En tant que propriétaire d’une petite entreprise, l’une de vos responsabilités les plus importantes en matière de paie est de vous assurer que les charges sociales fédérales sont déposées conformément aux exigences de l’IRS.
Le processus de paie comprend :
- Calculer et établir les salaires
- Comptabilisation des sommes retenues sur ces chèques de paie
- Effectuer des dépôts d’impôts retenus sur les chèques de paie
- Déclaration des impôts retenus et des dépôts effectués
Cet article vous donne les bases de la partie dépôt de ce processus.
Points clés à retenir
- Le calendrier des dépôts de charges sociales dépend de la taille de la masse salariale de votre entreprise, sur la base des informations du formulaire IRS 941, la déclaration trimestrielle des salaires et des impôts.
- Votre calendrier de dépôts peut être bihebdomadaire si votre masse salariale est plus importante, ou mensuellement si votre masse salariale est plus petite.
- Vous devez effectuer des dépôts en utilisant un système de transfert électronique de fonds approuvé par l’IRS, sauf si votre impôt dû pour le trimestre est inférieur à 2 500 $.
Que sont les charges sociales ?
Tout d’abord, définissons ce que l’on entend par « charges sociales ». Ce sont les impôts que vous devez payer sur votre masse salariale (les montants que vous versez aux employés pour le travail qu’ils ont effectué). Les charges sociales sont déclarées et payées via le formulaire IRS 941, le rapport trimestriel sur les salaires et les impôts requis pour tous les employeurs.Ces taxes sont :
- Impôts fédéraux sur le revenu (FIT): Ce sont des impôts que vous retenez sur les salaires de vos employés. Le FIT paie les dépenses fédérales telles que la défense, l’éducation, les transports, l’énergie et l’environnement, ainsi que les intérêts de la dette fédérale.
- Taxes FICA (taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie): Il s’agit des impôts que vous retenez sur les salariés et du montant correspondant que vous avez mis de côté pour être payé par votre entreprise. FICA signifie Loi fédérale sur les cotisations d’assurance.
Note
L’IRS utilise le terme « impôts sur l’emploi » pour désigner les impôts fédéraux sur le revenu, les impôts FICA et les impôts fédéraux sur le chômage (FUTA). Les employeurs paient et déclarent les impôts FUTA séparément des charges sociales : vous ne retenez pas cet impôt sur le salaire des employés.
Comment l’IRS détermine les dates de dépôt des charges sociales
Vous ne pouvez pas déposer de charges sociales quand vous le souhaitez. Votre calendrier et votre fréquence sont basés sur une période de rétrospection. Voici les étapes pour trouver les dates de dépôt de paie correctes pour votre entreprise :
Trouver la période d’analyse: La période de rétrospection est la période que vous utilisez pour déterminer si vous déposez vos impôts sur une base mensuelle ou bihebdomadaire. Votre obligation fiscale pendant la période rétrospective détermine le calendrier que vous devez suivre. La période d’analyse si vous utilisez le formulaire 941 commence le 1er juillet d’une année civile et se termine le 30 juin de l’année civile suivante.
Note
La période rétrospective pour 2023 serait la période de 12 mois se terminant le 30 juin 2022.
Trouvez le montant de votre obligation fiscale totale au cours de la période de rétrospection: La meilleure façon de connaître les montants de vos charges sociales payés au cours de la période de rétrospection est de consulter votre formulaire 941 (Déclaration trimestrielle de salaires et d’impôts) pour chaque trimestre de la période de rétrospection.
Passez à la ligne 12 (total des taxes après ajustements et crédits).
- Si vous avez déclaré 50 000 $ ou moins d’impôts pour la période rétrospective, vous êtes un déposant mensuel.
- Si vous avez déclaré plus de 50 000 $, vous êtes un déposant bihebdomadaire.
- Si vous êtes un nouvel employeur et que vous n’aviez pas d’employés pendant la période rétrospective, vous êtes un déposant mensuel pour la première année civile de votre entreprise.
Dates d’échéance des dépôts de charges sociales
Les dépôts mensuels doivent être effectués au plus tard le 15e jour du mois suivant celui au cours duquel vous avez payé les employés. Par exemple, si vous avez payé des salariés en juillet, vous devez effectuer un dépôt au plus tard le 15 août.
Les dates d’échéance des dépôts bihebdomadaires sont déterminées par jour de paie :
- Si le jour de paie tombe un samedi, dimanche, lundi ou mardi, déposez les taxes avant le vendredi suivant.
- Si le jour de paie tombe un mercredi, un jeudi ou un vendredi, déposez les taxes avant le mercredi suivant.
Il existe une règle spéciale pour les montants importants d’impôts dus, appelée règle du dépôt le lendemain. Si votre obligation fiscale sur les salaires est de 100 000 $ ou plus, vous devez déposer les impôts le lendemain de l’accumulation de cette obligation, et vous devez continuer à effectuer des dépôts le lendemain pour le reste de cette année et l’année suivante.
Pénalités de dépôt de paie
Vous devez déposer 100 % de l’impôt que vous devez au plus tard à la date d’échéance. Vous pourriez être pénalisé si vous déposez moins que le montant requis ou si vous envoyez ces paiements par la poste au lieu d’utiliser un système de dépôt électronique approuvé.
Il n’y a aucune pénalité pour les erreurs de dépôt si elles ne dépassent pas 100 $ ou 2 % du montant des taxes d’emploi à déposer. Vous devez rattraper Gesundmd avant un jour de rattrapage prédéfini pour éviter des pénalités supplémentaires.
Comment effectuer des dépôts de charges sociales fédérales
Vous pouvez payer avec le formulaire 941 si votre obligation fiscale totale pour le trimestre est inférieure à 2 500 $. Dans toutes les autres situations, vous devez effectuer un dépôt électronique en utilisant le système en ligne IRS EFTPS ou une autre méthode électronique approuvée par l’IRS.
Services de paie et logiciels de paie
Si tout ce travail vous semble écrasant, envisagez un service de paie ou un logiciel de paie. Un service de paie est une société externe qui prend en charge toutes vos fonctions de paie, y compris l’envoi de rapports et de paiements à leur échéance, pour les charges sociales fédérales et étatiques.
Le logiciel de paie peut vous aider avec tous les détails et effectuer les dépôts pour vous en vous connectant à votre compte de paie. Assurez-vous que le logiciel peut vous rappeler quand les paiements sont dus.
Note
Avoir un logiciel de paie ou un service de paie ne vous permet pas de connaître vos responsabilités fiscales auprès de l’IRS. Vous devez toujours savoir quels rapports et quels paiements sont dus et à quel moment.
Foire aux questions (FAQ)
Comment puis-je effectuer des dépôts de charges sociales fédérales ?
Vous devez effectuer les dépôts de charges sociales par transfert électronique de fonds (TEF). Vous ne pouvez pas envoyer de chèque à l’IRS pour ces dépôts. La plupart des entreprises utilisent le système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS) de l’IRS.
Vous devrez vous inscrire auprès du système pour commencer à effectuer des dépôts. Si vous ne souhaitez pas utiliser EFTPS, vous pourrez peut-être travailler avec votre institution financière, votre service de paie ou un autre service de confiance pour effectuer vos dépôts de charges sociales.
Où puis-je envoyer mon paiement 941 ?
Vous pourrez peut-être envoyer votre dépôt de charges sociales par courrier si le total de vos impôts dus est inférieur à 2 500 $ pour le trimestre en cours ou précédent et que vous n’avez pas reçu 100 000 $ d’impôts aucun jour pendant une période de dépôt. L’adresse postale de l’IRS dépend de l’état où se trouve votre entreprise. Voir les instructions pour le formulaire 941 (page 8) pour une liste de ces adresses.
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