Toutes les entreprises avec des employés doivent déposer chaque année un rapport W-2 contenant des informations sur le salaire total et les retenues de l’employé pour l’année. Si vous devez remplir des formulaires W-2 pour les rapports annuels sur les salaires des employés, le moyen le plus simple de les déposer est en ligne. Voici ce que vous devez savoir pour déposer ces formulaires par voie électronique.
Points clés à retenir
- Vous devez déposer chaque année des formulaires W-2 pour tous les employés auprès de la Social Security Administration (SSA), avant le 31 janvier de l’année suivant l’année d’imposition (31 janvier 2022 pour les W-2 2021).
- Pour déposer des W-2 par voie électronique, inscrivez-vous sur le site Web Business Services Online (BSO) de la SSA.
- Si vous déposez 100 W-2 2021 ou plus, vous devez les déposer par voie électronique ; vous ne pouvez pas envoyer de copies papier.
- Vous n’avez pas besoin de déposer le formulaire de transmission W-3 avec les W-2 que vous déposez en ligne.
Qu’est-ce qu’un formulaire W-2 ?
Les formulaires W-2 sont utilisés pour déclarer les salaires et traitements des employés ainsi que les retenues d’impôt à la Social Security Administration (SSA). Le W-2 est délivré par l’Internal Revenue Service (IRS). mais vous déposez ces formulaires auprès de la SSA, qui partage les informations avec l’IRS à des fins d’impôt sur le revenu.
Vous devez émettre un formulaire W-2 à chaque employé auprès duquel vous avez retenu des impôts FICA (Federal Insurance Contribution Act), qui sont des impôts sur la sécurité sociale et Medicare, ainsi que des impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux. Vous devez également délivrer un formulaire W-2 à toute personne qui aurait dû faire l’objet d’une retenue d’impôt sur le revenu mais qui ne l’a pas retenu pour une raison quelconque (quelqu’un qui a demandé une exonération de retenue à la source, par exemple).
Le formulaire W-2 comprend des informations sur
- Salaires, pourboires et autres compensations
- Impôt fédéral sur le revenu retenu
- Salaires de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie
- Impôt de sécurité sociale et d’assurance-maladie retenu
- Pourboires de sécurité sociale et d’assurance-maladie refusés
Il comprend également des informations sur les salaires et pourboires nationaux et locaux, ainsi que sur les impôts retenus pour chacun.
Quelle est la date limite pour les formulaires W-2 ?
La date limite pour déposer les formulaires W-2 auprès de la SSA est le 31 janvier de l’année suivante, donc pour les W-2 2021, la date limite est le 31 janvier 2022.Le changement a été apporté en 2015 pour contribuer à prévenir la fraude fiscale, et la date s’applique à la fois aux soumissions papier et en ligne. Vos dépôts seront examinés à temps s’ils sont soumis avant cette date.
Note
Vous devez également remettre les formulaires W-2 aux employés au plus tard le 31 janvier. Il est conseillé de remettre ces formulaires à vos employés au début du mois de janvier afin qu’ils puissent les consulter et que vous puissiez y apporter les corrections nécessaires avant la date limite.
Comment déposer des W-2 en ligne ?
Vous pouvez déposer par voie électronique les formulaires W-2 en ligne sur le site Web Business Services Online de la SSA. C’est gratuit et sécurisé, et c’est la méthode préférée par la SSA à la soumission de dossiers papier. Vous devez d’abord vous inscrire sur le site Web BSO de la Social Security Administration, puis vous pouvez créer et enregistrer vos formulaires W-2 en utilisant un format de fichier spécial et les soumettre sur le site Web.
Le BSO propose deux options. Vous pouvez créer jusqu’à 50 de ces formulaires et en imprimer des copies à remettre à vos employés. Ou, si vous utilisez un logiciel de paie, vous pouvez télécharger un rapport sur les salaires à utiliser pour générer les formulaires.
Vous pouvez afficher les fichiers téléchargés et consulter les rapports d’erreurs une fois les fichiers soumis, y compris les incohérences de nom et de numéro de sécurité sociale. Cela vous permet d’apporter les corrections nécessaires.
Vous pouvez également consulter l’état de votre soumission pour voir si le fichier a été accepté.
Quand soumettre les formulaires W-3 avec les formulaires W-2
Les W-3 sont des formulaires de transmission qui doivent accompagner les W-2 si vous déposez des copies papier. Ils résument les informations sur tous les formulaires W-2 que vous envoyez au SSA. Si vous déposez électroniquement vos formulaires W-2 auprès du SSA en ligne à l’aide du portail BSO, il générera automatiquement votre formulaire W-3, vous n’avez donc pas besoin de déposer le formulaire.
Quand vous devez déposer des formulaires W-2 en ligne
À compter de l’année d’imposition 2021, si vous produisez 100 ou plus ou plus Formulaires W-2 au cours d’une année civile, vous devez les déposer par voie électronique, sauf si l’IRS vous accorde une dérogation. Pour les années d’imposition après 2021, vous devez produire en ligne si votre entreprise a 10 W-2 ou plus à produire.
Une pénalité peut vous être imposée si vous ne produisez pas votre déclaration par voie électronique lorsque cela est requis. Bien sûr, vous pouvez commencer à déposer tous les W-2 en ligne à tout moment pour vous assurer que vous remplissez les conditions.
Les avantages du dépôt électronique des formulaires W-2
Le dépôt électronique permet d’économiser du temps et des efforts et contribue à garantir l’exactitude. Vous n’avez pas besoin de calculer et de soumettre un formulaire de transmission W-3, car la Social Security Administration générera automatiquement un W-3 lorsque vous soumettez vos W-2.
Vous pouvez également soumettre des formulaires W-2c (W-2 corrigés) sur le site BSO pour corriger une erreur si vous faites une erreur dans un ou plusieurs formulaires W-2 après avoir déposé votre formulaire.
Note
Vous pouvez également utiliser le site BSO pour vérifier les numéros de sécurité sociale à des fins de déclaration des salaires. Le site propose un didacticiel, des manuels, une liste de contrôle et d’autres informations utiles pour vous aider à déposer ces formulaires par voie électronique.
Foire aux questions (FAQ)
Comment déposer un W-2 corrigé en ligne ?
Pour corriger les formulaires W-2 après les avoir déposés, vous devrez utiliser le formulaire W-2c (et W-3c si vous avez déposé un document W-2). Vous pouvez utiliser le formulaire pour corriger les formulaires de l’année en cours et ceux des années précédentes. Vous pouvez déposer ce formulaire via le site Web du BSO du SSA.
Que se passe-t-il si vous ne déposez pas de W-2 ?
L’IRS évalue les pénalités pour chaque formulaire non déposé ou déposé incorrectement. Les pénalités dépendent du retard avec lequel le formulaire est déposé auprès de la SSA ou remis aux employés, et les pénalités varient en fonction de la taille de votre entreprise. Les pénalités sont beaucoup plus élevées si l’IRS détermine que l’employeur a intentionnellement ignoré les exigences de dépôt.
Vous pouvez envisager de déposer une demande de prolongation, puis de remplir les formulaires dès que possible afin de minimiser les pénalités.
