Après la fin de chaque année, les propriétaires de petites entreprises doivent préparer 1 099 formulaires pour déclarer les paiements versés aux non-employés et autres. Si vous faites une erreur sur un formulaire 1099, il est important de la faire corriger à la fois pour l’Internal Revenue Service (IRS) et pour le bénéficiaire.
Cet article donne un aperçu des formulaires 1099 et du processus pour les corriger et déclarer les paiements corrigés.
Points clés à retenir
- Les petites entreprises doivent soumettre différents types de formulaires 1099 chaque année pour déclarer les paiements et les numéros d’identification des contribuables.
- Deux types courants de formulaires 1099 sont le 1099-NEC pour déclarer les paiements à des non-employés et le 1099-MISC pour déclarer les paiements de loyers, de redevances et d’autres paiements divers.
- La pire erreur sur un formulaire 1099 est un numéro d’identification de contribuable manquant ou incorrect.
- Si vous avez déposé des formulaires 1099 par voie électronique, vous devez les corriger électroniquement.
- Vous pouvez envoyer des corrections sur des formulaires papier si vous les avez initialement déposées par courrier.
Quand les entreprises émettent-elles un formulaire 1099 ?
Les petites entreprises émettent plusieurs types de formulaires 1099 pour déclarer les paiements imposables à diverses entreprises et particuliers. Les types de rapports 1099 les plus courants sont :
- Formulaire 1099-NEC pour les non-employés
- Formulaire 1099-MISC pour divers types de paiements
- Formulaire 1099-DIV pour déclarer les dividendes et autres distributions aux actionnaires
- Formulaire 1099-INT pour les paiements d’intérêts
- Formulaire 1099-R pour les distributions des régimes de retraite, des régimes de participation aux bénéfices, des régimes de retraite, etc.
L’IRS appelle les formulaires 1099 et formulaires similaires « déclarations d’informations ». Certaines exigences sont communes à tous ces formulaires, tandis que d’autres diffèrent selon le formulaire. Les formulaires 1099-NEC et 1099-MISC sont les formulaires les plus courants pour les petites entreprises.
Le formulaire 1099-NEC est utilisé pour déclarer les paiements aux non-employés qui fournissent des services à l’entreprise. Ces personnes comprennent des pigistes, des travailleurs à la demande, des entrepreneurs indépendants, des avocats et d’autres professionnels.
Le formulaire 1099-MISC indique plusieurs types de paiements différents, notamment les redevances, les loyers, les prix, les récompenses et autres paiements de revenus.
Où envoyez-vous les formulaires 1099 ?
Chaque formulaire 1099 comporte plusieurs exemplaires :
- Copie A pour l’IRS
- Copie 1 pour l’agence fiscale de l’État (si l’État exige l’impôt sur le revenu)
- Copie B pour le destinataire (bénéficiaire)
- Copie 2 pour le bénéficiaire, pour sa déclaration de revenus de l’État
- Copie C pour le payeur (votre petite entreprise)
Les dates d’échéance sont différentes pour les bénéficiaires et l’IRS selon le formulaire. Chaque date d’échéance correspond au mois de janvier ou de février de l’année suivant l’année d’imposition.
Note
Les dates d’échéance peuvent changer au cours d’une année lorsque la date d’échéance est un week-end ou un jour férié. Dans ce cas, la date d’échéance est le jour ouvrable suivant.
Délais pour les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC
Voici quelques dates limites importantes à retenir pour les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC :
- La copie A du formulaire 1099-MISC doit être envoyée à l’IRS le 28 février ou le 31 mars si elle est déposée par voie électronique, et doit être remise aux bénéficiaires avant le 31 janvier.
- Le formulaire 1099-NEC doit être envoyé à l’IRS et aux bénéficiaires avant le 31 janvier.
Si vous envoyez des formulaires 1099 à l’IRS, vous devez inclure un formulaire de transmission, le formulaire 1096 ; vous n’avez pas besoin de ce formulaire si vous produisez par voie électronique.
Pour connaître les dates d’échéance pour les autres types de formulaires 1099, consultez le tableau des pages 26 à 28 du document d’instructions générales de l’IRS.
Dépôt des rapports d’État 1099
Alors que certains États exigent que vous soumettiez une copie des formulaires 1099 aux fins de l’impôt sur le revenu, beaucoup ne le font pas car ils participent au programme de dépôt combiné fédéral/étatique. Vérifiez auprès de l’agence fiscale de votre état si elle participe à ce programme.
Dépôt électronique
Vous pouvez déposer la plupart des types de formulaires 1099 par voie électronique à l’aide du système électronique de déclaration d’informations de l’IRS (système FIRE) si vous disposez du logiciel approprié.
Vous pouvez également envoyer les formulaires 1099 directement à l’IRS ou utiliser l’un des services de livraison privés approuvés par l’IRS. L’adresse postale dépend de l’emplacement de votre entreprise. Voir la page 7 du document d’instructions générales de l’IRS pour une liste des adresses postales actuelles.
Note
Si vous produisez 250 ou plus d’un même type de formulaire 1099, vous devez déposer par voie électronique.
Correction des erreurs courantes de dépôt 1099
L’IRS dispose de procédures pour le dépôt de déclarations papier corrigées ou de déclarations déposées par voie électronique.
Correction des retours papier
Les erreurs de type 1 concernent des montants d’argent, des codes ou des cases à cocher incorrects, ou si une déclaration a été produite alors qu’elle n’avait pas besoin d’être produite. Pour effectuer la correction, procédez comme suit :
- Préparez une nouvelle déclaration et inscrivez un « X » dans la case « CORRIGÉ » en haut du formulaire.
- Préparez un nouveau formulaire de transmission 1096 et joignez-le à votre envoi au centre de traitement des soumissions IRS de votre emplacement.
Les erreurs de type 2 concernent un nom de bénéficiaire manquant ou un numéro d’identification fiscale (NIF) du bénéficiaire manquant ou incorrect. Voici les étapes pour les corrections de type 2 :
- Préparez une nouvelle déclaration de renseignements en inscrivant un X dans la case « CORRIGÉ » en haut du formulaire.
- Entrez « 0 » pour tous les montants en argent.
- Préparez un nouveau formulaire de transmission 1096 et saisissez l’une des phrases suivantes dans la marge inférieure :
- Déposé pour corriger le NIF
- Classé pour corriger le nom
- Déposé pour corriger la déclaration
Déposez le formulaire 1096 et la copie A de la déclaration auprès du centre de traitement des soumissions IRS désigné pour votre état, mais n’incluez pas de copie de la déclaration originale incorrecte.
Pour plus de détails sur ce processus, consultez le tableau à la page 12 du document d’instructions générales de l’IRS.
Note
Si vous avez déposé des rapports en double ou si vous disposez d’une grande quantité d’informations incorrectes, contactez le site du service client de reporting d’informations de l’IRS au 866-455-7438 pour obtenir des instructions supplémentaires.
Correction des déclarations déposées électroniquement
Si vous trouvez une erreur dans un formulaire 1099 déposé électroniquement, vous devez produire une déclaration corrigée. Ne produisez pas à nouveau le formulaire original et produisez uniquement les déclarations spécifiques qui étaient erronées. Si vous avez omis une déclaration lors d’un dépôt précédent, produisez-la comme déclaration originale.
Pour signaler un numéro d’identification fiscale (TIN) manquant ou incorrect, vous devez écrire à l’IRS et inclure :
- Nom et adresse du payeur
- Type d’erreur
- Année d’imposition
- NIF du payeur
- Code de contrôle de l’émetteur (TCC)
- Type de retour
- Nombre de bénéficiaires
- Mode de dépôt (papier ou électronique)
- Si l’impôt fédéral sur le revenu a été retenu
Envoyez la lettre à :
Service du revenu interne
Direction des déclarations de renseignements
230 Murall Drive, arrêt postal 4360
Kearneysville Virginie-Occidentale 25430
Il existe des procédures spécifiques pour corriger les erreurs d’une et deux transactions sur le système FIRE. Vérifiez auprès de votre fiscaliste pour obtenir de l’aide dans ce processus.
Note
L’IRS impose des sanctions pour ne pas remplir les formulaires 1099 requis ou pour ne pas envoyer ces formulaires aux destinataires à temps. De plus, vous pouvez être pénalisé si le formulaire 1099 comporte des erreurs importantes non corrigées, telles que des NIF manquants ou incorrects.
Que faire si vous recevez un 1099 incorrect ?
Si vous avez reçu un formulaire 1099-MISC ou 1099-NEC incorrect, informez-en immédiatement le payeur pour expliquer l’erreur et demander un nouveau formulaire. Si vous ne recevez pas de nouveau 1099 avant le moment où vous devez produire votre déclaration de revenus, vérifiez auprès d’un spécialiste en déclarations agréé pour savoir comment traiter le formulaire incorrect.
Foire aux questions (FAQ)
Combien de temps peut-on effectuer des corrections sur un 1099 ?
Les erreurs sur les formulaires fiscaux doivent toujours être corrigées dès que possible, en partie parce que l’erreur pourrait affecter la déclaration de revenus du destinataire. Il existe également des sanctions pour le dépôt d’un formulaire 1099 contenant un NIF incorrect, ce qui constitue une erreur qui doit être corrigée immédiatement.
L’IRS ne fixe pas de délai précis pour corriger les formulaires fiscaux, mais une déclaration de revenus modifiée (formulaire 1040-X) doit être déposée dans les trois ans suivant la date de dépôt de la déclaration originale ou dans les deux ans suivant la date de paiement de l’impôt.
Comment envoyer un 1099 corrigé ?
Lorsque vous avez apporté des corrections à un ou plusieurs formulaires 1099, remplissez un nouveau formulaire 1099 pour chaque destinataire. Envoyez la copie A et le formulaire de transmission corrigé (formulaire 1096) au centre de traitement de l’IRS. Donnez la copie 2 et la copie B au destinataire. Conservez les deux copies de la copie C (la copie incorrecte et celle corrigée) pour vos dossiers commerciaux.
Il existe trois centres de traitement des soumissions 1099 désignés pour des États spécifiques. Consultez la page 7 du document d’instructions générales de l’IRS pour savoir où envoyer vos formulaires corrigés.
