Si votre entreprise vend un produit ou fournit un service imposable et si vous êtes dans un État de taxe de vente, vous devrez mettre en place un processus pour collecter et payer les taxes de vente et produire périodiquement des déclarations de taxe de vente.
Si votre entreprise vend ses produits en Alaska, au Delaware, au Montana, au New Hampshire ou en Oregon, aucune taxe de vente n’est facturée. Vous n’avez donc pas à vous soucier de cette procédure (du moins pour ces États). Quel chanceux êtes-vous.
Points clés à retenir
- Avec plus de 11 000 entités de perception des impôts aux États-Unis, le suivi et la collecte des taxes de vente peuvent s’avérer un fardeau.
- La perception des taxes de vente sur les ventes en ligne est particulièrement difficile,
- Même si collecter les ventes auprès des clients constitue un défi, il existe un processus clair à suivre.
- Les entreprises peuvent éviter la tâche éprouvante de perception de la taxe de vente et s’appuyer sur des services tiers qui assurent la conformité en matière de taxe de vente moyennant des frais.
La complexité de la perception de la taxe de vente
Les taxes de vente sont franchement un désastre. De nombreuses localités fiscales sont impliquées, chacune avec son propre taux d’imposition et sa liste de produits et services imposables. Si vous avez une présence fiscale (appelée « lien fiscal ») dans différents États, vous devrez peut-être collecter des taxes différentes sur différents articles. Et si vous vendez en ligne, il devient presque impossible de déterminer si vous devez collecter la taxe de vente auprès des clients de nombreux États.
Collecte de la taxe de vente, étape par étape
Pour vous aider à résoudre ce problème, nous avons rassemblé les étapes que vous devrez suivre afin de collecter, déclarer et payer les taxes de vente sur les produits ou services que vous vendez. Voici les principales étapes du processus de préparation à la perception, à la déclaration et au paiement des taxes de vente :
- Commencez par déterminer si vous devez percevoir des taxes de vente dans un État spécifique (la question du lien fiscal).
- Si vous vendez en ligne, vous devrez également vérifier si vous devez collecter et payer la taxe de vente sur ces transactions en ligne dans votre état.
- Inscrivez-vous auprès de l’agence fiscale de votre état. Si vous vendez dans plusieurs États, vous devrez vous inscrire dans chaque État. Votre état disposera également d’informations sur les produits et services qui sont imposables.
- Déterminez le ou les taux de taxe de vente que vous devez facturer. On estime qu’il existe 11 000 entités de perception des taxes aux États-Unis. La détermination et la perception de la taxe de vente peuvent donc être très complexes.
- Configurez vos processus pour collecter la taxe de vente auprès de vos clients. Vous vendez peut-être en ligne, dans un magasin de détail ou dans des lieux extérieurs comme des marchés aux puces et des événements.
- Collectez les taxes de vente auprès de vos clients.
- Rassemblez vos dossiers pour toutes vos ventes et taxes via le système comptable de votre entreprise.
- Envoyez des rapports à votre état.
- Payez les taxes de vente que vous avez perçues à votre état.
Déterminez votre besoin de collecter les taxes de vente dans un ou plusieurs États
Votre obligation en tant qu’entreprise de collecter les taxes de vente auprès de vos clients dépend de ces facteurs :
- Si vous êtes une entité imposable (appelée lien fiscal) dans votre État
- Si les produits ou services que vous vendez sont imposables dans cet État
- Si vous vendez en ligne, vous devrez rechercher les exigences spécifiques de collecte des taxes de vente en tant que vendeur en ligne dans chaque État.
Enregistrement de la taxe de vente de l’État
Après avoir déterminé que vous devez percevoir la taxe de vente dans un État spécifique, accédez au site Web de l’autorité fiscale de votre État pour vous inscrire afin d’obtenir votre permis de taxe de vente. Le permis vous permettra de percevoir, de déclarer et de payer les taxes de vente sur les articles taxables. Vous devrez d’abord disposer de votre numéro d’identification d’employeur fédéral et de toutes les informations sur votre entreprise et ses propriétaires. La plupart des États autorisent l’inscription en ligne, préparez donc toutes les informations avant de commencer le processus.
Note
Ce n’est pas parce que vous faites des affaires à domicile que vous êtes exonéré de la taxe de vente. Si vous avez une entreprise d’aménagement paysager, une entreprise artisanale, une entreprise de vente d’antiquités ou si vous proposez des services ou des produits taxables, vous devrez peut-être enregistrer votre entreprise auprès de votre État et commencer à percevoir les taxes de vente.
Déterminer quels produits ou services sont imposables
Tous les produits et services ne sont pas imposables dans tous les États. De plus en plus d’États ajoutent davantage de produits et de services à la liste des éléments imposables. En outre, les États tentent de déterminer ce qu’est un service et ce qu’est un produit. Par exemple, si un CPA effectue des impôts sur les entreprises, s’agit-il d’un service ou d’un produit ? Différents États répondent à cette question de différentes manières.
Note
Les exigences en matière de perception, de déclaration et de paiement de la taxe de vente sont les mêmes pour tous les types d’entreprises, y compris les entreprises à domicile. Les États diffèrent sur ce qui est imposable et sur les détails de la manière d’obtenir un certificat de vendeur. Voici une liste de toutes les agences fiscales des États.
Collecte des taxes de vente pour les ventes en ligne
Si vous exploitez une entreprise en ligne, y compris une entreprise d’enchères en ligne (comme un vendeur Amazon ou eBay), vous vous demandez peut-être si vous devez percevoir une taxe de vente sur les transactions en ligne. La réponse simple se compose de deux parties :
- Vous devez facturer une taxe de vente si vous vendez en ligne à des clients situés dans votre état. Cela n’a pas changé.
- Votre état peut également vous demander de facturer une taxe de vente aux clients situés en dehors de votre état (ventes en ligne).
Une décision de la Cour suprême a donné un pouvoir fiscal individuel sur les ventes en ligne aux clients de leur État. La décision,Dakota du Sud c., a permis aux États d’exiger que les vendeurs sur Internet qui ont une « quantité importante » d’activités au sein de l’État facturent une taxe de vente et paient ces taxes à l’État.
De nombreux États qui taxent actuellement les ventes en ligne accordent une exonération aux petits vendeurs. Cette exonération n’exige généralement pas de taxes de vente pour les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 100 000 $ ou qui effectuent moins de 200 transactions par an.
Note
Le Sales Tax Institute propose plusieurs guides indiquant quels États facturent une taxe de vente sur les transactions Internet. Un guide montre les États ayant un lien économique et l’autre guide montre le lien avec les vendeurs à distance. Certains États sont inclus sur les deux graphiques. Les guides sont mis à jour périodiquement.
Déterminez le taux de taxe de vente à percevoir
Le processus de taxe de vente est complexe, car de nombreuses localités (étatiques et locales) appliquent des taxes de vente, chacune a son propre taux de taxe de vente et différentes manières de déterminer la taxe, en fonction de l’origine ou de la destination. Certains États sont basés sur l’origine (ce qui signifie que la taxe de vente est facturée à partir du lieu où se trouve le vendeur) et d’autres États sont basés sur la destination (la taxe de vente est facturée à partir du lieu où se trouve l’acheteur). Certains États, comme la Californie, ont des localités de taxe de vente basées sur l’origine et la destination.
Le tarif change en fonction de votre localisation. Si vous vendez dans plusieurs emplacements, vous devez inclure la taxe de vente correcte pour chaque emplacement. Par exemple, si vous vendez des produits dans plusieurs villes ou comtés de votre état, le montant correct doit être collecté dans chaque localité. Cela devient complexe si vos produits sont vendus dans de nombreux endroits différents. Si vous vendez dans plusieurs États, vous devez également programmer le montant correct pour chaque emplacement au sein de chaque État.
Note
Si cela vous fait tourner la tête, rejoignez le club. Si vous faites des affaires dans plusieurs endroits, au sein et entre les États, ou si vous vendez en ligne, vous souhaiterez peut-être utiliser un service de taxe de vente en ligne comme TaxJar ou Avalara.
Collecter les taxes de vente auprès des clients
Après avoir reçu votre permis de taxe de vente, vous pouvez commencer à percevoir la taxe de vente auprès des clients. Vous devez indiquer le montant de la taxe séparément, afin que le client puisse voir le montant de la taxe ; ce n’est généralement pas un problème, puisque la plupart des reçus de vente sont programmés pour indiquer les montants. Si vous vendez en ligne, votre page « panier » affichera le calcul de la taxe de vente. Vous devrez programmer l’ordinateur pour le ou les montants de taxe de vente applicables ou commencer à utiliser les services d’un service de taxe de vente en ligne.
Vérifiez les exonérations de taxe de vente
Dans certains cas, les produits que vous vendez peuvent être exonérés des taxes de vente. Par exemple, dans certains États et localités, les aliments et les médicaments sur ordonnance peuvent être exonérés de la taxe de vente ; vérifiez auprès de votre état si vous pensez que vos produits pourraient être exonérés.
Vous souhaiterez peut-être également obtenir un attestation de taxe de vente si vous achetez des produits destinés à la revente. Le processus d’obtention de ce certificat d’exemption et les exigences sont différents pour chaque État. Cela s’applique aux produits achetés pour la revente, aux matières premières et à certaines organisations à but non lucratif dans certains États.
Si quelqu’un souhaite acheter chez vous et dit qu’il est un « revendeur » ou qu’il achète pour la « revente », il doit vous montrer un permis de revendeur valide. Assurez-vous de conserver une copie de ce permis au cas où vous seriez interrogé par des agents des taxes de vente de l’État.
Tenir des registres sur les taxes de vente perçues
Après avoir perçu les taxes de vente, vous devez conserver une trace du montant que vous avez collecté. Ces montants vont dans le compte de passif « Taxe de vente à payer », dans votre système comptable. Si vous disposez d’un système de comptabilité en ligne, vous pouvez configurer les transactions de vente pour qu’elles soient automatiquement comptabilisées sur ce compte.
Signaler les informations sur la taxe de vente à votre État
En plus de payer les taxes de vente de l’État que vous devez, vous devez également déposer des rapports périodiques sur les taxes de vente auprès du ministère des Finances de votre État. La plupart des États vous offrent désormais la possibilité de payer et de déclarer les taxes de vente en ligne.
Note
Certains États accordent une réduction pour le paiement anticipé des taxes de vente. C’est certainement quelque chose à examiner si possible.
Payez les taxes de vente à votre État
Vérifiez auprès de votre état quand vous devez payer les taxes de vente que vous avez perçues. La fréquence de paiement dépend du volume de vos ventes. Dans la plupart des États, vous devez payer mensuellement si vous avez un volume de ventes élevé, mais au moins trimestriellement dans presque tous les États. Assurez-vous de payer à temps pour éviter les amendes et pénalités en cas de retard de paiement.
Foire aux questions (FAQ)
Comment enregistrer une perception de taxe de vente ?
Les détails dépendront de votre système comptable, mais en général, la taxe de vente collectée auprès des clients sera versée dans le compte de passif « Taxe de vente à payer ». Si votre processus comptable est lié à votre processus de vente et d’expédition, ces écritures comptables peuvent être effectuées automatiquement lorsque vous enregistrez les ventes.
Comment puis-je commencer à collecter des impôts ?
La première étape consiste à vous inscrire auprès de l’autorité fiscale de l’État dans lequel vous faites des affaires (et de tout autre État dans lequel vous faites des affaires) et à obtenir un permis de taxe de vente. À partir de là, vous suivrez la taxe de vente collectée et la verserez périodiquement à l’État (ou aux États).
