Points clés à retenir
- Un document sur les exigences commerciales définit les exigences d’un projet afin que toutes les personnes impliquées sachent ce qui doit être fait et quand.
- Il peut également inclure des éléments qui en font un contrat, comme les conditions de paiement du travail.
- Un document d’exigences commerciales est différent d’un plan d’affaires ou d’une demande de proposition.
Comment fonctionne un document sur les exigences commerciales
Votre petite entreprise se prépare à se développer, à vendre de nouveaux produits ou à divers changements, et vous recherchez peut-être un consultant ou un entrepreneur pour vous aider dans ce projet. L’une des premières choses que vous devrez faire est de préparer un document sur les exigences commerciales pour décrire le projet et ce qui doit être fait pour le réaliser.
L’objectif principal d’un document sur les exigences commerciales est de clarifier tout ce qui doit être abordé pour réussir le projet, avec des exigences détaillées pour chaque partie du projet.
Note
Un document sur les exigences commerciales peut être utilisé par une entreprise, un organisme gouvernemental, un établissement d’enseignement, une organisation à but non lucratif ou tout autre type d’organisation.
Un document d’exigences métiers (BRD) peut être envisagé en deux phases. Dans la première phase d’un projet, il s’agit d’un document qui définit toutes les exigences du projet, y compris les coûts, les détails de la mise en œuvre, les avantages projetés, les étapes et le calendrier de mise en œuvre.
Dans la deuxième phase, le document peut devenir un contrat entre les deux parties, définissant formellement les exigences de l’entreprise qui recrute (ZXY, Inc. dans ce cas) et de l’entrepreneur effectuant le travail.
Les noms alternatifs pour un BRD incluent le document sur les exigences du projet et le document de spécification des exigences.
Exemple de document sur les exigences commerciales
Une entreprise (nous les appellerons ZXY Inc.) a décidé d’externaliser ses fonctions comptables dans un centre de services partagés aux États-Unis. Elle entame un processus de recherche d’un emplacement, de mise en place des services, d’embauche et de gestion des employés. C’est une entreprise compliquée et sa réalisation prendra plusieurs mois. Ils commencent par une équipe qui prépare un document sur les exigences commerciales.
En quoi un document sur les exigences commerciales est différent d’un plan d’affaires
Même si un BRD et un plan d’affaires peuvent contenir des sections similaires (un résumé, par exemple), l’intention est différente.
Un plan d’affaires est créé pour guider une entreprise nouvelle ou existante, mais le plus souvent, son objectif est de le présenter à un prêteur pour financer son démarrage ou son expansion.
Le plan d’affaires contient des informations générales sur l’entreprise et ses plans et stratégies pour pouvoir générer des revenus permettant de rembourser le prêt. Les états financiers constituent un élément clé du plan d’affaires, tandis que les documents financiers de la BRD peuvent être très différents, centrés sur un projet spécifique.
En quoi un document sur les exigences commerciales est différent d’une demande de proposition (RFP)
La différence entre les deux documents est légère mais importante. En règle générale, une demande de proposition (RFP) est créée dans le but d’inviter des propositions de divers fournisseurs. Dans l’exemple de ZXY, Inc, un appel d’offres est envoyé à des entreprises potentielles qui fournissent des services d’externalisation, pour solliciter des offres.
Un BRD, en revanche, est préparé pour un fournisseur spécifique ou un partenaire de coentreprise qui a déjà été sélectionné par l’entreprise qui recrute. Le BRD contient plus de détails et plus de spécifications et de délais à respecter en cours de route et à la fin du projet.
Lorsqu’une demande de propositions est créée, elle est accompagnée d’une date limite et d’exigences pour la soumission des offres. Les offres sont évaluées après la date limite.
Ce qui devrait être inclus dans un document sur les exigences commerciales
À certains égards, un document sur les exigences commerciales est similaire à d’autres types de propositions commerciales, mais la différence réside dans la partie principale du document, la liste des exigences de base.
Note
Soyez le plus détaillé possible dans la rédaction de ce document. C’est une bonne idée de faire appel à un avocat pour vous aider à vous assurer que vous ne manquez rien d’important.
Le BRD devrait inclure ces sections :
- Introduction: Commencez par une déclaration donnant une description générale du projet et une déclaration générale décrivant pourquoi le projet est nécessaire. Incluez des informations sur les parties au projet.
- Définition : Définissez et décrivez tous les termes importants, afin que tout le monde parle de la même chose.
- Une déclaration d’objectif: Énoncez clairement l’objectif du projet et commencez par les mots : « Le but de ce document est… »
- Exigences de base: C’est la partie principale du document. Énumérez toutes les exigences du projet, en étant aussi détaillé que possible. Dans l’exemple de ZXY, Inc., une section pourrait concerner les exigences d’embauche d’employés comptables. Combien en faut-il ? Quelles sont leurs compétences ? Quelles références ? Quelles lois du travail l’entreprise qui recrute doit-elle respecter ?
- Délais et points de contrôle provisoires: Calendriers, organigrammes et diagrammes. Incluez tous les éléments visuels qui, selon vous, amélioreront la compréhension et clarifieront le processus. Assurez-vous d’inclure un calendrier détaillé.
- Signature : Enfin, incluez un emplacement pour les signatures des deux parties attestant du fait que les personnes ont lu et compris les termes du document et qu’elles acceptent de s’y conformer.
Qu’est-ce qui fait d’un document sur les exigences commerciales un contrat
Dans la phase initiale, le document sur les exigences commerciales est une proposition. Vous avez peut-être remarqué qu’il manquait quelque chose dans la liste des sections ci-dessus : le paiement pour les services rendus. Sans accord sur les services à rendre et les conditions de paiement, il n’y a pas de contrat.
Avant que les deux parties ne signent le document, un texte contractuel standard doit être ajouté, avec l’aide d’un avocat, notamment :
- Promesses de payer et promesses de fournir des services
- Clauses restrictives, empêchant l’entrepreneur de prendre les secrets commerciaux de l’entreprise ou de les partager avec d’autres.
- Que se passe-t-il si une partie ne remplit pas ses obligations (c’est-à-dire rompt le contrat)
- Clauses d’assurance et d’indemnisation (exonération de responsabilité)
- Dispositions en matière de litiges et d’arbitrage
Foire aux questions (FAQ)
Comment rédiger un document sur les exigences commerciales ?
Commencez par l’énoncé de l’objectif pour vous assurer que tout dans le document est axé sur l’objectif. Écrivez ensuite des définitions pour vous assurer que tout le monde parle des mêmes choses. La majeure partie de ce document est la liste de toutes les exigences du projet. Incluez des graphiques, une chronologie et d’autres éléments visuels à l’appui.
Quel est un exemple d’exigence commerciale ?
Si une entreprise commande un logiciel pour exploiter son entrepôt, une exigence peut être que le logiciel puisse inclure le nombre de produits et les types qui doivent être en stock. Une autre exigence pourrait être le suivi de l’emplacement et du statut (prêt à expédier, date d’expédition, etc.). Une autre exigence encore pourrait être que le logiciel d’entreposage doit se connecter au logiciel de comptabilité de l’entreprise.
