Préparez vos documents
Lorsque vous envoyez des lettres de motivation et des CV sous forme de pièces jointes à un e-mail, la première étape consiste à enregistrer votre CV et votre lettre dans le format de fichier approprié. Dans la plupart des cas, vos documents doivent être envoyés au format PDF ou Microsoft.
Voici comment enregistrer votre CV :
Enregistrer en tant que document Word
Si vous disposez d’un logiciel de traitement de texte autre que Microsoft Word, enregistrez votre CV au format Word (.doc ou .docx). “Fichier, Enregistrer sous” devrait être une option dans le programme de traitement de texte que vous utilisez.
Pour un document Google: cliquez sur “Fichier, Télécharger, Microsoft Word (.docx).”
Enregistrer au format PDF
Pour enregistrer vos documents au format PDF, en fonction de votre logiciel de traitement de texte, vous pourrez peut-être sélectionner “Fichier, Imprimer au format Adobe PDF” ou “Fichier, Enregistrer sous” et choisir l’option PDF.
Pour un document Google: cliquez sur Fichier, Télécharger, Document PDF (.pdf).
Programmes de conversion PDF
Si le logiciel de traitement de texte que vous utilisez ne dispose pas d’option de conversion, il existe des programmes que vous pouvez utiliser pour convertir un fichier en PDF.
L’enregistrement de documents au format PDF permet de garantir qu’aucune erreur de formatage n’apparaîtra si la personne qui ouvre les documents dispose d’un système d’exploitation différent du vôtre.
Utilisez votre nom comme nom de fichier
Utilisez votre nom comme nom de fichier, afin que l’employeur sache de qui il s’agit du CV et de la lettre de motivation, c’est-à-dire janakamalresume.docx et janakamalcoverletter.docx.
Note
Suivez les instructions dans l’offre d’emploi. De nombreux employeurs précisent comment ils souhaitent recevoir les documents de candidature. Si vous envoyez un format autre que celui demandé par l’entreprise, votre candidature pourrait ne pas être prise en considération.
Rédiger une lettre de motivation par e-mail
Une fois que vous avez enregistré votre CV et votre lettre de motivation et qu’ils sont prêts à être envoyés, l’étape suivante consiste à rédiger une lettre de motivation par e-mail à envoyer avec vos documents.
Exemple de lettre de motivation par e-mail
Voici un exemple de message électronique pour accompagner un CV et une lettre de motivation ci-joints.
Sujet: Jana Kamal – Poste de directrice marketing adjointe
Cher responsable du recrutement,
Je suis très intéressé à postuler pour le poste de Sales Trainee répertorié sur Indeed.
J’ai joint mon CV et ma lettre de motivation. Si je peux fournir des informations supplémentaires, veuillez me le faire savoir.
Merci beaucoup pour votre considération et j’attends avec impatience de vos nouvelles.
Respectueusement,
Jana Kamal
[email protected]
555-123-4567
linkedin.com/in/janakamal
Options d’envoi de votre e-mail
Vous pouvez soit rédiger votre lettre de motivation directement dans le message électronique, soit joindre une copie de votre lettre de motivation. Quoi qu’il en soit, il est important de suivre les instructions figurant dans l’offre d’emploi lorsque vous envoyez par courrier électronique votre lettre de motivation et votre curriculum vitae, sinon votre candidature pourrait ne pas être prise en compte.
Tout d’abord, ouvrez votre compte de messagerie. Cliquez ensuite sur « Message » en haut à gauche de l’écran ou cliquez sur « Fichier, Nouveau, Message ».
Vous pouvez soit saisir votre lettre de motivation directement dans le message électronique, la copier et la coller à partir d’un document de traitement de texte dans un courrier électronique, soit si l’entreprise demande une pièce jointe, envoyer votre lettre de motivation avec le message électronique.
Note
Soyez bref et précis. Votre lettre de motivation électronique ne doit pas dépasser deux ou trois courts paragraphes.
Inclure une ligne d’objet
La ligne d’objet est l’une des parties les plus importantes des e-mails que vous envoyez pour postuler à des emplois. Assurez-vous que votre message électronique comprend un objet qui explique au lecteur qui vous êtes et pour quel emploi vous postulez.
Ajoutez un objet au message électronique avant de commencer à l’écrire. De cette façon, vous n’oublierez pas de l’inclure par la suite.
Sujet:Jana Kamal – Poste de directrice marketing adjointe
Ajouter une signature
Il est important d’inclure une signature électronique avec vos coordonnées afin que l’entreprise puisse vous joindre facilement. Incluez votre nom complet, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone dans votre signature électronique, afin que le responsable du recrutement puisse voir, en un coup d’œil, comment vous contacter.
Pour ajouter votre signature à votre e-mail, cliquez sur “Fichier, Insérer, Signature” si vous avez enregistré une signature que vous utilisez pour la recherche d’emploi.
Si vous n’avez pas créé de signature email, saisissez vos coordonnées (nom, adresse e-mail, téléphone) au bas de votre message.
Jana Kamal
555-123-4567
[email protected]
linkedin.com/in/janakamal
Joindre un CV et une lettre de motivation
Une fois votre e-mail prêt à être envoyé, vous devrez joindre votre CV et votre lettre de motivation à votre message. Voici comment procéder :
Microsoft Outlook : Cliquez sur “Insérer, Joindre un fichier”. Microsoft Outlook affichera une liste de fichiers dans le dossier de fichiers par défaut de votre ordinateur. Si vos fichiers sont stockés dans un autre dossier, cliquez sur le dossier approprié.
Gmail : Cliquez sur l’image du trombone (« joindre des fichiers ») pour ajouter vos documents au message.
Cliquez pour sélectionner le fichier que vous souhaitez ajouter à votre message électronique et cliquez sur “Insérer” pour joindre le document à votre message électronique.
Relisez et envoyez une candidature à un emploi
Avant de cliquer sur Envoyer, assurez-vous de relire votre e-mail pour vérifier la grammaire et l’orthographe. Vérifiez que vous avez ajouté un objet et votre signature au message.
Envoyez-vous ensuite un message test pour vous assurer que toutes les pièces jointes arrivent et que votre message électronique est parfait.
Enfin, envoyez une copie du message à vous-même, ainsi qu’à l’entreprise, afin d’en avoir une copie pour vos dossiers. Ajoutez-vous en Cci (copie carbone invisible) en cliquant sur “Cci” et en ajoutant votre adresse e-mail.
Cliquez ensuite sur « Envoyer » et votre lettre de motivation et votre curriculum vitae seront envoyés à l’employeur.
Postuler à un emploi en ligne
En plus de postuler à des emplois par e-mail, vous devrez probablement également postuler à des emplois directement en ligne. De nombreux employeurs, en particulier les grandes entreprises, utilisent des systèmes de suivi des candidats (également appelés systèmes de gestion des talents) pour suivre et gérer les candidatures.
Soyez prêt à télécharger votre curriculum vitae et votre lettre de motivation dans le format demandé par un employeur. Le système de candidature fournira des instructions sur la manière de postuler et de télécharger vos documents.
