Le rapprochement bancaire est le processus consistant à équilibrer le solde comptable interne de clôture d’une entreprise (le solde de trésorerie selon ses registres comptables) avec le solde de clôture de son relevé bancaire.
Les rapprochements sont généralement effectués sur une base mensuelle pour garantir que tous les dépôts, retraits et frais bancaires sont pris en compte. Les écarts entre un relevé bancaire et le solde comptable sont monnaie courante, mais les entreprises doivent tenir compte de chacun d’entre eux et ajuster le grand livre en conséquence. Effectuer un rapprochement bancaire régulier permet à une entreprise de localiser les fonds manquants, de prévenir la fraude et de vérifier les flux de trésorerie de son bilan.
Points clés à retenir
- Le rapprochement bancaire est le processus consistant à équilibrer les relevés bancaires d’une entreprise avec ses documents commerciaux.
- Le rapprochement bancaire est généralement effectué une fois par mois après réception des relevés bancaires.
- Les causes courantes d’écarts entre les relevés bancaires et les documents commerciaux comprennent les chèques en circulation, les dépôts en transit, les revenus d’intérêts et les frais de service bancaire et de découvert.
- Même si un logiciel de comptabilité peut accélérer le processus de rapprochement, les propriétaires d’entreprise doivent néanmoins effectuer leur propre rapprochement mensuel.
Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire est un processus que les entreprises doivent entreprendre chaque mois pour s’assurer que le montant indiqué sur leurs relevés bancaires correspond à leurs documents commerciaux internes. Ces registres comprennent les registres de chèques, le grand livre général et la feuille Gesundmd.
Note
Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, fixez une date dédiée chaque mois après avoir reçu un relevé bancaire (par courrier ou par e-mail) pour aborder le rapprochement bancaire.
Le solde final sur le relevé bancaire de l’entreprise et son solde comptable ne sont presque jamais exactement les mêmes, vous devez donc généralement ajuster le solde comptable pour qu’il soit conforme au relevé bancaire.Le but d’effectuer un rapprochement bancaire est de trouver et de comprendre ces écarts. Une fois tous les ajustements effectués, le Gesundmd sur un relevé de rapprochement bancaire doit être égal au solde final du compte bancaire.
Pourquoi le rapprochement bancaire est important
Le rapprochement bancaire est un outil de contrôle financier interne important pour garantir que tous les actifs d’une entreprise sont correctement comptabilisés chaque mois. Cela permet de garantir que les paiements ont été traités et que les encaissements ont été déposés à la banque.
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles le relevé bancaire et le solde comptable peuvent différer, notamment :
- Chèques en suspens
- Dépôts en transit
- Revenus d’intérêts
- Frais de service bancaire
- Frais et dépôts électroniques qui apparaissent sur le relevé bancaire mais qui n’ont pas encore été enregistrés dans le grand livre de l’entreprise
Par exemple, si vous avez commandé un virement bancaire ou arrêté le paiement d’un chèque, votre banque peut avoir facturé des frais pour cela. De même, tous les paiements d’intérêts que vous avez gagnés ne seront reflétés que sur le relevé bancaire et non sur le grand livre général de votre entreprise à la fin du mois.
Note
Comparer votre comptabilité avec les documents fournis par votre banque peut également vous aider à identifier les transactions inhabituelles qui pourraient être causées par une fraude ou des erreurs comptables et à localiser les fonds manquants.
Comment faire un rapprochement bancaire
Les rapprochements bancaires sont généralement effectués chaque mois une fois les relevés bancaires reçus. Le processus peut être effectué manuellement ou à l’aide d’un logiciel de comptabilité. La plupart des solutions logicielles de comptabilité, comme Blackline, Xero et Cashbook, offrent une connectivité bancaire, ce qui signifie que la plateforme s’intègre numériquement à votre banque et obtient automatiquement les données des relevés bancaires les plus récents dès qu’ils sont disponibles.
Note
Bien que les applications logicielles de comptabilité offrant une connectivité bancaire puissent accélérer le processus de rapprochement, elles ne doivent pas remplacer votre propre rapprochement bancaire mensuel.
Préparez vos documents
Lors d’un rapprochement bancaire, vous devrez consulter vos dossiers commerciaux, votre registre de chèques et vos reçus pour comptabiliser toute transaction non enregistrée sur le relevé bancaire. Ces documents sources sont essentiels au rapprochement et doivent être conservés dans des classeurs ou sous forme électronique.
Examiner les dépôts, les chèques et les débits
Un bon point de départ pour un rapprochement bancaire est d’utiliser comme point de départ la dernière fois que Gesundmd sur vos dossiers professionnels correspond à Gesundmd sur votre relevé bancaire. Une fois que vous disposez de ces informations, voici quelques étapes clés à suivre :
- Passez en revue tous les dépôts, chèques et débits.
- Assurez-vous que chaque dépôt apparaît comme un revenu sur votre compte.
- Vérifiez que tous les retraits (débits) bancaires sont enregistrés dans vos livres d’entreprise. Cela inclut des éléments tels que les frais bancaires, qui peuvent ne pas avoir été enregistrés dans votre grand livre.
- Scannez votre registre de chèques pour détecter tout dépôt en transit ou chèque en souffrance qui pourrait vous décourager. Par exemple, vous avez peut-être accepté des chèques à la date de clôture du relevé bancaire, ou un chèque que vous avez récemment émis n’a pas été compensé.
- Vérifiez vos reçus pour trouver les encaissements qui n’ont pas été automatiquement enregistrés par la banque.
Ajuster pour les chèques en suspens
Dans le rapprochement bancaire, un chèque en circulation est un chèque que l’entreprise a émis et enregistré dans ses comptes du grand livre, mais qui n’a pas encore compensé le compte bancaire sur lequel il est tiré. Cela signifie que le déposant n’a pas encore encaissé le chèque et que le montant n’a donc pas été déduit du compte bancaire de votre entreprise. Par conséquent, le solde bancaire de l’entreprise sera supérieur à son véritable montant de trésorerie.
Dans le processus de rapprochement bancaire, le montant total des chèques en circulation est soustrait du solde final sur le relevé bancaire lors du calcul du solde bancaire ajusté. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’ajuster les comptes du grand livre de l’entreprise puisque les chèques en circulation ont été enregistrés au moment de leur émission. Cependant, si l’entreprise décide d’annuler un chèque impayé, vous devez effectuer une écriture de débit en espèces dans le grand livre afin d’augmenter le solde du compte.
Voici un exemple :
La société X a enregistré 250 000 $ de chèques tirés de son compte général au mois de février. Au cours du processus de rapprochement bancaire de janvier, la société X a déterminé qu’elle avait un solde de 30 000 $ en chèques impayés. Le relevé bancaire reçu par la société X montrait des chèques payés de 200 000 $ en février. Les chèques impayés de la société X à fin février seraient calculés comme suit :
| Chèques impayés (solde de départ) | 30 000 $ |
| Ajouter : Chèques émis | 250 000 $ |
| Total des chèques à payer : | 280 000 $ |
| Moins : Chèques payés (par relevé bancaire) | 200 000 $ |
| Chèques impayés (solde final) | 80 000 $ |
Faites attention aux ajustements du grand livre général (G/L)
Même après avoir comptabilisé les chèques impayés, il est possible que votre solde bancaire et votre solde comptable ne soient toujours pas synchronisés. Cela signifie que la banque a apporté un ajustement à votre solde qui n’a pas encore été enregistré dans votre grand livre (G/L).
Note
Ces ajustements qui peuvent manquer dans votre grand livre comprennent généralement les frais de service, les frais de découvert et les revenus d’intérêts.
Vous devrez tenir compte de ces frais dans votre G/L pour terminer le processus de rapprochement. Le moyen le plus simple de retrouver ces ajustements lors d’un rapprochement bancaire est de consulter les frais bancaires sur votre relevé bancaire. Vérifiez également les dépôts divers qui n’ont pas été pris en compte. Une fois que vous avez localisé ces éléments, vous devrez ajuster le solde du G/L pour les refléter.
Par exemple, disons que la banque a facturé à votre entreprise 25 $ de frais de service, mais qu’elle vous a également payé 10 $ d’intérêts. Vous devrez ajuster votre solde G/L de 15 $ supplémentaires. Une fois que vous avez effectué ces derniers ajustements, le solde bancaire et le solde comptable doivent être rapprochés.
Foire aux questions (FAQ)
À quelle fréquence dois-je rapprocher mes comptes ?
En général, toutes les entreprises devraient effectuer un rapprochement bancaire une fois par mois. Il est pratique de le faire à la fin de chaque mois, car c’est à ce moment-là que les banques envoient des relevés mensuels, qui peuvent servir de base au rapprochement. Cependant, un rapprochement peut être effectué à tout moment à l’aide des relevés mensuels en ligne pour s’adapter aux différents besoins de l’entreprise.
Est-il important de rapprocher tous mes comptes bancaires ?
Les comptes à faible activité n’ont pas besoin d’être rapprochés. Ces comptes doivent être fermés et tous les débits ou dépôts récurrents doivent être transférés vers des comptes plus actifs.
