Comment créer votre entreprise en tant qu’entité distincte

La définition d’une entité distincte est facile à comprendre, mais, comme on dit, le diable se cache dans les détails. Une entité distincte est une entreprise distincte légalement et financièrement de son ou ses propriétaires.

En termes d’activité quotidienne, une entité distincte fonctionne séparément du propriétaire, avec un compte bancaire et des transactions distincts, achetant et vendant des produits ou des services ou les deux, et recevant et payant son propre argent. Tout ce qui est fait par l’entité commerciale est distinct de ce qui est fait par le(s) propriétaire(s) individuel(s).

Pourquoi devrais-je faire de mon entreprise une entité distincte ?

Vous pouvez légalement créer n’importe quel type d’entreprise, mais la principale raison de créer une entité distincte est de séparer la responsabilité de l’entreprise de celle du ou des propriétaires individuels. Une entreprise ou un particulier peut être tenu responsable des dettes ainsi que des poursuites pour négligence ou actions illégales.

Comptabilisation des entités commerciales distinctes

Les concepts de comptabilité d’entreprise fonctionnent sur le principe selon lequel une entité commerciale est distincte du ou des propriétaires en tant qu’entités personnelles. Par exemple:

• Si un propriétaire d’entreprise prête ou investit de l’argent dans l’entreprise, cet argent est enregistré comme un prêt ou des capitaux propres provenant d’une source extérieure.
• si une entreprise est propriétaire d’un immeuble et qu’un propriétaire souhaite louer un espace de bureau dans cet immeuble, il doit payer un loyer comme tout le monde et enregistrer le loyer comme revenu de l’entreprise.

La comptabilisation de chaque entreprise en tant qu’entité distincte est nécessaire pour :

• Mesurer la performance de l’entreprise, en termes de profit et de flux de trésorerie
• Auditer les dossiers commerciaux
• Taxer chaque entité commerciale séparément
• Comparez les dossiers financiers avec d’autres entreprises du secteur

Avantages juridiques et de responsabilité d’une entité distincte

Le concept de protection en matière de responsabilité est important car la plupart des gens ne peuvent pas se permettre une responsabilité plus élevée encourue par une entreprise.

Le concept d’entité distincte peut être trouvé dans le terme « protection d’entreprise » ou « voile d’entreprise », ce qui signifie que la société (ou autre entité distincte) est à l’abri de toute responsabilité. Si l’entreprise est une entité distincte, ce bouclier ou ce voile ne peut pas être percé. Ce concept s’applique dans plusieurs situations, notamment :

• Les plaignants ne peuvent pas tenir les actionnaires personnellement responsables des actes de la société.
• Les créanciers ne peuvent pas intenter de poursuites contre les propriétaires d’entreprises qui sont des entités distinctes.
• Les entreprises ne peuvent pas mélanger les actifs personnels et professionnels.

Par exemple, vous pouvez limiter votre responsabilité en souscrivant une assurance responsabilité civile, mais pourquoi devriez-vous, en tant qu’individu, payer une assurance responsabilité civile pour votre entreprise ? Si votre entreprise n’est pas créée en tant qu’entité distincte, vous aurez besoin d’une protection responsabilité civile bien plus importante, à un coût plus élevé.

Quelques exemples :

• Si votre entreprise fabrique et vend des produits, une responsabilité du fait des produits est impliquée si un client est blessé ou tombe malade suite à l’utilisation d’un produit.
• Si votre entreprise a des employés, elle est responsable de toutes sortes de poursuites, y compris les plaintes pour discrimination et harcèlement, ainsi que les blessures et accidents des employés.

Si vous ne séparez pas clairement l’entité distincte, vous pourriez personnellement être responsable de toute poursuite ou jugement contre l’entreprise. Cela peut signifier une faillite personnelle ou la vente de vos biens personnels pour payer des poursuites.

Quels types d’entreprises sont des entités distinctes ?

Tous les types d’entreprises, à l’exception des entreprises individuelles, doivent s’enregistrer auprès d’un État pour pouvoir faire des affaires. L’enregistrement auprès de l’État ne signifie pas que l’entreprise est une entité distincte.

Une société est une entité distincte. L’entreprise s’enregistre auprès d’un État et maintient ses activités distinctes par le biais de ses transactions et de ses documents de propriété. Tous les types de sociétés (y compris les sociétés S, les sociétés professionnelles et les sociétés de services professionnels) sont des entités distinctes.

Une société à responsabilité limitée (LLC) est également une entité distincte car les propriétaires de la LLC (appelés membres) voient leur responsabilité limitée à leur contribution à l’entreprise.

Les sociétés de personnes peuvent être des entités distinctes et avoir une responsabilité limitée, selon le type de société de personnes choisi. Dans une société en nom collectif, les associés sont chacun personnellement responsables des dettes et des poursuites contre la société. Toutefois, certains types spécifiques de sociétés de personnes sont désignées comme ayant une responsabilité limitée et constituent des entités distinctes. Vous pourrez peut-être former une société en commandite ou une société à responsabilité limitée (LLP) en tant qu’entité distincte.

Une entreprise individuelle n’est pas une entité distincte. L’entreprise individuelle est une seule personne, et cette personne et l’entreprise sont considérées ensemble. Les dettes et responsabilités juridiques incombent à l’entreprise et au particulier.

Comment puis-je garder mon entité commerciale séparée ?

Même si vous avez créé votre entreprise en l’enregistrant auprès de votre État, ce n’est que le début. L’entreprise doit être gérée au quotidien. Il est donc tout à fait évident pour l’IRS et le système juridique que l’entreprise est une entité distincte.

Il existe plusieurs façons de configurer la tenue des dossiers, la comptabilité et d’autres processus de votre entreprise afin qu’ils soient distincts de vos transactions personnelles.

Les premières choses dont vous avez besoin sont un compte courant professionnel distinct et un numéro d’identification fiscale professionnel appelé numéro d’identification d’employé (EIN). Ce numéro est comme un numéro de sécurité sociale pour une entreprise. Il est facile de demander un EIN en ligne.

Ensuite, assurez-vous que toutes les transactions entre vous personnellement et l’entreprise établissent votre entreprise en tant qu’entité distincte.

Tout argent que vous retirez ou investissez dans l’entreprise doit être accompagné d’une documentation écrite :

• Si vous vous payez à partir de l’entreprise, cela devrait être sous la forme d’un tirage au sort du propriétaire, avec un chèque d’entreprise.
• Si vous vous payez en tant qu’employé, utilisez le même processus de paiement et les mêmes documents que pour les autres employés, y compris la retenue et le paiement des impôts sur l’emploi.

• Si vous investissez de l’argent dans l’entreprise, cela doit être sous forme de prêt (avec documents de prêt) ou d’investissement (avec certificats d’actions et autres documents appropriés). Vous devez également verser tous les paiements de dividendes comme vous le feriez pour les autres actionnaires.
• Séparez les paiements d’impôts des entreprises et des particuliers. Par exemple, payez la préparation des déclarations de revenus de votre entreprise et de vos impôts sur le revenu des particuliers avec des chèques distincts, même s’ils figurent tous les deux sur votre déclaration personnelle.
• Si vous ou un autre propriétaire détenez des actifs (comme un bâtiment ou un véhicule) utilisés par cette entreprise, vous devrez enregistrer les paiements de la même manière que toute autre entité distincte. Par exemple, si l’entreprise loue un espace dans un immeuble que vous possédez, assurez-vous que les paiements mensuels de location sont enregistrés pour indiquer les dépenses de l’entreprise et les revenus sur votre compte bancaire personnel ou sur un autre compte distinct de cette entreprise.

Conclusion

Le concept d’entité distincte est important, alors assurez-vous de créer un bon système comptable et d’utiliser le système à des fins de tenue de registres et en cas d’audit.

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