Les chèques professionnels sont des ordres écrits liés à un compte courant professionnel qui permettent aux propriétaires d’entreprise de payer leurs dépenses professionnelles, y compris les services des fournisseurs et la paie. Les deux types de chèques professionnels les plus courants sont les chèques imprimés au laser, qui sont traités à l’aide d’un ordinateur, et les chèques professionnels manuels. Ces chèques peuvent être commandés avec des bons de paie, plusieurs chèques sur une page ou un seul chèque par page.
Vous pouvez facilement commander le chèque d’entreprise de votre choix auprès d’une banque, d’une coopérative de crédit ou d’un détaillant de chèques tiers en fonction de la manière dont vous souhaitez les utiliser. Nous explorerons ici les types de chèques d’entreprise disponibles et comment déterminer celui qui convient le mieux à votre petite entreprise.
Points clés à retenir
- Il existe deux catégories principales de chèques professionnels : les chèques professionnels informatiques et les chèques professionnels manuels.
- Tous les chèques professionnels doivent être liés à un compte bancaire professionnel.
- Les chèques professionnels informatisés et manuels peuvent être accompagnés ou non de pièces détachables ou de fiches de paie à des fins comptables.
- Les chèques informatiques sont souvent privilégiés pour les comptes professionnels à volume plus élevé, tandis que les chèques manuels conviennent mieux aux entreprises qui émettent un petit nombre de chèques.
Que sont les chèques d’entreprise ?
Les chèques professionnels sont des instruments monétaires que les propriétaires d’entreprise peuvent utiliser pour émettre des fonds à partir de leur compte bancaire professionnel. Comme les chèques personnels, les chèques professionnels sont liés à un compte bancaire qui est débité lorsqu’un chèque écrit est encaissé. Les chèques personnels contiennent également vos informations personnelles, comme votre prénom et votre nom, tandis que les chèques professionnels auront les informations de votre entreprise imprimées sur le chèque. Vous devrez d’abord ouvrir un compte bancaire professionnel afin d’obtenir et d’utiliser des chèques professionnels.
Types de chèques commerciaux
Les deux principaux types de contrôles commerciaux sont les contrôles informatiques et les contrôles manuels. Les chèques informatiques imprimés au laser permettent aux propriétaires d’entreprise d’imprimer des chèques professionnels avec la date d’émission, le montant du chèque et le bénéficiaire, directement depuis leur ordinateur. En comparaison, les chèques professionnels manuels sont conservés dans un classeur à chèques ou dans un chéquier de la taille d’un portefeuille, et vous devez écrire à la main les informations du chèque. Les deux types de chèques commerciaux peuvent inclure des pièces justificatives ou des talons qui peuvent être conservés pour une meilleure tenue des dossiers.
Vérifications informatiques
Les chèques informatiques d’entreprise vous permettent d’émettre des chèques pré-imprimés directement depuis votre ordinateur à l’aide d’un logiciel de comptabilité. Ces chèques sont souvent plus pratiques car ils facilitent la documentation et le suivi des chèques professionnels, tout en étant souvent plus clairs, faciles à lire et d’aspect plus professionnel que les chèques professionnels manuscrits.Les chèques informatiques d’entreprise se présentent sous différents styles, notamment :
- Haut de page: Un stock de chèques conçu pour imprimer un chèque professionnel en haut d’une page, avec deux talons de chèque au milieu et en bas de l’espace restant de la page : un pour l’entreprise, un pour le bénéficiaire.
- Milieu de page: Un stock de chèques conçu pour imprimer un chèque d’entreprise au milieu de la page, avec des talons de chèque en haut et en bas de l’espace de page restant.
- Bas de page : Un stock de chèques conçu pour imprimer un chèque professionnel au bas d’une page avec des talons de paie imprimés en haut et au milieu de l’espace de page restant.
- Trois par page :Un stock de chèques qui utilise la page entière et imprime trois chèques pour chaque page, ne laissant aucune place aux bons ou aux fiches de paie.
- Portefeuille laser: Un stock de chèques similaire au format trois pages, avec de la place pour les informations sur le talon de paie.
- Stock commercial vierge: Un type de chèque moins couramment utilisé qui permet aux propriétaires d’imprimer non seulement le bénéficiaire et le montant du chèque, mais également le numéro de compte professionnel et le numéro d’acheminement.
Note
Certains chèques commerciaux sont dotés de fonctionnalités de sécurité, notamment des hologrammes, des fibres fluorescentes, des filigranes et de l’encre thermosensible, qui peuvent aider à prévenir la falsification et la fraude.
Vérifications commerciales manuelles
Les stocks de chèques d’affaires manuels sont des chèques d’affaires qui ne contiennent que quelques informations pré-imprimées ; vous devrez indiquer le bénéficiaire, la date d’émission, le mémo et le montant. Les chèques manuels ne sont pas toujours compatibles avec votre logiciel de comptabilité, vous devrez donc peut-être les rédiger à la main. Les deux types de contrôles manuels les plus courants sont :
- Chèques titres professionnels : Les chèques professionnels manuels comportent généralement un emplacement pour écrire des informations de paiement détaillées telles que le numéro de facture ou les informations sur le bénéficiaire dans un talon de paie ou une boîte de facture détachable qui peut être utilisé comme référence en matière de comptabilité. Ces chèques professionnels sont le plus souvent présentés en trois par page, mais ils sont également disponibles sous forme d’un seul chèque.
- Chèques de portefeuille professionnel: Ces chèques professionnels manuels sont souvent de la taille d’un chèque personnel, plus petit que les chèques professionnels standard.
Comment choisir le meilleur type de chèque d’entreprise pour vous
Il existe plusieurs types de chèques professionnels parmi lesquels vous pouvez choisir, mais vous ne devez pas vous sentir dépassé. Lorsque vous décidez des chèques d’entreprise qui vous conviennent le mieux, vous devrez tenir compte de votre activité commerciale, de votre type d’entreprise et de la fréquence à laquelle vous rédigez des chèques.
Entreprises avec une masse salariale régulière
Si vous êtes propriétaire d’une entreprise avec des employés, vous devrez les payer régulièrement. Bien que le dépôt numérique soit courant, certaines entreprises doivent émettre régulièrement des chèques de paie. Les chèques informatiques sont idéaux pour gérer les dépenses salariales, car ils permettent aux propriétaires de documenter facilement les informations sur les chèques et de synchroniser les informations bancaires de l’entreprise avec leur logiciel de comptabilité.
Note
Les grandes entreprises qui émettent un grand nombre de chèques voudront peut-être envisager des services de chèques de paie comme ADP ou Paychex. Ces services de paie émettent des chèques pour vous tout en surveillant la compensation des chèques, réduisant ainsi le risque d’écarts d’encaissement des chèques et de fraude.
Indépendants et propriétaires individuels
C’est une bonne idée, même pour les propriétaires d’entreprise indépendants et les petits entrepreneurs qui font rarement des chèques, d’en garder quelques-uns à portée de main. Dans ce cas, les options de contrôle informatique plus coûteuses peuvent ne pas être les plus judicieuses pour les entreprises qui n’émettent pas fréquemment de chèques. Ainsi, si la rédaction d’un chèque est rare pour vous, un chèque professionnel manuel au format portefeuille peut être une bonne option pour économiser de l’argent.
Entreprises avec plusieurs comptes
Les entreprises possédant plusieurs comptes bancaires ou qui doivent souvent changer de compte bancaire voudront peut-être envisager des chèques d’affaires informatiques vierges. Étant donné que ce stock de chèques ne contient pas de numéro de compte ni d’informations d’acheminement bancaire, les chèques professionnels vierges permettent aux propriétaires d’imprimer des chèques de plusieurs comptes sans changer le papier du chèque.
Note
Certaines banques exigent que les entreprises qui utilisent des chèques en blanc utilisent de l’encre magnétique pour ce que l’on appelle la ligne MICR, qui comprend le montant du chèque, le numéro de compte, le numéro d’acheminement et le numéro de chèque. Cependant, la popularité des appareils de numérisation de chèques a entraîné la réduction, voire l’élimination de l’encre magnétique.
Foire aux questions (FAQ)
Comment remplir un bordereau de dépôt professionnel avec plusieurs chèques ?
Vous pouvez déposer plusieurs chèques sur votre compte professionnel en les inscrivant sur votre bordereau de dépôt professionnel, ainsi que tous les totaux en espèces et en pièces que vous avez dans les espaces de dépôt désignés. Il est important de répertorier chaque chèque par numéro et montant afin que votre banque puisse suivre avec précision votre dépôt.
Où commander des chèques professionnels ?
Vous pouvez commander des chèques professionnels auprès de votre banque ou coopérative de crédit locale. Les chèques professionnels peuvent également être commandés auprès d’institutions non financières et de fournisseurs tiers tels que Costco, Walmart et des détaillants de chèques en ligne.
Quelle est la durée de validité des chèques d’affaires ?
Le stock de chèques d’affaires n’a pas de date d’expiration et peut être émis à tout moment tant que le compte courant d’entreprise lié est valide et en règle. Une fois rédigés, les chèques professionnels sont valables six mois à compter de la date d’émission. Cependant, certains chèques commerciaux émettent des dates d’expiration inférieures à six mois, comme « nul après 60 jours », au cours desquelles le délai indiqué est honoré.
Pourquoi les chèques d’affaires sont-ils si chers ?
Les chèques professionnels comportent généralement plus de fonctionnalités que les chèques personnels, comme la capacité d’impression laser, les logos et les fiches de paie, ainsi que des fonctionnalités de sécurité améliorées, ce qui augmente les coûts globaux. Cependant, les propriétaires d’entreprise peuvent constater que le type de chèques professionnels le plus abordable est celui au format portefeuille, car ils ressemblent beaucoup aux chèques personnels en termes de taille, de style et de coût.
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