De nombreux propriétaires d’entreprise redoutent l’idée de s’occuper de la paie, car cela peut s’avérer un défi complexe et exigeant. Cependant, vous préférerez peut-être le faire vous-même plutôt que d’embaucher un tiers, si vous n’avez que quelques employés. C’est faisable si vous suivez quelques étapes de base, comprenez dans quoi vous vous embarquez et prêtez attention aux détails.
Points clés à retenir
- Avant de commencer le processus de paie, vous devrez vous inscrire auprès des agences fiscales fédérales, étatiques et locales.
- Pour effectuer la paie, calculez le taux de rémunération, puis retenez les impôts et autres déductions pour obtenir un montant de salaire net pour chaque employé.
- La dernière partie du processus de paie consiste à déclarer et à payer les charges sociales à toutes les agences fiscales.
- Pour faciliter le processus, vous souhaiterez peut-être utiliser un logiciel de paie en ligne ou un service de paie.
Étapes du processus de paie
Le processus de paie comprend trois étapes de base :
- Préparation: Préparez le calcul et le traitement de la paie, et décidez qui effectuera toutes les tâches de paieavantvous commencez à embaucher des employés.
- Payer les employés: Mettre en place un système pour calculer la paie des employés, rédiger les chèques de paie et les distribuer.
- Post-paiement: Mettez de l’argent de côté pour les impôts, effectuez les paiements d’impôts et envoyez les rapports de paie à l’Internal Revenue Service (IRS), à la Social Security Administration (SSA) et aux entités fiscales nationales et locales aux moments appropriés après avoir payé vos employés.
Avant d’embaucher et de payer des employés
Vous devrez prendre certaines décisions concernant la rémunération des employés afin de rédiger les chèques de paie. À quelle fréquence paierez-vous ? Et les congés payés ? Payerez-vous des heures supplémentaires ?
Renseignez-vous sur toutes les lois du travail fédérales, étatiques et locales, car elles affectent le montant que vous payez aux employés et vérifiez auprès d’un avocat spécialisé en droit du travail pour vous assurer que vous respectez toutes les lois.
Choisissez un système comptable
La plupart des petites entreprises utilisent un système de comptabilité en ligne avec une option de traitement de la paie. Consultez les applications de paie Android pour petites entreprises et la paie en ligne QuickBooks.
Collecter les documents que les nouvelles recrues doivent signer
Chaque nouvel employé doit remplir certains documents dans le cadre du processus d’intégration. Vous devez être certain que les formulaires et demandes de nouvelle embauche sont remplis et classés. Ceux-ci incluent :
- Un formulaire IRS W-4 pour désigner la retenue
- Un formulaire de candidature
- Un formulaire I-9 pour prouver votre éligibilité à travailler aux États-Unis
- Documents électoraux de retenue d’impôt national et local
Configurer le dépôt direct pour les chèques de paie
Contactez votre banque pour découvrir comment fonctionne son système de dépôt direct. Vous devrez également obtenir l’autorisation de chaque employé et des informations sur leurs comptes courants, telles que les numéros de compte et les numéros de routage.
Créer un compte de paie distinct
Créez un compte bancaire distinct pour rédiger les chèques de paie ou payer par dépôt direct des employés. Vous aurez également besoin de ce compte pour déposer les fonds que vous avez collectés auprès des employés pour l’impôt sur le revenu fédéral et étatique et pour les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie (appelées taxes FICA) et d’autres montants.
Note
Un compte de paie distinct peut vous aider à suivre ces transactions sans les mélanger avec votre compte bancaire professionnel général.
Obtenez un numéro d’identification d’employeur
Un numéro d’identification d’employeur (EIN) est en fait un numéro de sécurité sociale pour les entreprises aux fins de l’impôt fédéral. Vous en aurez besoin si vous comptez avoir des employés. Contactez l’IRS et ils vous en attribueront un, ou vous pouvez postuler en ligne.
Payer les employés
Rémunérez vos employés selon les périodes de paie que vous avez décidées. Cela implique de déterminer combien chacun leur doit et de soustraire les retenues et autres déductions de leur salaire.
- Calculer la paie des employés: Calculez le montant du salaire brut de chaque employé. Il s’agit du montant total que vous devez au salarié en fonction des heures travaillées et du taux horaire ou du total de la période de paie pour les salariés.
- Calculer les retenues et les déductions : vous utiliserez le montant du salaire brut pour calculer la retenue à la source pour les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux. Calculez la déduction pour les impôts FICA, ainsi que pour les déductions telles que les cotisations aux régimes de santé et aux régimes de retraite. L’IRS propose un outil en ligne utile pour vous guider étape par étape.
- Rédiger des chèques de paie: Rédigez les chèques de paie et distribuez-les aux employés, ou envoyez-les par dépôt direct.
- Obtenez les totaux des dépôts de charges sociales: obtenez les totaux de tous les employés pour le salaire brut, les retenues fédérales, étatiques et locales, les impôts FICA et toute autre déduction. Vous aurez besoin de ces montants pour vos dépôts et rapports de charges sociales.
Note
Ces étapes s’appliquent spécifiquement aux salariés. Vous n’êtes pas obligé de retenir des impôts pour les personnes qui travaillent pour vous en tant qu’entrepreneurs indépendants. La Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) fournit un guide complet sur qui est un employé et qui est un entrepreneur indépendant, et explique toutes les règles.
Après avoir payé les employés
Vous devez effectuer certains dépôts de charges sociales auprès de l’IRS et des agences nationales et locales pour les montants que vous avez prélevés sur les chèques de paie des employés :
- Les montants que vous avez retenus sur la paie des employés pour les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques
- Les montants que vous avez déduits du salaire des employés pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie
- Les montants que vous devez en tant qu’employeur pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie
Vous pouvez effectuer vos paiements d’acompte de charges sociales à l’aide du système de paiement électronique des impôts fédéraux (EFTPS) de l’IRS.
Autres dépôts de charges sociales
Vous devez effectuer régulièrement des paiements pour l’impôt fédéral sur le chômage en plus des retenues fédérales et des déductions de sécurité sociale/Medicare. Vous devez également effectuer des dépôts de charges sociales auprès de votre état, et éventuellement de votre localité, en plus des dépôts de charges sociales fédérales.
Déclaration de charges sociales
Les entreprises sont tenues de soumettre régulièrement certaines déclarations de charges sociales :
- Rapports trimestriels à l’IRS sur le formulaire 941 indiquant le montant de votre charge sociale à payer et les montants que vous avez payés sur cette dette au cours du trimestre précédent.
- Déclarations annuelles d’impôt sur le chômage à l’IRS sur formulaire 940 montrant le montant de votre obligation d’impôt sur le chômage et les montants que vous avez payés sur cette obligation.
- Rapports aux agences fiscales nationales et locales
Créer un registre de paie
Créez et maintenez un registre de paie pour garder une trace de toutes les informations de paie de chaque employé. La plupart des systèmes de comptabilité en ligne les incluent dans leur ensemble de rapports. Vous aurez besoin de ces informations pour les totaux et les rapports de paie de fin d’année.
Créer un calendrier fiscal annuel
La création et la maintenance d’un calendrier de cotisations sociales mois par mois, soit sur votre logiciel de comptabilité/paie, soit manuellement, vous aideront à suivre toutes ces dates de cotisations sociales au cours de l’année. Ajoutez les dates de cotisations sociales de votre état pour un calendrier complet.
Obtenir de l’aide pour la paie
Même si vous décidez d’effectuer vous-même le traitement des salaires et des charges sociales, vous aurez besoin d’un fiscaliste agréé pour superviser le processus. Le traitement de la paie est complexe, les impôts et les lois changent constamment, et chaque année fiscale est différente d’une manière ou d’une autre.
Foire aux questions (FAQ)
Combien de temps devez-vous conserver les registres de paie ?
Vous devez respecter les exigences fédérales et étatiques en matière de tenue des registres de paie. Les agences fédérales ont des exigences différentes en termes de durée et de documents à conserver.
L’IRS, par exemple, exige que tous les formulaires de paie et les informations sur les salaires et les avantages sociaux soient conservés pendant quatre ans.Le ministère du Travail (DOL) exige que les employeurs tiennent des registres sur le taux de rémunération des employés, les heures travaillées et les heures supplémentaires effectuées pendant au moins trois ans.
Pour connaître les exigences de l’État en matière de tenue de registres, consultez le site Web de l’agence pour l’emploi de votre État.
Comment faire la paie de 1099 salariés ?
Le formulaire IRS 1099-NEC est utilisé pour déclarer les paiements effectués à des non-employés, y compris des entrepreneurs indépendants, des pigistes et d’autres personnes qui fournissent des services à votre entreprise. Vous devez produire ce rapport si vous avez payé à quelqu’un plus de 600 $ par an, aux fins de l’impôt fédéral sur le revenu.Il n’y a généralement aucune retenue à déclarer, à moins que la personne ne soit soumise à une retenue de réserve.
Combien cela coûte-t-il de demander à quelqu’un de s’occuper de votre paie ?
Vous souhaiterez peut-être utiliser un service de paie au lieu de faire la paie vous-même. Les services en ligne sont facturés mensuellement, avec un prix de base et un montant supplémentaire par employé. Vous pouvez également payer un prix plus élevé si vous souhaitez davantage d’assistance technique ou des services supplémentaires.
Une autre option est un service hors ligne via une société de paie. Ils offrent un service plus personnalisé, qui dépend également du nombre d’employés. Les frais comprennent généralement le traitement de la paie, la collecte des impôts dus et la préparation des rapports pour les agences fiscales,
