Il est important de créer la bonne réponse en cas d’absence du bureau, surtout en cas de congé parental. Le message crée une limite personnelle qui avertit l’expéditeur que vous ne serez pas disponible pendant votre congé et l’informe des personnes à contacter pendant votre absence. Mettre cela en place tôt peut vous permettre de rédiger une note pertinente. Vous vous sentirez confiant dans votre message et vos collègues et clients se sentiront pris en charge.
Points clés à retenir
- Un message clair sur le congé parental en cas d’absence du bureau fixe des limites et des attentes claires.
- Écrivez votre message de congé parental des semaines ou des mois avant votre absence prévue.
- Rédiger tôt un message de congé parental vous donnera le temps de le rédiger soigneusement, et il sera en place au cas où vous deviez partir plus tôt.
- Utilisez notre modèle pour vous aider à rédiger votre propre message d’absence du bureau concernant le congé parental.
Apprenez-en davantage sur l’importance de votre message et pourquoi vous devriez prévoir du temps pour y travailler.
Un message d’absence du bureau sur le congé parental définit les attentes
Le congé parental que vous prenez après la naissance de votre bébé est privé et très spécial. Les moments passés avec votre nouveau-né ne pourront jamais être récupérés, et le congé parental est connu pour être bénéfique pour la santé et le bien-être des parents et du nourrisson, ainsi que pour la sécurité de la famille en général.Il est donc important de protéger cette période de votre vie.
Vous savez ce que ça fait de recevoir un e-mail professionnel pendant ses vacances. Vous vous sentez obligé d’envoyer une réponse rapide. Mais en congé parental, on n’a pas vraiment le temps pour ça. En outre, cette réponse rapide peut se transformer en un problème plus important à résoudre.
Mais après la naissance d’un enfant, vous accueillez un nouveau membre dans votre famille. Cette période de rapprochement sera remplie de nuits blanches, d’horaires imprévisibles, de récupération, de rendez-vous chez le médecin, de visiteurs et bien plus encore. Il y aura beaucoup de changements que vous devrez gérer. Écrire des e-mails et répondre à des crises au travail dans ces conditions n’est pas juste envers vous, ni envers vos collègues de travail.
Note
Votre message d’absence du bureau concernant votre congé parental vous protégera des interruptions de travail, ainsi que des e-mails mal pensés.
Fixer des limites est important pendant cette période. Pour vous aider à mettre votre vie professionnelle entre parenthèses, établissez que votre nouveau-né est votre priorité absolue. Lorsque vous créez le bon message d’absence du bureau, les gens comprendront quelle est votre priorité actuelle et respecteront les limites qu’elle fixe.
Alors, comment créer un message pour aider à protéger un moment aussi spécial ?
Réfléchissez à votre message d’absence du bureau
Vers le milieu de la grossesse, commencez à travailler sur le message d’absence du bureau. Si vous avez la possibilité d’enregistrer un titre pour cela, titrez-le “Congé parental – Absent du bureau”.
Note
Préparer le message à l’avance vous donne plus de contrôle sur ce que dira votre message.
Vous êtes celui qui sait comment faire votre travail, qui assumera vos responsabilités et quand vous pourrez revenir au bureau. Décidez si vous souhaitez inclure une date ou une semaine de retour au travail spécifique, ou envisagez de ne pas mentionner de date en cas de doute. Si vous n’indiquez pas de personne spécifique que l’expéditeur peut contacter, décidez si vous souhaitez fournir l’adresse e-mail et/ou le numéro de téléphone de votre responsable.
Rédiger le message tôt vous fait gagner du temps, à vous, à votre employeur et à vos contacts. Vous devrez peut-être quitter le bureau de façon inattendue (pour accoucher). Avoir un message préparé donne à votre administrateur informatique ou à votre responsable un message à utiliser, plutôt que d’essayer d’en rédiger un eux-mêmes. L’absence de message pré-écrit peut également entraîner de la confusion ou des malentendus avec les clients, surtout si vous êtes absent pendant une période prolongée.
Informez votre responsable lorsque votre message est terminé. Ils apprécieront probablement que vous soyez préparé à votre départ, et ils auront une chose de moins à faire pour vous soutenir.
Que faut-il inclure dans votre message sur le congé parental
Vous trouverez ci-dessous un exemple de message d’absence du bureau que vous pouvez utiliser. Une fois que vous avez activé le message dans votre logiciel de messagerie, il répondra automatiquement à tous les e-mails qui vous seront envoyés pendant une heure spécifiée.
C’est à vous de décider si vous souhaitez informer les destinataires où vous vous trouvez. Vous pouvez simplement dire que vous êtes absent du bureau ou annoncer que vous êtes en congé parental. Vous pouvez également utiliser une variante de ce message électronique pour des vacances prolongées ou des voyages d’affaires. Ou même si vous prenez un congé parental pour autre chose que la naissance d’un enfant, comme vous occuper d’un enfant malade.
Là où vous voyez (parenthèses), insérez les mots ou expressions appropriés à votre situation.
Exemple de message électronique pour congé parental en cas d’absence du bureau (version texte)
Merci pour ton e-mail. Je suis absent du bureau en congé parental jusqu’au (date à laquelle vous prévoyez de revenir).
Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, veuillez contacter (nom du collègue qui vous couvre, avec ses coordonnées, l’e-mail de votre responsable ou un numéro de téléphone).
(Si vous couvrez certains projets, indiquez le nom du projet et la personne qui vous couvre).
Si votre problème n’est pas urgent, je répondrai à votre e-mail à mon retour.
Cordialement,
(Votre nom)
