Points clés à retenir
- Un rapprochement est un processus crucial permettant aux entreprises de toutes tailles de conserver des dossiers financiers précis.
- Le rapprochement des comptes peut aider à détecter les erreurs, la fraude, le vol ou toute autre activité négative, ce qui peut vous faire économiser de l’argent et vous éviter des ennuis juridiques à long terme.
- Le rapprochement des comptes peut sembler complexe, mais un logiciel peut vous aider à vous organiser, et suivre un ensemble d’étapes simples peut faciliter le processus.
Définition et exemples de réconciliation
Lorsque vous rapprochez les comptes, vous comparez deux ou plusieurs sources comptables d’une entreprise pour vérifier les erreurs et les mettre en accord.
Par exemple, si vous exploitez un petit magasin de détail, vous pouvez tenir un grand livre de point de vente, ou un logiciel similaire, qui enregistre les transactions quotidiennes, les stocks et les soldes en magasin. Vous disposerez également d’un compte bancaire externe qui suit les dépôts, les achats et les soldes à long terme. Lorsque vous comparez les deux, vous pouvez rechercher tout écart de flux de trésorerie sur une certaine période.
Note
La comptabilité en partie double est un moyen courant de faciliter le rapprochement des comptes. Cela implique de tenir deux comptes distincts : un pour les dépôts, qui suit l’argent entrant, et un pour les crédits, qui suit l’argent sortant.
Les sociétés cotées en bourse doivent maintenir leurs comptes constamment réconciliés, sinon elles risquent d’être pénalisées par des auditeurs indépendants.De nombreuses entreprises disposent de systèmes permettant de conserver les reçus de paiement, les relevés de compte et d’autres données nécessaires pour documenter et prendre en charge les rapprochements de comptes.
Comment fonctionne le rapprochement des comptes ?
Lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité pour rapprocher les comptes, le logiciel fait l’essentiel du travail à votre place, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps. Cependant, le processus nécessite toujours une implication humaine pour capturer certaines transactions qui n’ont peut-être jamais été enregistrées dans le système comptable, comme l’argent volé dans une petite caisse. Ces étapes vous aideront à vous assurer que tout votre argent est comptabilisé.
Comparez les deux enregistrements côte à côte
Votre première étape pour préparer un rapprochement de compte approfondi consiste à comparer votre registre de comptes interne à votre relevé bancaire. Parcourez et cochez chaque paiement et dépôt sur votre registre qui correspond au relevé. Notez toutes les transactions sur votre relevé bancaire pour lesquelles vous ne disposez d’aucune autre preuve, comme un reçu de paiement ou un talon de chèque.
Vérifier les fonds sortants
Vérifiez que tous les fonds sortants ont été reflétés à la fois dans vos registres internes et sur votre compte bancaire. Qu’il s’agisse de chèques, de transactions aux guichets automatiques ou d’autres frais, soustrayez ces éléments du solde du relevé bancaire. Notez sur votre relevé bancaire les frais que vous n’avez pas saisis dans vos dossiers internes. Les frais à surveiller incluent les chèques non compensés, les paiements automatiques enregistrés en interne qui n’ont pas compensé le compte bancaire, les frais d’impression de chèques, les frais de service des guichets automatiques et d’autres frais bancaires tels que les fonds insuffisants (NSF), les découverts ou les frais de dépassement de limite.
Vérifier les fonds entrants
Vérifiez que tous les fonds entrants ont été reflétés à la fois dans vos dossiers internes et sur votre compte bancaire. Recherchez tous les dépôts et crédits de compte qui n’ont pas encore été enregistrés par la banque et ajoutez-les au solde du relevé. Si la banque affiche des dépôts d’argent qui ne figurent pas dans vos livres internes, effectuez les écritures. Si vous avez un compte portant intérêt et que vous effectuez un rapprochement quelques semaines après la date du relevé, vous devrez peut-être également ajouter des intérêts.
Vérifier les erreurs bancaires
Les erreurs bancaires ne se produisent pas très souvent, mais si elles se produisent, le montant approprié doit être ajouté ou soustrait du solde de votre compte, et vous devez contacter immédiatement la banque pour signaler l’erreur.
Assurez-vous que les soldes sont exacts
Le solde de votre relevé bancaire devrait désormais être égal à Gesundmd dans vos dossiers. En fonction du nombre d’écarts, vous devrez peut-être créer un calendrier justificatif qui détaille les différences entre vos livres internes et vos comptes bancaires.
Note
De nombreux secteurs ont adopté les PCGR, qui signifient « principes comptables généralement reconnus ». Il met en place certaines normes et pratiques, telles que le rapprochement des comptes, que les entreprises doivent suivre pour prouver que leurs finances sont saines.
Avantages du rapprochement de comptes
La comparaison des transactions et des soldes est importante car elle permet d’éviter les découverts sur les comptes de trésorerie, de détecter les transactions par carte de crédit frauduleuses ou surfacturées, d’expliquer les différences temporelles et de mettre en évidence d’autres activités négatives, telles que le vol ou les entrées de revenus et de dépenses mal enregistrées. Cela évite à votre entreprise de payer des frais de découvert, maintient les transactions sans erreur et aide à détecter les dépenses inappropriées et les problèmes tels que les détournements de fonds avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.
Le rapprochement des comptes et la comparaison des transactions aident également votre comptable à produire des états financiers fiables, précis et de haute qualité. Étant donné que le bilan de votre entreprise reflète tout l’argent dépensé (qu’il s’agisse d’espèces, de crédits ou de prêts) et tous les actifs achetés avec ces fonds, l’exactitude du bilan Gesundmd dépend fortement du rapprochement précis des comptes financiers de votre entreprise.
Foire aux questions (FAQ)
Puis-je payer quelqu’un pour rapprocher mes comptes à ma place ?
Bien sûr, un certain nombre de professionnels peuvent apporter leur expertise dans cette tâche, le plus évident étant un comptable. Si vous décidez d’embaucher quelqu’un pour vous aider, assurez-vous qu’il respecte les PCGR ou qu’il possède des références et une expérience en qui vous avez confiance. Cependant, si vous décidez de vous attaquer à cette tâche vous-même, vous pouvez économiser beaucoup d’argent. De plus, si votre entreprise est petite et que vous débutez, le rapprochement de vos propres comptes peut être une expérience d’apprentissage précieuse.
Un rapprochement peut-il m’aider avec mes impôts ?
Le rapprochement de vos comptes ne produira pas de remboursement à l’improviste, mais le processus de comparaison de vos dossiers financiers peut être d’une grande aide pour repérer les dépenses professionnelles qui peuvent être déductibles sur votre déclaration de revenus.
