Une entreprise en espèces est une entreprise qui fonctionne principalement avec des transactions en espèces. Par exemple, les restaurants acceptent régulièrement de l’argent liquide, tout comme les bars et autres établissements de restauration. Les entreprises et les vendeurs d’un marché aux puces ou d’un marché fermier peuvent être des entreprises au comptant, ainsi que des entreprises telles que la construction ou le camionnage qui paient leurs entrepreneurs en espèces.
Il y a des avantages et des inconvénients à accepter et à payer en espèces dans une petite entreprise, ainsi que des considérations fiscales importantes.
Points clés à retenir
- Que vous acceptiez des paiements en espèces de clients ou que vous payiez vos employés en espèces, les transactions doivent être déclarées à l’IRS.
- Accepter des espèces permet à votre entreprise d’effectuer des paiements immédiats et d’éviter des frais, mais les clients utilisant des cartes de crédit ont tendance à dépenser plus et avoir beaucoup d’argent liquide en main peut constituer un risque pour la sécurité.
- Payer des employés au noir – sans déclarer les paiements à l’IRS – est illégal.
Accepter de l’argent liquide est légal mais pas pour éviter les impôts
Accepter des espèces et payer en espèces est légal. Effectuer des transactions en espèces pour éviter les impôts n’est pas légal. L’IRS poursuit activement les entreprises qui sous-déclarent leurs revenus et qui paient en espèces pour éviter les charges sociales et autres déclarations et paiements fiscaux.
Note
Les transactions importantes en espèces supérieures à 10 000 $ pour une seule transaction ou deux ou plusieurs transactions liées doivent être déclarées à l’IRS via le formulaire 8300 .
Entreprises en espèces dans des lieux non traditionnels
Les vendeurs des marchés aux puces, des foires artisanales, des marchés de producteurs, des foires de rue et des expositions d’art, ainsi que d’autres lieux extérieurs et éphémères, acceptent traditionnellement les espèces pour les transactions. Mais l’avènement de machines de point de vente (POS) plus portables a permis d’effectuer même les transactions les plus informelles avec une carte de crédit ou de débit. Accepter des paiements en espèces devient de moins en moins nécessaire de nos jours. Si vous acceptez des espèces dans l’une de ces entreprises, assurez-vous de documenter les ventes entièrement en espèces.
Avantages et inconvénients d’être une entreprise en espèces
Vous recevez le paiement immédiatement.
Vous n’avez pas à vous soucier de la fraude, des chèques sans provision ou sans provision ou des fausses cartes de crédit/débit.
Vous n’avez pas de frais pour les paiements par carte.
Beaucoup de gens n’emportent pas beaucoup d’argent liquide sur eux.
Avoir beaucoup d’argent liquide sous la main peut constituer un risque pour la sécurité.
Les clients utilisant une carte de crédit ont tendance à dépenser davantage.
Avantages expliqués
- Vous recevez le paiement immédiatement.Il n’y a pas d’attente pour qu’un chèque soit traité ou qu’une transaction par carte apparaisse sur votre compte
- Vous n’avez pas à vous soucier de la fraude, des chèques sans provision ou sans provision ou des fausses cartes de crédit/débit.Inutile de vous embêter à essayer d’obtenir de l’argent de ces personnes dont les paiements ne sont pas compensés par la banque.
- Vous n’avez pas de frais pour les paiements par carte, ce qui réduit votre bénéfice net sur chaque transaction.Ces frais sont particulièrement difficiles lorsque la transaction est petite.
Inconvénients expliqués
- Beaucoup de gens n’emportent pas beaucoup d’argent liquide sur eux.Les jeunes acheteurs, en particulier, n’ont souvent pas d’argent liquide sur eux. Vous risquez de perdre une vente si vous n’acceptez pas leurs cartes de débit, même pour une tasse de café.
- Avoir beaucoup d’argent liquide sous la main peut constituer un risque pour la sécurité.Assurez-vous d’effectuer des dépôts quotidiens si vous effectuez de nombreuses transactions en espèces chaque jour.
- Les clients utilisant une carte de crédit ont tendance à dépenser davantage.Cela peut augmenter vos profits, même si vous devez payer des frais de transaction par carte.
Accounting for Cash Transactions
Chaque transaction dans une entreprise doit être enregistrée et tous les revenus, y compris les revenus en espèces, doivent être déclarés à l’IRS et des impôts doivent être payés sur ces revenus. Si votre entreprise accepte le paiement en espèces de biens ou de services, vous devez disposer d’un moyen d’enregistrer ce paiement en espèces. Un bon ou un bloc-notes de reçus de caisse est un type de document que vous pouvez utiliser : vous devriez pouvoir les trouver dans votre magasin de fournitures de bureau local.
Garder une trace des paiements en espèces que vous avez effectués est une bonne chose. Être en mesure de documenter davantage de transactions de dépenses peut augmenter vos déductions pour dépenses d’entreprise et réduire votre revenu net d’entreprise à des fins fiscales. Ces paiements constituent des dépenses professionnelles et sont déductibles sur votre déclaration de revenus professionnelle, mais uniquement si vous les enregistrez. Même les petits paiements peuvent être récupérés grâce à un système de petite caisse.
Note
Payer quelqu’un en argent, en biens, en biens ou en services peut être une transaction imposable. Par exemple, toutes les opérations de troc sont imposables.
Payer les employés en espèces
Payer des employés en espèces n’est pas illégal, mais vous devez les enregistrer comme les autres transactions de paie. Il est illégal de ne pas déclarer et payer les charges sociales.
Le fait de ne pas déclarer les revenus des salariés de la Sécurité sociale prive ces travailleurs des prestations de retraite. Les travailleurs dont le salaire ne peut être vérifié ne sont pas éligibles aux indemnisations des accidents du travail ou aux allocations de chômage. L’IRS affirme que les impôts sur l’emploi sont dus même si les employés sont payés en espèces. Ils utiliseront les informations disponibles pour déterminer quels paiements sont dus.
Note
Payer des employés « au noir » (en espèces dans le but d’éviter de payer des charges sociales) est illégal et pourrait donner lieu à des poursuites pénales.
Les entreprises de paiement en espèces et l’IRS
Un problème majeur avec les entreprises de paiement en espèces est la déclaration des revenus à l’IRS. Une entreprise de trésorerie qui déclare une perte pendant de nombreuses années peut faire l’objet d’un audit IRS. L’IRS utilise des moyennes et des références du secteur pour rechercher les entreprises dont les revenus sont inférieurs à ces moyennes. Les audits de l’IRS se concentrent sur les revenus sous-déclarés et il est difficile de documenter un résultat négatif. Comment prouver à l’IRS que vous n’avez pas encaissé d’argent liquide dans votre entreprise ?
Bien qu’il y ait certains avantages pour une petite entreprise d’accepter et de payer en espèces, ces transactions en espèces doivent être documentées. En plus des problèmes évoqués ci-dessus, vendre une entreprise au comptant peut être difficile car la valeur de la clientèle et des dettes ne peut être mesurée.
Foire aux questions (FAQ)
Quelles entreprises fonctionnent uniquement en espèces ?
Même si les entreprises fonctionnant uniquement en espèces sont de plus en plus rares, elles existent toujours. Par exemple, certains vendeurs sur les marchés aux puces, les foires artisanales et les marchés de producteurs peuvent payer uniquement en espèces.
Pouvez-vous gérer une entreprise en espèces ?
Oui, vous pouvez. Si vous choisissez de gérer une entreprise en espèces, n’oubliez pas que vous devez toujours déclarer à l’IRS les paiements en espèces effectués par les clients et tout salaire en espèces que vous versez à vos employés.
Les informations contenues dans cet article et sur ce site sont destinées à être générales et ne constituent pas des conseils fiscaux ou juridiques. Rien dans cet article ne doit être considéré comme conseillant aux propriétaires d’entreprise d’échapper à l’impôt en acceptant ou en payant en espèces. Discutez avec votre conseiller fiscal avant de prendre toute décision commerciale pouvant affecter les impôts ou des questions juridiques.
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