Les employeurs du secteur des services ont une situation salariale et fiscale unique, car leurs employés reçoivent souvent des pourboires. Le client qui donne le pourboire et la personne qui reçoit le pourboire sont tous deux impliqués dans la transaction. Vous devez donc savoir comment gérer correctement les taxes et le paiement de cet argent si vous possédez une entreprise dans laquelle vos employés reçoivent des pourboires.
Points clés à retenir
- Les employés bénéficiant d’un pourboire sont ceux dont les revenus comprennent régulièrement et habituellement des pourboires d’au moins 20 $ par mois.
- Un employé doit vous signaler tous les pourboires en espèces qu’il reçoit s’il gagne 20 $ ou plus par mois.
- Les pourboires en espèces comprennent les pourboires reçus des clients directement ou ceux qui sont partagés avec d’autres employés, ainsi que les pourboires sur les cartes de crédit ou de débit données à l’employé.
- Vous et vos employés devez déclarer et payer des impôts sur les pourboires qu’ils reçoivent.
- Les règles fiscales relatives à la déclaration des pourboires peuvent être compliquées, vous voudrez peut-être consulter un professionnel pour vous assurer de bien faire les choses si c’est la première fois que votre entreprise est confrontée à cette situation.
Comment déclarer et payer des impôts sur les pourboires des employés ?
Vous devez d’abord collecter les rapports sur les revenus des pourboires des employés, des transactions par carte et d’autres sources. Incluez tous les revenus de pourboires sur les paiements de salaire de l’employé pour chaque paie.
Vous devez retenir l’impôt sur le revenu et les impôts FICA sur les pourboires dans votre calcul des paiements de salaire. Vous devez également payer à votre employeur la part des impôts FICA sur les pourboires. Le revenu des pourboires est également soumis à la fois au plafond maximum de la sécurité sociale et à la taxe supplémentaire Medicare.
Vous devez inclure les revenus et les retenues à la source des pourboires des employés dans tous vos rapports de charges sociales : formulaire 941, le rapport fiscal trimestriel, et formulaire 940, le rapport annuel d’impôt sur le chômage. Effectuez les dépôts de charges sociales comme requis sur la retenue à la source des pourboires et les taxes FICA.
Note
Conservez des enregistrements des rapports de pourboires des employés dans les dossiers des employés en cas d’audit.
Comment puis-je bénéficier d’un crédit de pourboire ?
La Fair Labor Standards Act vous permet, en tant qu’employeur, de bénéficier d’un crédit pour la différence entre le montant que vous payez à l’employé (un minimum de 2,13 $ de l’heure) et le montant du salaire minimum (7,25 $ de l’heure à compter d’août 2022).Le crédit de pourboire maximum serait donc de 5,12 $ l’heure. Ce crédit permet essentiellement de payer au salarié un salaire inférieur au salaire minimum, en prenant en compte ses pourboires comme salaire.
Vous devez fournir les informations suivantes aux employés avant d’utiliser le crédit de pourboire :
- Le montant du salaire en espèces que vous versez à l’employé qui reçoit un pourboire (au moins 2,13 $ de l’heure)
- Le supplément que vous réclamez sous forme de crédit de pourboire (pas plus de 5,12 $ de l’heure)
- Que le crédit de pourboire réclamé par votre entreprise ne peut excéder le montant des pourboires réellement reçus par l’employé bénéficiant du pourboire
- Que l’employé conserve tous les pourboires, à l’exception de ceux faisant partie d’un accord de mise en commun de pourboires valide limité aux employés qui reçoivent habituellement et régulièrement des pourboires, et
- Le crédit de pourboire ne s’appliquera à aucun employé bénéficiant d’un pourboire à moins que cet employé n’ait été informé de ces dispositions relatives au crédit de pourboire.
Vous devez payer à vos employés au pourboire au moins le salaire minimum de 7,25 $ et leur permettre de conserver tous les pourboires reçus si vous ne leur donnez pas cette information.
Que se passe-t-il si l’employé ne me déclare pas ses pourboires ?
Il est de la responsabilité de l’employé de déclarer ses pourboires à vous et à l’IRS. Vous n’êtes pas responsable de la part de l’employeur des impôts FICA jusqu’à ce que l’avis et la demande des impôts vous soient adressés par l’IRS.
Note
Ce tableau du ministère du Travail des États-Unis montre les exigences des États en matière de paiement du salaire minimum aux employés à pourboire à compter de janvier 2022.
Comment puis-je créditer des pourboires sur des cartes ?
Vous devez donner le montant du pourboire à l’employé lorsque les pourboires sont inclus dans les paiements par carte de crédit ou de débit. Sauf interdiction légale, vous pouvez réduire le pourboire du montant des frais de transaction facturés par une société émettrice de carte de crédit. Par exemple, vous pouvez donner à l’employé 4,85 $ (le pourboire moins les frais de transaction) si les frais de transaction par carte de crédit sont de 3 % et que le pourboire de l’employé est de 5 $.
Mais le ministère du Travail affirme que cette réduction ne peut pas ramener le salaire de l’employé à un niveau inférieur au salaire minimum et que vous devez rembourser l’employé le jour de paie suivant. Vous ne pouvez pas attendre de recevoir le remboursement de la société émettrice de la carte de crédit.
Comment le revenu des pourboires affecte-t-il le salaire total d’un employé ?
Tous les employés doivent recevoir au moins le salaire minimum, y compris les pourboires. Vous n’êtes pas autorisé à utiliser les pourboires des employés, sauf comme crédit sur le salaire minimum. Mais vous pouvez utiliser le montant du pourboire pour compenser ce que le ministère du Travail appelle le « salaire en espèces requis », qui est de 2,13 $. La différence entre le salaire en espèces requis et le salaire minimum de 7,25 $ en 2022 est supposée être compensée par les pourboires.
Note
Vous devez vous assurer qu’un employé bénéficiant d’un pourboire reçoit la totalité du montant de la rémunération des heures supplémentaires s’il effectue des heures supplémentaires et qu’il a droit à un taux de rémunération des heures supplémentaires.
Comment fonctionne le salaire en espèces requis
Vous devez d’abord payer à un employé qui reçoit un pourboire au moins 2,13 $ de l’heure avant que les pourboires soient pris en compte. Ensuite, les pourboires des employés vous sont signalés par l’employé. Les 2,13 $ plus les pourboires déclarés par l’employé devraient être au moins égaux au salaire minimum. Vous devez combler la différence si les deux montants ne correspondent pas au salaire minimum.
Certains États ont des taux de salaire minimum différents pour les employés bénéficiant d’un pourboire. Certains exigent que les employés reçoivent l’intégralité du salaire minimum avant les pourboires, tandis que d’autres États ont un salaire minimum en espèces requis plus élevé que le montant fédéral. Vous devez utiliser le montant du taux de salaire minimum de l’État si la loi sur le salaire minimum de l’État exige un montant supérieur au taux fédéral.
En quoi les pourboires et les frais de service sont-ils différents ?
Les pourboires sont des montants discrétionnaires donnés à quelqu’un en échange de services. Le pourboire est une coutume aux États-Unis, mais son utilisation varie à travers le monde. Les employés des services reçoivent un salaire suffisamment élevé pour que les pourboires ne soient pas couramment utilisés dans la plupart des pays européens.
Un paiement est considéré comme un « pourboire » si quatre conditions sont remplies :
- Le paiement doit être effectué selon la libre volonté du donateur. Ce n’est ni obligatoire ni contraint.
- Le client doit avoir le droit de déterminer le montant.
- Le paiement ne doit pas être négocié ou dicté par l’employeur.
- Le client a le droit de déterminer qui reçoit le paiement.
Ce n’est pas un pourboire si un restaurant ajoute un pourboire au prix d’un repas, comme cela pourrait être le cas pour les grands groupes. Il s’agit de frais de service. Des frais de service sont un montant requis. Peu importe comment l’entreprise l’appelle.
Voici quelques exemples de frais de service :
- Des frais pour un événement de banquet
- Frais de service en chambre d’hôtel
- Frais de service de bouteilles dans les discothèques ou les restaurants
Note
Les pourboires sont volontaires et versés directement au serveur, tandis que les frais de service sont des paiements obligatoires ajoutés au chèque ou payés aux employés.
De quelles manières les employés reçoivent-ils des pourboires ?
Les travailleurs reçoivent souvent des pourboires en espèces,comme de l’argent supplémentaire pour payer un chauffeur de taxi à qui on demande de « garder la monnaie », ou une somme laissée sur la table d’un restaurant. Un pourboire est généralement inclus lors d’une transaction par carte de débit ou de crédit, comme dans un restaurant.
Les pourboires peuvent être partagés ou mis en commun par différents employés. Vous avez peut-être vu un pot de pourboires dans un lave-auto. Vous avez probablement une politique sur la façon dont ces pourboires sont répartis si vous rencontrez une telle situation dans votre entreprise. Les frais de service peuvent également être considérés comme des pourboires mutualisés.
Le pool de pourboires de votre entreprise ne peut pas inclure des employés qui ne reçoivent généralement pas de pourboires, comme les lave-vaisselle, les cuisiniers, les chefs et les concierges.
Comment savoir quels pourboires un employé reçoit ?
Les employés sont tenus de tenir un registre quotidien des pourboires et de vous signaler régulièrement ces pourboires s’ils s’élèvent à 20 $ ou plus par mois. L’IRS exige un rapport avant le dixième jour du mois suivant.
Bien entendu, le salarié doit déclarer les pourboires sur sa déclaration de revenus individuelle. Ils doivent également déclarer les pourboires à des fins de calcul des taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie à l’aide du formulaire IRS 4137.
Note
Le ministère américain du Travail affirme qu’aux fins liées à la loi sur les salaires et les heures de travail (FLSA), les employés bénéficiant d’un pourboire sont ceux qui reçoivent habituellement et régulièrement plus de 30 dollars par mois en
conseils.Les pourboires de 20 $ ou plus par mois doivent être déclarés aux fins de l’impôt fédéral sur le revenu.
Le revenu des pourboires est-il imposable ?
Tous les pourboires totalisant 20 $ ou plus par mois sont soumis à l’impôt fédéral sur le revenu et à la taxe FICA (sécurité sociale et Medicare). Vous devez recevoir des informations sur ces pourboires afin de pouvoir les inclure sur le formulaire W-2 de l’employé.
N’oubliez pas que les pourboires sont également soumis à l’impôt supplémentaire Medicare pour les employés aux revenus plus élevés. Vous devez commencer à retenir l’impôt Medicare supplémentaire de 0,9 % lorsque la rémunération des employés atteint 200 000 $.
Les frais de service versés aux employés sont également imposables en tant que salaire régulier aux fins de l’impôt fédéral sur le revenu et de la FICA.
Note
Les pourboires sont la propriété du salarié. Vous ne pouvez pas leur retirer de pourboires, ni réduire leurs revenus pour compenser leurs pourboires.
Comment les pourboires sont-ils collectés et signalés ?
Le salarié conserve tous ses pourboires. Vous devez rembourser ces montants à l’employé si vous percevez les pourboires sur un débit de carte de crédit ou de débit.
Les pourboires groupés sont courants dans certains restaurants et autres services. Les employés divisent le montant mis en commun selon leurs propres arrangements et chaque individu vous déclare sa part du montant mis en commun. Les États ont des lois et des arrangements différents en matière de mise en commun des pourboires.
