Payer des charges sociales est l’une des activités les moins amusantes de toute entreprise avec des employés. Mais les impôts sont une réalité. Mais quelles charges sociales doivent être payées et quand ?
Dans cet article, nous passerons en revue vos principales responsabilités en matière de charges sociales, notamment la retenue d’impôts fédéraux sur le revenu et les taxes de sécurité sociale/Medicare, l’envoi de ces taxes à l’IRS et le paiement d’autres taxes sur l’emploi comme l’impôt sur le chômage.
Points clés à retenir
- En tant qu’employeur, vous avez la responsabilité de retenir les impôts sur les chèques de paie des employés et de payer votre part d’impôts.
- Le processus comporte plusieurs étapes, notamment la collecte et la déclaration d’informations ainsi que le paiement de la facture fiscale.
- Si vous ne payez pas ou ne retenez pas les impôts appropriés, vous pouvez être tenu légalement responsable, selon l’IRS.
- Il existe plusieurs options de gestion de la paie qui peuvent vous aider à garantir que vous payez et retenez les bons impôts.
Que sont les charges sociales ?
Les charges sociales sont les impôts dont vous devez tenir compte lorsque vous payez vos employés. Certains de ces impôts sont retenus sur la paie des employés et d’autres relèvent de votre responsabilité en tant qu’employeur.
Note
Le terme « retenue » signifie que vous déduisez ces paiements des chèques de paie des employés, sur la base des lois et réglementations qui exigent que ces paiements soient effectués.
Ces taxes comprennent :
- Retenir les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux sur les chèques de paie des employés.
- Retenir les impôts FICA sur les chèques de paie des employés et payer un montant égal en tant qu’employeur.
- Payer des impôts sur le chômage en fonction du salaire des employés.
- Verser des montants aux fonds d’indemnisation des accidents du travail de l’État et du gouvernement fédéral, en fonction de la rémunération des employés.
Au cas où vous vous poseriez la question, les termes « charges sociales » et « impôts sur l’emploi » sont fondamentalement les mêmes. L’IRS utilise le terme « impôts sur l’emploi ».
Vos responsabilités professionnelles en matière de charges sociales
En tant qu’entreprise avec des employés, vous avez certaines responsabilités importantes liées aux charges sociales.
Note
Votre responsabilité en matière de retenue, de déclaration et de paiement de ces charges sociales est fixée par la loi. Ne pas payer ces taxes peut entraîner des amendes et des pénalités extrêmes.
Comprendre ces responsabilités vous aidera à vous assurer que vous respectez la loi. Tous les employeurs doivent :
- Recueillir des informationsauprès des employés sur un formulaire W-4 lors de leur embauche, afin que vous puissiez retenir l’impôt fédéral sur le revenu selon les instructions de l’employé. Il n’est pas de votre responsabilité en tant qu’employeur de vous assurer que l’employé dispose du montant « correct » retenu.
- Retenir (supprimer) les impôts appropriésà partir des chèques de paie des employés. Ces impôts comprennent les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux que les employés doivent payer, les impôts FICA retenus sur les employés et également payés par vous en tant qu’employeur. En tant qu’employeur, vous devez retenir les impôts sur le revenu comme l’employé l’a désigné sur un formulaire W-4 ; Les impôts FICA sont déduits en pourcentage du salaire brut.
- Mettre des fonds de côtépour ces charges sociales, y compris les parts patronales et salariales de la sécurité sociale/Medicare, et les obligations de l’employeur en matière d’impôts sur le chômage et d’indemnisation des accidents du travail. Ces fonds sont appelés impôts sur les fonds en fiducie, ce qui signifie qu’ils sont détenus en fiducie jusqu’à ce qu’ils soient payés.
- Payer les impôtsà l’agence compétente. Cela comprend à la fois les impôts des salariés et les impôts des employeurs. Par exemple, vous paierez à l’IRS à la fois la retenue d’impôt fédéral sur le revenu et les montants de sécurité sociale/Medicare. Vous devez également payer les impôts FICA que vous avez perçus auprès des employés, ainsi que votre propre part des impôts FICA en tant qu’employeur.
- Déclarer l’impôt dûaux agences compétentes et aux employés, comme spécifié par la loi. Ces rapports comprennent le formulaire 941 – Rapport trimestriel sur les salaires et les impôts de l’employeur et le formulaire 940 – Rapport d’impôt sur le chômage.
- Fournir d’autres rapportsaux agences fédérales, étatiques et locales, selon les besoins. Par exemple, vous devez déclarer la situation d’emploi de tous les nouveaux employés.
Responsabilité personnelle des charges sociales
Avoir une entreprise, même une société, ne dégage pas les employés, les dirigeants ou les propriétaires de l’entreprise de leur responsabilité personnelle si les charges sociales ne sont pas payées. Par exemple, si vous êtes une SARL à membre unique, vous êtes l’unique propriétaire de l’entreprise et vous êtes personnellement responsable de ces taxes. En tant que propriétaire, vous êtes toujours responsable.
Si votre entreprise est une société, la responsabilité personnelle est généralement confiée à un cadre supérieur, qui a pour tâche de veiller à ce que les paiements et les rapports soient envoyés à temps.
Pénalités pour non-paiement des charges sociales
L’IRS dit :
Les employeurs qui ne respectent pas les lois fiscales sur l’emploi peuvent être soumis à des sanctions pénales et civiles pour avoir délibérément omis de payer les charges sociales.
Les amendes et pénalités en cas de défaut de déclaration et de déclaration sont élevées, même si l’omission n’est pas considérée comme délibérée.
Comment vous assurer que vous respectez vos responsabilités en matière de charges sociales
La meilleure façon de garantir que les charges sociales sont retenues, comptabilisées, déclarées et payées est de mettre en place un système qui fonctionne automatiquement.
Commencez par mettre en place uncompte bancaire séparé pour la paie, afin que vous puissiez séparer les paiements et les revenus liés à la paie de votre comptabilité générale d’entreprise.
Alorstrouvez quelqu’un pour faire votre paie :
- Utilisez un logiciel de comptabilité des salaires.La plupart des systèmes de comptabilité d’entreprise disposent d’un système de comptabilité de paie complémentaire. Trouvez-en un qui fonctionne pour votre entreprise.
- Externalisez la paie vers un service. Votre comptable pourra peut-être fournir ce service, ou vous pouvez trouver une personne ou une entreprise qui s’occupera personnellement de la paie de votre entreprise, en créant des chèques de paie et en plaçant de l’argent sur un compte dédié.
- Utilisez une application de comptabilité de paie autonome en ligne, comme Gusto ou Paychex.
Même une très petite entreprise comptant quelques employés peut bénéficier du fait que quelqu’un d’autre s’occupe des responsabilités en matière de charges sociales. N’oubliez pas que quiconque s’occupe de la paie et s’occupe des charges sociales, la responsabilité vous incombe en fin de compte en tant que propriétaire de l’entreprise.
