Le dépôt à distance est un moyen de traiter les paiements sans envoyer de chèques papier à votre banque ou coopérative de crédit. En numérisant une image (ou en prenant une photo) des chèques au lieu de déplacer des documents physiques, vous obtenez des dépôts plus rapides et moins d’erreurs.
Qui utilise le dépôt à distance ?
Entreprises :Les entreprises ont été les premières utilisatrices de la technologie de dépôt à distance. Les organisations reçoivent un grand volume de chèques et doivent disposer rapidement de fonds pour leurs opérations, leur paie et leur expansion.
Particuliers :Les consommateurs apprécient également la commodité d’effectuer des dépôts à distance. Les personnes occupées exigent désormais des comptes qui leur permettent de déposer des chèques avec un appareil mobile, évitant ainsi de se rendre dans les agences bancaires.
Autres organismes :Les organisations à but non lucratif, les organismes gouvernementaux et d’autres organisations utilisent le dépôt à distance. La technologie est largement disponible et les organisations peuvent choisir des services et des options matérielles moins coûteuses lorsque cela est le plus judicieux.
Cette page se concentre principalement sur une utilisation professionnelle. Pour plus de détails sur les dépôts sur des comptes chèques personnels, consultez Comment effectuer des dépôts de chèques mobiles.
Note
Pour les petites entreprises et les organisations qui reçoivent peu de chèques, un appareil mobile constitue une parfaite solution pour les dépôts à distance. Pour d’autres situations, un matériel dédié permet d’effectuer rapidement un grand nombre de contrôles.
Comment fonctionne la capture de dépôts à distance
Imagerie :Pour déposer des chèques à distance, vous devez capturer une image du chèque. Vous envoyez l’image à votre banque et celle-ci commence le processus de collecte de l’argent auprès de l’émetteur du chèque. Conformément à la législation Check 21, votre banque convertit ces images en un chèque de substitution, qui peut remplacer le document papier original.
Vérifiez les scanners et les appareils mobiles :Traditionnellement, les entreprises utilisaient des machines dédiées à la numérisation des chèques. Les scanners de dépôt à distance peuvent coûter entre quelques centaines et quelques milliers de dollars, selon vos besoins (par exemple le volume que vous traitez). Certaines banques facturent des frais mensuels pour un scanner, et d’autres proposent un scanner gratuit à titre de promotion pour gagner votre entreprise. Mais des scanners coûteux ne sont pas toujours nécessaires. Pour les utilisateurs à faible volume, certaines banques vous permettent d’utiliser un scanner d’ordinateur standard, un télécopieur ou même l’appareil photo de votre téléphone pour capturer des images.
Saisie des données :En fonction de votre fournisseur de services, vous devrez peut-être saisir le montant de votre dépôt, ou le système de dépôt à distance peut gérer tout cela pour vous. L’intelligence artificielle améliore la précision de la lecture automatisée, et plus vous traitez de chèques chaque mois, plus vous apprécierez cette fonction.
Post-analyse :Après numérisation, conservez les chèques papier jusqu’à ce que votre banque vous autorise à les détruire. Les banques peuvent avoir besoin d’une meilleure image et peuvent même exiger une copie papier de certains chèques. Suivez les instructions de votre banque et assurez-vous de mettre en place un processus qui vous évite de déposer deux fois le même chèque.
Disponibilité des fonds
L’un des principaux avantages d’un service de dépôt à distance est que vous pouvez ignorer les « heures d’ouverture des banques ». La plupart des banques vous permettent de traiter vos chèques tard dans la soirée (jusqu’à 22h00 environ dans certains fuseaux horaires) pour éviter l’heure limite de dépôt du jour.
Dans de nombreux cas, votre banque met les fonds à votre disposition dans un délai d’un jour ouvrable (même si vous serez parfois confronté à des retenues).
C’est une excellente nouvelle, et vous pourriez penser que c’est dû à la technologie, mais voici la mauvaise nouvelle : l’argent n’a pas été versé.vraimentbouge aussi vite. Votre banque suppose simplement que les chèques ne seront pas sans provision, mais vous devrez peut-être attendre plusieurs semaines après avoir déposé un chèque pour être sûr que le chèque est bon. Pendant cette période, vous êtes autorisé à accéder à l’argent, mais vous êtes responsable du dépôt. Si le chèque est sans provision ou est retourné pour une raison quelconque, la banque déduira ces fonds de votre compte, et si votre compte devient négatif, vous devrez faire face aux conséquences (y compris le paiement des frais de chèque sans provision facturés par votre banque).
Note
Si vous êtes préoccupé par les chèques rédigés par vos clients, prenez des mesures pour éviter les chèques sans provision. Vous pouvez même vous inscrire à un service de vérification de chèques, qui aide à identifier les problèmes et qui peut également vous rembourser si des chèques sans provision passent entre les mailles du filet.
Où obtenir des services de dépôt à distance
La plupart des banques et coopératives de crédit peuvent vous aider à mettre en place un dépôt à distance. Si vous êtes un consommateur, c’est particulièrement simple : téléchargez l’application de votre banque, et elle est probablement déjà là.
Les entreprises peuvent avoir besoin de matériel spécialisé, et il est essentiel de comprendre le fonctionnement de votre compte professionnel (frais pour chaque chèque, par exemple, et méthodes alternatives de paiement client). Vous souhaiterez peut-être même externaliser les paiements via le service de gestion de trésorerie ou de lockbox de votre banque.
Pourquoi les banques proposent le dépôt à distance
Les banques et les prestataires de services tiers sont impatients de fournir des services de collecte de dépôts à distance aux entreprises et aux consommateurs.
- Cela facilite la vie des clients : les dépôts sont traités plus rapidement et sont beaucoup plus pratiques.
- Le dépôt à distance demande moins de main d’œuvre pour les banques. Le client crée l’image de manière à ce que la banque n’ait pas à le faire, et aucun guichet ou succursale n’est requis.
Avantages et inconvénients du dépôt à distance
Le dépôt à distance devrait vous faire gagner du temps, et pourrait même vous faire économiser de l’argent. Vous pouvez éviter les déplacements à la banque, les services de véhicules blindés et le temps d’attente pour les chèques flottants. Cependant, il existe des compromis.
Il y a toujours un risque d’erreur avec un système de dépôt à distance. En automatisant les choses, vous courez le risque de pannes et d’erreurs matérielles, et le problème est amplifié par des volumes importants. D’un autre côté, lorsque le système fonctionne correctement, vous éliminez pratiquement les erreurs humaines.
Note
Vous devrez peut-être explorer de nouvelles questions juridiques lorsque vous passerez au dépôt à distance. Puisque vous n’envoyez pas de chèques à la banque, vous devez suivre les règles sur la façon de traiter les chèques après les avoir numérisés. Demandez à votre fournisseur de services de dépôt à distance des suggestions sur la façon de rester conforme.
Foire aux questions (FAQ)
Combien de temps prend le dépôt à distance ?
Un dépôt mobile ne prend pas plus de temps qu’un dépôt par chèque standard, à moins qu’il n’y ait des complications avec l’image. De nombreux chèques sont compensés en moins d’un jour ouvrable complet, bien que cela puisse prendre jusqu’à deux jours ouvrables complets.
Comment endosser un chèque pour un dépôt à distance ?
Chaque banque aura des instructions spécifiques sur ce qu’il faut écrire sur l’endossement du chèque. Vous pouvez vous attendre à une certaine variation de « pour le dépôt mobile », mais si vous n’êtes pas sûr de ce que votre banque veut que vous écriviez, vous devez alors contacter le service client pour obtenir une réponse.
