La charge de la preuve est un concept juridique qui décrit la norme qu’une personne essayant de prouver un fait doit satisfaire pour que ce fait soit légalement établi. Le concept de la charge de la preuve s’applique également à la preuve de vos transactions commerciales, afin de les établir comme dépenses déductibles dans votre déclaration de revenus professionnelle.
Cet article examine la charge de la preuve dont vous avez besoin pour différents types de dossiers commerciaux au cas où votre entreprise serait auditée par l’IRS.
Points clés à retenir
- La charge de la preuve pour les taxes professionnelles repose sur les entrées, les reçus et les déclarations nécessaires pour prouver votre droit à des déductions.
- Toutes les dépenses doivent être des dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires ; les dépenses personnelles ne sont pas déductibles.
- Certaines dépenses nécessitent davantage de justificatifs car elles peuvent être utilisées à la fois à des fins professionnelles et personnelles.
- Vous devez être en mesure de démontrer qu’une transaction a eu lieu, mais, plus important encore, qu’elle avait un but commercial.
Que pouvez-vous déduire de vos impôts professionnels ?
Vous pouvez déduire la plupart des dépenses professionnelles dans la déclaration de revenus de votre entreprise, mais vous avez la responsabilité de prouver qu’elles sont ordinaires et nécessaires à votre entreprise. Une dépense ordinaire est courante et acceptée dans votre type d’entreprise (commerce de détail, services financiers, etc.). Une dépense nécessaire est utile et appropriée.
La plupart des dépenses et frais généraux, comme la publicité, les frais juridiques, les services publics et les frais de personnel, sont ceux indiqués sur les formulaires fiscaux des entreprises. Les coûts d’achat d’actifs à long terme, comme les véhicules, les meubles et l’équipement, sont déductibles, mais ils sont étalés sur plusieurs années, selon un processus appelé amortissement.
La charge de la preuve diffère selon le type de dépenses professionnelles. En général, cela signifie des documents tels que des reçus, des chèques annulés ou des factures.
Note
Utilisez toujours votre compte bancaire professionnel et votre carte de crédit professionnelle pour les transactions commerciales. Payer des factures professionnelles avec des comptes personnels peut amener les auditeurs de l’IRS à se demander s’il s’agit réellement de dépenses personnelles.
Fardeau de la preuve pour les actifs de l’entreprise
Les actifs sont des biens que vous possédez et utilisez dans votre entreprise, comme les véhicules, l’équipement et le mobilier. Vous devrez tenir des registres pour établir la base (coût initial) et le coût des améliorations pour chaque actif, afin de pouvoir amortir ces actifs sur leur durée de vie fiscale. Vous aurez également besoin de ces informations pour obtenir des informations sur les gains ou les pertes en capital lorsque vous vendez l’actif.
En plus du prix d’achat, vous devrez justifier des frais pour :
- Acquérir l’actif
- Apporter des améliorations
- Toute déduction pour amortissement, y compris les déductions en vertu de l’article 179
- Déductions pour pertes humaines
- Comment vous utilisez l’actif
Pour la vente d’un actif, vous devrez être en mesure de prouver quand et comment vous avez disposé de l’actif, le prix de vente et les frais de vente.
Propriété classée : un type d’actif particulier
Certains types de biens professionnels, appelés biens classés, peuvent également être utilisés à des fins personnelles. L’IRS exige un degré plus élevé de preuve d’utilisation professionnelle. Les biens répertoriés comprennent les automobiles de tourisme pesant 6 000 livres ou moins, les autres biens utilisés pour le transport et les biens utilisés à des fins de divertissement, de loisirs et d’amusement.
Note
Les téléphones portables et les ordinateurs ne sont plus des biens répertoriés, mais vous devez toujours conserver des registres sur leur utilisation professionnelle et personnelle en cas d’audit.
Si vous souhaitez radier une propriété répertoriée, elle doit être utilisée à plus de 50 % à des fins commerciales. Pour prouver une utilisation professionnelle, vous devrez conserver d’excellents dossiers. La meilleure façon d’y parvenir est de conserver en temps opportun des registres indiquant la durée pendant laquelle la propriété est utilisée à chaque fin. Vous aurez besoin de ces documents lorsque vous déclarerez l’amortissement et d’autres dépenses liées à l’utilisation de la propriété.
Si vous possédez la propriété sur le site de votre entreprise (et non dans votre bureau à domicile), comme un équipement d’enregistrement numérique, vous n’êtes pas obligé de tenir un journal. Toute utilisation dans un emplacement commercial est supposée être à des fins professionnelles.
Utiliser les journaux de dépenses
Certaines dépenses sont plus difficiles à prouver que d’autres. L’IRS exige des preuves supplémentaires pour les voyages, les divertissements, les cadeaux et les dépenses automobiles afin de s’assurer qu’ils ne sont utilisés qu’à des fins professionnelles.
Par exemple, l’IRS préfère une preuve « à l’époque » pour les frais de conduite. Autrement dit, une note que vous faites sur une fiche de dépenses, un reçu ou un journal de kilométrage au moment du voyage vaut mieux qu’une liste que vous rédigez à la fin de l’année. Tenir un journal de kilométrage signifie que chaque fois que vous montez dans votre voiture, que ce soit pour une conduite professionnelle ou personnelle, vous devez enregistrer :
- La date
- Kilométrage
- Où tu es allé
- La finalité (professionnelle ou personnelle) la plus précise possible
Les déplacements domicile-travail (aller et retour pour se rendre au travail) ne sont pas déductibles en tant que dépenses professionnelles ; enregistrer les déplacements domicile-travail comme conduite personnelle.
Note
Essayez d’utiliser une application de kilométrage de conduite. Cela vous fera économiser beaucoup de papier et vous aidera à accumuler les documents nécessaires pour prouver votre kilométrage professionnel. Recherchez-en un qui vous permet d’afficher rapidement quels miles sont destinés aux affaires et lesquels sont personnels.
Utiliser les reçus de voyage d’affaires
Vous devrez conserver une trace des reçus des dépenses de déplacement professionnel. La meilleure façon de prouver les frais de voyage d’affaires (y compris les hôtels, les vols, les voitures de location, les repas et les divertissements) est d’utiliser un relevé de carte de crédit (en utilisant votre carte de visite, bien sûr) avec des notes supplémentaires sur l’objet professionnel. Faites-le au moment où vous engagez la dépense. Vous pouvez également utiliser un agenda, un carnet de rendez-vous ou un calendrier pour noter les événements de voyage d’affaires, que vous pourrez ensuite associer à vos reçus.
Prouver le revenu de l’entreprise
Vous devrez peut-être prouver vos revenus d’entreprise en montrant vos recettes brutes provenant de ces sources :
- Bandes de caisse enregistreuse
- Informations sur les dépôts provenant des ventes au comptant et à crédit
- Carnets de reçus
- Factures
- Rapports fiscaux annuels à partir des formulaires 1099 (1099-MISC, 1099-MISC, 1099-K et autres)
Si vous avez une entreprise en espèces, votre charge de la preuve augmente car l’IRS veut s’assurer que vous ne cachez pas de revenus en espèces. Pensez à intégrer certains documents papier ou électroniques dans votre entreprise, comme des carnets de reçus et des feuilles de vente. Incluez des détails sur les dépôts bancaires et utilisez un système de comptabilité en ligne pour alléger la charge de la preuve.
Dossiers électroniques ou papier
L’IRS peut accepter des informations électroniques provenant de logiciels de comptabilité et peut demander des enregistrements électroniques à examiner lors d’un audit. Un auditeur peut utiliser des rapports standard pour obtenir des données et des documents à des fins d’enquête, mais il peut également demander des documents papier.
Note
En cas de doute quant à savoir si une dépense est effectuée à des fins professionnelles, il est préférable d’avoir plusieurs façons de prouver cette dépense.
Foire aux questions (FAQ)
Comment maximiser mes déductions fiscales pour une petite entreprise ?
La meilleure façon de maximiser vos déductions fiscales est de tenir d’excellents dossiers afin de ne rien manquer. Par exemple, certaines entreprises ne tiennent pas de registres précis des montants qu’elles dépensent en espèces, pour les petits coûts comme le stationnement, les péages et les collations pour les réunions d’employés. Tenir un registre de ces dépenses de petite caisse peut vous donner lieu à des déductions supplémentaires au moment des déclarations de revenus.
Lorsque vous achetez des actifs commerciaux, comme des équipements ou des systèmes informatiques, vous pouvez maximiser votre déduction pour amortissement en incluant toutes les dépenses liées à l’article dans son coût de base. Cela comprend les frais de livraison, les taxes de vente, les frais d’installation et la formation des employés.
Si vous ou vos employés conduisez pour affaires, l’utilisation d’une application de suivi du kilométrage peut vous montrer comment vos kilomètres de conduite s’additionnent au cours de l’année, ajoutant ainsi une autre déduction à votre liste. Recherchez une application qui vous permet de séparer la conduite personnelle et professionnelle.
Quelles sont les meilleures déductions fiscales pour les entrepreneurs indépendants ?
En général, les meilleures déductions fiscales sont celles qui vous apportent le plus d’avantages avec le moins de dépenses.
Une déduction fiscale souvent négligée est l’amortissement, les déductions pour l’achat d’articles « coûteux », comme les ordinateurs, les meubles, les véhicules ou l’équipement. Ces déductions étalent le coût de l’actif sur plusieurs années, vous donnant une radiation « non monétaire » pendant cette période. Vous pouvez même accélérer les déductions pour amortissement, en en prenant la plupart au cours de la première année où vous possédez et utilisez l’actif.
Une autre déduction fiscale intéressante pour les entreprises indépendantes est la déduction sur le revenu d’entreprise admissible qui vous permet de bénéficier d’une déduction de 20 % sur le revenu net de votre entreprise, en plus des déductions régulières autorisées. Cette déduction est en vigueur jusqu’à l’année fiscale 2025.
