De nombreux couples mariés travaillent ensemble dans leur entreprise et parfois l’un des conjoints travaille sans salaire ni avantages sociaux. Mais si votre conjoint travaille régulièrement, vous pouvez envisager de l’inscrire sur la liste de paie en tant qu’employé officiel pour plusieurs raisons. Il y a certains avantages – et inconvénients – à classer votre conjoint comme employé.
Points clés à retenir
- L’IRS définit votre conjoint comme un employé s’il est sous la direction et le contrôle de vous, le propriétaire.
- Il existe divers avantages auxquels votre conjoint peut accéder s’il est inscrit sur la liste de paie en tant qu’employé.
- Les inconvénients monétaires de l’embauche de votre conjoint en tant qu’employé sont les mêmes que ceux de l’embauche de tout autre employé.
Mettre votre conjoint sur la liste de paie
Si vous avez un conjoint qui souhaite vous aider et que vous disposez de suffisamment d’argent provenant de l’entreprise et d’autres sources, il peut être tentant de faire travailler votre conjoint dans l’entreprise mais pas en tant qu’employé.
Votre conjoint peut également être copropriétaire de l’entreprise et recevoir des dividendes (si l’entreprise est une société) ou une part du revenu net d’une société de personnes ou d’une LLC. Dans ce cas, si votre conjoint travaille au quotidien dans l’entreprise, vous pouvez décider de ne pas verser de salaire à cette personne en plus de l’argent reçu en tant que propriétaire.
Note
Si vous et/ou votre conjoint possédez plus de 2 % d’une société S, certains des avantages du « conjoint en tant qu’employé » peuvent ne pas vous être offerts ou ils peuvent être différents.
Employé ou propriétaire ? Comment l’IRS le voit
Si l’un de vous contrôle l’entreprise et prend des décisions de gestion et que l’autre conjoint est sous la direction et le contrôle de l’autre, l’IRS considère cela comme une relation employeur-employé.
Mais si vous avez tous les deux voix égale dans l’entreprise, que vous fournissez des services « sensiblement égaux » à l’entreprise et que vous apportez tous deux du capital à l’entreprise, l’IRS considère cela comme un partenariat et vous devez payer des impôts en tant que partenariat, même si vous n’avez pas d’accord de partenariat formel.
Les avantages dont votre conjoint peut bénéficier en tant qu’employé
Votre conjoint peut bénéficier de certains avantages lorsqu’ils sont inclus dans votre paie, mais ils peuvent avoir des implications fiscales pour votre famille ou votre entreprise.
Crédit de sécurité sociale pour les conjoints salariés
Si votre conjoint travaille gratuitement dans votre entreprise, il n’accumule pas de crédit auprès de la sécurité sociale. Mais embaucher votre conjoint en tant qu’employé signifie qu’il recevra des crédits de sécurité sociale lui permettant de percevoir un revenu de sécurité sociale à la retraite. Bien entendu, cela signifie également que l’impôt FICA (Sécurité sociale/Medicare) sera retenu sur le salaire de votre conjoint et que l’entreprise devra également cotiser à ce compte.
Impôts sur les conjoints et les employés et charges sociales
En plus de retenir et de payer les impôts FICA en fonction du revenu de votre conjoint, vous devez également retenir les impôts sur le revenu fédéraux et (le cas échéant) des États sur les chèques de paie de votre conjoint. Mais vous n’êtes pas obligé de payer l’assurance-chômage pour votre conjoint.
Prestations de retraite
Si votre entreprise dispose d’un régime de retraite (à cotisations définies) qualifié par l’IRS, votre conjoint/employé qui travaille peut recevoir des prestations de retraite. Les cotisations annuelles de votre entreprise au régime et les autres ajouts (à l’exclusion des gains) au compte d’un participant ne peuvent pas dépasser le moindre des montants suivants.
- 100% de la rémunération du participant.
- 61 000 $ en 2022.
Couverture d’assurance maladie pour les conjoints/employés
Si votre entreprise offre une couverture d’assurance maladie à ses employés, vous trouverez peut-être moins cher de couvrir votre conjoint en tant qu’employé plutôt qu’en tant que personne à charge dans le cadre de votre couverture en tant qu’employé/propriétaire.
Le coût des primes payées par l’entreprise pour l’assurance maladie de votre conjoint est déductible pour l’entreprise et les paiements de votre entreprise ne sont pas considérés comme des salaires et ne sont pas soumis à la sécurité sociale, à l’assurance-maladie ou à la retenue d’impôt fédéral sur le revenu.
Note
Vous voudrez peut-être également examiner l’impact de l’embauche de votre conjoint sur le crédit d’impôt pour soins de santé offert aux petites entreprises qui paient l’assurance maladie de leurs employés.
Voyage d’affaires avec conjoint/employés
Si votre conjoint/employé a une raison légitime de voyager avec vous lors de voyages d’affaires, vous pouvez déduire les frais de déplacement de votre conjoint comme dépense professionnelle, mais seulement si :
- Votre conjoint est un employé rémunéré et
- Votre conjoint a un objectif professionnel en faisant ce voyage.
Vous devez être en mesure de justifier du motif pour lequel votre conjoint vous accompagne en déplacement professionnel en tant que salarié. La raison doit être liée à la position de votre conjoint au sein de l’entreprise. « Détenir vos bagages » ne compte pas comme une raison légitime pour que votre conjoint fasse ce voyage en tant que salarié, mais si votre conjoint est le responsable marketing et que vous vous rendez à un salon professionnel, cela pourrait être légitime.
Assurance vie et autres avantages pour le conjoint/employé
Votre conjoint/employé peut bénéficier de tous les avantages accordés aux autres employés, y compris l’assurance-vie fournie par l’employeur. Les primes d’assurance vie temporaire collective jusqu’à 50 000 $ ne sont pas imposables pour les employés et sont déductibles à titre de dépenses d’entreprise.
Quels sont les inconvénients de traiter mon conjoint comme un employé ?
Le principal coût du traitement d’un conjoint comme d’un employé est celui de tout employé. Ces frais de personnel comprennent :
- les coûts des taxes sur l’emploi, y compris le montant de la taxe FICA qui doit être payé par votre entreprise.
- les coûts liés à l’octroi d’avantages sociaux à votre conjoint, y compris les coûts liés à l’inscription d’un employé conjoint au régime de soins de santé de l’entreprise.
Note
Comme pour tout autre employé, les coûts ci-dessus sont déductibles en tant que dépenses professionnelles par l’entreprise.
Si votre entreprise est une société, tenez compte de la différence entre votre tranche d’imposition des particuliers et celle des sociétés lorsque vous évaluez l’effet de l’embauche de votre conjoint comme employé. En d’autres termes, regardez la différence entre le revenu de votre conjoint en tant qu’employé et les coûts d’embauche et de paiement pour l’entreprise.
Un inconvénient potentiel peut également être les problèmes qui surviennent en cas de divorce. Si votre conjoint travaille dans votre entreprise et que vous décidez de divorcer, vérifiez auprès de votre conseiller fiscal et de votre avocat les problèmes potentiels qui pourraient devoir être résolus.
Traiter votre conjoint-employé comme les autres employés
Si vous décidez d’inscrire votre conjoint sur la liste de paie en tant qu’employé, vous devez le traiter comme un employé à tous égards :
- Donnez à votre conjoint un titre et un salaire approprié pour ce titre.
- Demandez à votre conjoint de remplir tous les formulaires de nouvelle embauche et autorisations de paie requis, comme tout autre nouvel employé. Apprenez-en davantage sur les formulaires de nouvelle embauche que vous devriez demander à votre conjoint de remplir.
- Effectuez toutes les déductions et retenues requises sur le salaire de votre conjoint, y compris la retenue d’impôt fédéral sur le revenu et les déductions FICA.
- Incluez votre conjoint/employé dans toutes les couvertures d’avantages sociaux offertes aux autres employés.
- Vous devriez être en mesure de prouver que votre conjoint effectue réellement le travail pour lequel il est payé.
- Si votre conjoint est également dirigeant ou propriétaire de votre entreprise, séparez les tâches salariées de toute activité de propriété.
Clause de non-responsabilité:Cet article est destiné à fournir des informations générales et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Chaque situation est différente et les lois fiscales changent. Avant d’embaucher votre conjoint comme salarié, discutez de votre situation particulière avec vos conseillers fiscaux et juridiques.
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