu’ils sont ajoutés en tant qu’utilisateurs autorisés. Une fois autorisés sur le compte, ils peuvent ensuite utiliser la carte pour des achats professionnels approuvés, tels que des fournitures, de l’équipement et des frais de déplacement, qui peuvent être facilement surveillés.
L’utilisation de la carte de crédit par les employés peut être bénéfique, même si ce n’est peut-être pas la meilleure option pour toutes les entreprises, en fonction de leur taille et de leur budget. Certaines entreprises peuvent en bénéficier si elles exigent l’utilisation d’une carte de crédit pour leurs tâches quotidiennes. D’autres, cependant, pourraient considérer ces cartes de crédit comme une dépense supplémentaire en raison des frais et des intérêts, surtout si elles sont rarement utilisées.
Si vous envisagez d’utiliser des cartes de crédit pour employés pour votre entreprise, il est important d’examiner certains principes de base, de comparer les avantages et les inconvénients de l’utilisation de cartes de crédit professionnelles et d’examiner vos options avant de décider si elles conviennent à votre entreprise.
Comment fonctionnent les cartes de crédit des employés
Autoriser les employés sur votre compte de carte de crédit professionnel peut faciliter la conduite des affaires, en particulier lorsque des achats fréquents sont nécessaires au fonctionnement de votre entreprise. Les employés peuvent utiliser une carte de crédit liée au compte professionnel pour ce type de dépenses liées au travail, et en tant qu’utilisateurs autorisés, les employés peuvent assumer la responsabilité de tâches telles que l’activation de la carte de crédit, la visualisation des transactions et la résolution des problèmes de fraude.
Grâce à cet accès, les employés ont la possibilité de gérer eux-mêmes leurs achats. Par exemple, s’ils doivent se déplacer pour des réunions, le fait d’avoir un employé répertorié comme utilisateur autorisé leur permet de couvrir plus facilement les dépenses telles que les billets d’avion, les séjours à l’hôtel et les repas. De cette façon, les employés n’ont pas à payer leurs propres dépenses et à attendre d’être remboursés. Leurs dépenses sont ensuite ajoutées au compte de l’entreprise et sont considérées comme des dépenses de fonctionnement de l’entreprise.
Un autre exemple d’utilisation des cartes de crédit par les employés concerne ceux qui travaillent dans la vente. Étant donné que les représentants commerciaux et les consultants passent souvent la majeure partie de leur journée à rencontrer des clients, ils ont généralement besoin d’un mode de paiement pour payer les choses en déplacement, comme les repas fournis aux clients et l’essence.
Il existe différentes options parmi lesquelles choisir pour choisir une carte de crédit professionnelle. Certaines cartes de crédit proposent des programmes de récompenses, tandis que d’autres offrent un taux annuel effectif global (TAEG) de 0 %, ce qui signifie que vous n’avez pas à payer d’intérêts sur les achats effectués dans le délai spécifié. Vous devrez comparer les tarifs et les avantages pour décider quelles cartes de crédit offrent les meilleurs avantages pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Note
Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise ou indépendant et que vous cherchez à ouvrir un nouveau compte de carte de crédit professionnel, assurez-vous de surveiller votre crédit personnel, car il est presque toujours utilisé pour déterminer la solvabilité de votre entreprise, même si vous utilisez un numéro d’identification d’employeur (EIN).
Types de cartes de visite
Selon les besoins de votre entreprise, il existe différents types de cartes de visite que les employés peuvent utiliser pour effectuer des achats professionnels. Certaines entreprises utilisent une carte de crédit pour petites entreprises pour tous leurs achats, tandis que d’autres peuvent également utiliser une combinaison de cartes d’achat et de cartes de voyage.
Cartes de crédit pour petites entreprises
Les petites cartes de visite sont idéales pour les entreprises comptant un ou plusieurs employés afin de payer les dépenses courantes telles que les fournitures et l’équipement de bureau. Les taux d’intérêt et les frais annuels peuvent varier selon l’émetteur de la carte, mais beaucoup proposent des programmes de récompenses ou de remise en argent pour des dépenses telles que les voyages.
Cartes d’approvisionnement
Également appelées cartes P, les cartes d’achat sont similaires aux cartes de crédit à la consommation mais diffèrent dans le sens où les fonds ne sont pas empruntés. Étant donné que ces cartes doivent être payées intégralement par le titulaire du compte chaque mois, elles ne portent pas d’intérêts. Ce type de carte est également appelé carte d’achat. Les cartes d’achat de voyages sont également parfois utilisées par les entreprises uniquement pour les frais de déplacement.
Cartes prépayées
Les entreprises ont également la possibilité d’utiliser une carte prépayée. Cette carte permet aux salariés d’avoir accès aux fonds mais ne nécessite pas de vérification de solvabilité puisque les fonds sont payés à l’avance et ne sont pas liés à un compte courant bancaire.
Avantages et inconvénients des cartes de crédit des employés
Possibilité de suivre les achats des employés
Les utilisateurs autorisés ont accès uniquement à leurs propres achats
Les gestionnaires peuvent imposer des limites aux dépenses
Peut offrir des avantages de récompenses
Un bon crédit personnel du propriétaire d’entreprise est nécessaire
Utilisation abusive possible des cartes de visite
Frais et intérêts de carte de crédit
Les fonds peuvent ne pas être facilement disponibles
Avantages des cartes de crédit des employés expliqués
- Possibilité de suivre les achats des employés: En utilisant les cartes de crédit des employés, les entreprises peuvent suivre les achats effectués par l’employé. Cela permet à l’entreprise de suivre ses dépenses rapidement et facilement sans attendre les reçus ni avoir à prendre des mesures supplémentaires pour rembourser les dépenses professionnelles des employés.
- Les utilisateurs autorisés ont accès uniquement à leurs propres achats: Les utilisateurs autorisés peuvent facilement accéder à leurs achats, mais ils n’auront pas accès au compte principal et aux dépenses globales de l’entreprise.
- Les gestionnaires peuvent imposer des limites aux dépenses: Avec les cartes de crédit des employés, les gestionnaires peuvent fixer des limites pour les personnes autorisées sur le compte. Cela permet aux entreprises de respecter leur budget, en fournissant uniquement les fonds nécessaires à l’employé.
- Peut offrir des avantages de récompenses: Certaines cartes de crédit offrent la possibilité de gagner des points sur certains achats ainsi qu’une assurance de location automobile.
Inconvénients des cartes de crédit des employés expliqués
- Un bon crédit personnel du propriétaire d’entreprise est nécessaire: La plupart des émetteurs de cartes de crédit professionnelles exigent une garantie personnelle, ce qui signifie que les propriétaires de petites entreprises doivent fournir leur numéro de sécurité sociale et leurs antécédents de crédit personnels pour être admissibles.
- Utilisation abusive possible des cartes de visite: En donnant à un employé l’accès aux fonds, il existe un risque d’utilisation abusive pour des achats personnels, ce qui peut à son tour affecter la cote de crédit personnelle du propriétaire d’une petite entreprise.
- Frais et intérêts de carte de crédit: Certaines cartes de crédit professionnelles peuvent entraîner des frais annuels et des frais de transaction à l’étranger, ainsi que des taux d’intérêt élevés. Déterminez si ces frais en vaudront la peine ou optez pour des cartes avec des frais et des tarifs inférieurs.
- Les fonds peuvent ne pas être facilement disponibles: Après approbation, les nouveaux utilisateurs de cartes de visite peuvent devoir attendre plusieurs semaines pour recevoir leur carte de crédit par la poste avant de pouvoir effectuer des achats sur le compte.
Devriez-vous obtenir des cartes de crédit pour vos employés ?
Décider si vous devez autoriser des employés sur votre compte de crédit professionnel dépend des besoins de votre entreprise et de vos préférences en matière de conduite des affaires. Différentes industries peuvent constater un plus grand besoin de cartes de crédit que d’autres. Certaines entreprises peuvent grandement bénéficier de l’autorisation des employés sur leurs cartes de crédit, tandis que d’autres peuvent trouver plus facile d’utiliser d’autres méthodes pour les achats professionnels, comme les cartes prépayées ou les remboursements.
Note
Assurez-vous de calculer les frais requis pour le compte principal ainsi que pour les utilisateurs autorisés supplémentaires. Certaines sociétés émettrices de cartes de crédit proposent des cartes d’employé supplémentaires gratuites, ce qui peut s’avérer utile lors de l’ajout de plusieurs employés à une carte.
Quand les cartes de crédit des employés peuvent être une bonne solution
- Il existe un besoin constant d’achats liés aux entreprises.
- Les employés voyagent fréquemment pour mener leurs affaires.
- Il est nécessaire de mieux gérer la trésorerie.
- Des règles sont mises en place concernant les fautes professionnelles avec les cartes de crédit des employés.
- Vous pouvez bénéficier d’un système de récompenses par carte de crédit, car vous dépensez souvent pour des achats dans certaines catégories (c’est-à-dire les achats de voyages et les repas au restaurant).
Quand les cartes de crédit des employés peuvent ne pas fonctionner
- Les dépenses professionnelles ne sont pas fréquemment nécessaires.
- Aucune règle n’est mise en place en cas de mauvaise conduite concernant les cartes de crédit des employés.
- Problèmes antérieurs liés à la sécurité des cartes de crédit et aux habitudes de dépenses des employés.
Foire aux questions (FAQ)
Comment empêcher un employé d’utiliser la carte de crédit de l’entreprise ?
Mettre en place des règles dès le début, proposer une formation sur l’utilisation d’une carte de crédit professionnelle et informer les employés que les achats sont suivis peut les empêcher d’utiliser la carte à des fins personnelles. Si les employés connaissent les règles et les attentes, ils ne profiteront probablement pas de la carte de crédit, sachant qu’ils peuvent être réprimandés ou licenciés en cas d’utilisation abusive de la carte.
Comment ajouter un employé à une carte de crédit professionnelle ?
Les entreprises peuvent facilement ajouter des utilisateurs autorisés à leur compte professionnel en contactant leur banque ou en se connectant à leur compte. Ils devront fournir le nom et les coordonnées de l’utilisateur autorisé et décider d’une limite de dépenses. Ces cartes d’employé supplémentaires sont souvent gratuites.
Comment rembourser un employé qui a payé quelque chose avec une carte de crédit personnelle ?
Les entreprises peuvent rembourser aux employés les dépenses liées à l’entreprise si un achat est reconnu par l’entreprise comme une nécessité pour mener ses affaires. Les employés doivent généralement remplir un formulaire et fournir des reçus ou des preuves d’achat. Ils sont généralement payés de la même manière qu’ils reçoivent leur chèque de paie, avec soit un paiement supplémentaire, soit un ajustement de leur salaire.
