Points clés à retenir
- Tous les employeurs sont tenus de retenir l’impôt sur le revenu, l’impôt de sécurité sociale et l’impôt Medicare sur la paie des employés, de déclarer et de soumettre ces montants à l’IRS.
- Les employeurs doivent également égaler les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie retenues et verser ces sommes à l’IRS.
- L’IRS impose des sanctions pécuniaires allant de 2 % à 100 % de l’impôt impayé lorsque les employeurs ignorent délibérément ces exigences, selon le type d’impôt.
- Des pénalités peuvent être facturées même si vous êtes simplement en retard dans la soumission des paiements.
Quelles sont les pénalités fiscales sur les salaires impayés ?
L’IRS énumère de nombreuses exigences et pénalités en cas de non-respect des obligations de paie dans la publication IRS 15, mais certaines sont plus courantes que d’autres. Les faux pas les plus fréquents concernent les impôts du formulaire 941 (retenues à la source et impôts FICA), mais certains s’appliquent à d’autres formulaires similaires.
- Défaut de déposer Le formulaire 941 et les formulaires similaires entraîneront une pénalité de 2 % si vous êtes en retard d’un à cinq jours, une pénalité de 5 % si vous êtes en retard de six à 15 jours, ou de 10 % pour les paiements effectués avec 16 jours de retard ou plus, ou dans les 10 jours suivant le premier avis de l’IRS. La pénalité maximale est de 15 %, ce qui concerne les montants que vous ne payez pas plus de 10 jours après avoir reçu votre premier avis de l’IRS concernant l’impôt dû.
- Le fait de ne pas fournir de déclarations d’informations aux employés, tels que les formulaires W-2, et aux autres bénéficiaires du formulaire 1099-MISC peut également entraîner des sanctions de l’IRS.
- Une pénalité de recouvrement de fonds fiduciaires (TFRP) est facturée en cas de non-paiement des charges sociales à leur échéance.
Note
Les dépôts sont appliqués au passif le plus récent, veillez donc à ne pas les effectuer en retard.
Comment fonctionnent les pénalités fiscales sur les salaires impayés ?
Disons que vous devez effectuer un dépôt de 1 500 $ chaque mois. Vous n’effectuez pas votre dépôt du 15 mars, mais vous effectuez un dépôt de 2 000 $ le 15 avril pour rattraper votre retard. Sur ce paiement, 1 500 $ sont appliqués au 15 avril et 500 $ au 15 mars, vous pourriez donc vous voir imposer une pénalité pour les 1 000 $ qui n’ont pas été déposés le 15 mars.
Vous pouvez également être pénalisé pour charges sociales impayées si vous classez à tort les employés comme entrepreneurs indépendants. Vous n’êtes pas obligé de retenir l’impôt sur le revenu ou les impôts FICA sur les paiements effectués aux entrepreneurs indépendants, mais vous pourriez faire face à des pénalités si l’IRS constate qu’ils ont été mal classés et auraient dû être payés en tant qu’employés parce qu’ils ne satisfont pas aux règles d’éligibilité pour les entrepreneurs indépendants.
Les charges sociales sont des taxes sur les fonds fiduciaires
Les impôts sur les fonds fiduciaires sont ceux perçus auprès d’une personne, généralement un client ou un employé, puis détenus par une entreprise « en fiducie » jusqu’à ce qu’ils soient remis à l’entité fiscale appropriée. La taxe de vente et les charges sociales sont les types d’impôts sur les fonds fiduciaires les plus courants.
L’IRS peut imposer une pénalité de recouvrement de fonds en fiducie pour ces impôts impayés lorsqu’une entreprise n’effectue pas ses paiements à temps. Le TFRP peut être imposé par l’IRS pour :
- Défaut de perception de l’impôt
- Défaut de comptabiliser et de payer l’impôt
L’échec doit répondre à ces critères « volontaires » et être commis par une partie responsable de l’échec. L’IRS définit la volonté comme « volontairement, consciemment et intentionnellement ».
Note
Dans certains cas, un mépris inconsidéré de faits évidents suffit à faire preuve d’obstination.
Types de charges sociales
L’IRS appelle les charges sociales « taxes sur l’emploi ». Ce sont ceux que votre entreprise est tenue de retenir et de payer lorsque vous avez des employés. Ces taxes comprennent :
- Impôts fédéraux sur le revenu : doivent être retenus sur la paie des employés et versés à l’IRS comme l’exige la loi.
- Taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie : communément appelées « taxes FICA », ces taxes doivent être retenues sur la paie des employés et compensées par les employeurs.
- Impôts fédéraux sur le chômage : doivent être payés par l’employeur, sur la base du salaire brut de tous les employés.
- Impôts de chômage de l’État : doivent être collectés, déclarés et payés conformément aux lois de l’État.
Disons qu’une entreprise compte plusieurs employés et que l’entreprise retient 5 000 $ d’impôt fédéral sur le revenu et 2 000 $ d’impôt FICA sur tous les chèques de paie des employés pour un jour de paie.
- Les 5 000 $ d’impôt fédéral sur le revenu doivent être payés à l’IRS.
- Les 2 000 $ d’impôt FICA doivent être payés à l’IRS pour l’Administration de la sécurité sociale, ainsi que 2 000 $ supplémentaires que l’entreprise doit comme sa part des impôts FICA.
L’entreprise doit identifier ses impôts sur l’emploi retenus dans sa comptabilité et effectuer les paiements à l’IRS lorsqu’ils sont dus.
Foire aux questions (FAQ)
Quelle est la pénalité en cas de non-paiement des impôts FICA ?
La pénalité pour non-paiement des impôts FICA et autres taxes sur l’emploi est basée sur votre retard. Ils commencent à 2 % pour les taxes payées avec un à cinq jours de retard et jusqu’à 15 % pour les taxes payées plus de 10 jours après avoir reçu votre avis IRS concernant votre facture fiscale impayée.
Que se passe-t-il si vous payez vos charges sociales en retard ?
Si vous soumettez vos charges sociales en retard, vous devrez payer une pénalité basée sur le retard avec lequel vous avez payé vos impôts. Les pénalités varient de 2% à 15%.
