Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise et conduisez pour votre entreprise, vous vous posez peut-être de nombreuses questions sur les dépenses que vous pouvez déduire et sur la manière de procéder. Ci-dessous, nous avons répondu à certaines des questions fiscales les plus courantes concernant le kilométrage professionnel.
Notez que la loi de 2017 sur les réductions d’impôts et l’emploi a modifié la législation fiscale concernant les dépenses de conduite. Il a éliminé la déduction pour dépenses professionnelles non remboursées des employés. Dans le passé, vous pouviez déduire les frais de conduite qui n’étaient pas payés par votre employeur sur votre déclaration de revenus personnelle. À partir de l’année d’imposition 2018 jusqu’à l’année d’imposition 2025, les employés ne peuvent pas déduire ces dépenses sur l’annexe A.
Points clés à retenir
- Vous ne pouvez pas déduire le kilométrage pour les déplacements vers et depuis votre lieu de travail et votre domicile.
- Vous pouvez déduire le kilométrage pour les déplacements professionnels depuis un bureau à domicile, tout comme vous le feriez pour un bureau séparé.
- Vous devez tenir des registres simultanément (sur le moment) pour les dépenses de conduite professionnelle. Les estimations ne sont pas acceptables.
- Vous souhaiterez peut-être calculer si l’utilisation du taux kilométrique standard ou les dépenses kilométriques réelles fonctionnent mieux en votre faveur.
Les déplacements domicile-travail sont-ils déductibles ?
Question : J’étais entrepreneur indépendant l’année dernière. J’ai voyagé pour aller chercher mon fils, qui travaillait avec moi. Puis-je réclamer le kilométrage pour venir le chercher et le déposer comme frais kilométriques ?
UN:Non, vous ne pouvez pas réclamer de kilomètres pour aller chercher votre fils qui travaille pour vous. La distance entre le domicile et le travail est considérée comme un trajet domicile-travail. Tout le monde doit se rendre au travail, l’IRS ne considère donc pas ces dépenses comme des dépenses professionnelles. Si vous décidez de parcourir de longues distances chaque jour pour vous rendre au travail, ou si vous souhaitez faire tout votre possible pour aller chercher un collègue, cela continue de faire la navette tant que vous êtes à la maison tous les soirs.
Puis-je déduire des miles de voyage à titre de publicité ?
Question : Si je mets le logo de mon entreprise sur ma voiture, puis-je déduire mes kilomètres de déplacement à titre publicitaire ?
UN:Non, un logo d’entreprise sur votre voiture n’en fait pas un véhicule professionnel.
Les dépenses publicitaires dans cet exemple correspondent au coût d’apposition du logo sur la voiture. Conduire la voiture n’est pas de la publicité ; c’est juste la conduite. L’IRS déclare : « Mettre du matériel d’affichage faisant la publicité de votre entreprise sur votre voiture ne change pas l’utilisation de votre voiture d’un usage personnel à un usage professionnel. »
Les miles d’une entreprise à domicile sont-ils déductibles ?
Question :Si je travaille à mon domicile en tant qu’entrepreneur indépendant, puis-je réclamer des kilomètres pour me rendre sur les chantiers et rentrer chez moi ? Puis-je déduire les déplacements effectués à la banque et à la poste ? Que se passe-t-il si je fais des déplacements professionnels depuis mon bureau à domicile et que je m’arrête également pour faire des courses personnelles ?
UN:Si votre domicile est votre domicile fiscal (tel que défini par l’IRS), vous pouvez déduire les frais de déplacement de votre domicile vers des lieux d’affaires (comme le bureau d’un client ou le magasin de fournitures de bureau) en tant que dépense professionnelle. Votre domicile fiscal est le lieu où vous faites régulièrement des affaires. Cela peut être votre maison familiale si vous faites des affaires dans une zone spécifique de votre maison.
Oui, vos kilomètres aller-retour sur les chantiers sont des kilomètres professionnels qui doivent être justifiés par une documentation écrite indiquant l’endroit où vous êtes allé et le nombre de kilomètres professionnels que vous avez parcourus. Les déplacements professionnels à la banque et au bureau de poste sont également considérés comme des kilomètres professionnels s’ils sont documentés.
L’objectif professionnel doit être la raison du voyage et vous devrez disposer d’excellents dossiers sur cet objectif afin de documenter la déduction. Vous devez séparer la conduite personnelle de la conduite professionnelle, en tenant des registres contemporains (consignés au moment de l’événement). Pour chaque déplacement professionnel, vous devez justifier d’un motif professionnel.
Le résultat final de vos enregistrements doit être les miles professionnels pour l’année (avec un journal écrit de sauvegarde) et le nombre total de miles que vous avez parcourus pour l’année. Pour documenter le nombre total de kilomètres parcourus, enregistrez la lecture de votre compteur kilométrique au début et à la fin de l’année. L’IRS examine souvent le relevé du compteur kilométrique sur les factures de réparation automobile pour voir si votre total de kilomètres est raisonnable.
Note
Pour faciliter le suivi du kilométrage, envisagez une application de suivi du kilométrage. Certains vous permettent de séparer les miles professionnels et personnels.
Que dois-je utiliser : la déduction forfaitaire ou les dépenses réelles ?
Question :Comment savoir si je dois bénéficier de la déduction forfaitaire ou utiliser les dépenses réelles ?
UN:Vous devriez essayer à la fois la méthode de déduction kilométrique standard et la méthode des dépenses réelles pour voir quelle méthode vous donne la déduction la plus importante. Plus la déduction à laquelle vous avez droit est importante, plus vous économisez d’impôts.
Pour leméthode du coût réel,déterminer le pourcentage d’utilisation professionnel en fonction des miles professionnels documentés divisés par le nombre total de miles professionnels parcourus pour l’année. Appliquez ce pourcentage aux dépenses réelles de possession et d’exploitation du véhicule. Ceux-ci comprennent l’essence, l’huile, les pneus, l’entretien et les réparations, l’assurance, les frais d’immatriculation et de permis, les lave-autos, les paiements de location ou l’amortissement si vous êtes propriétaire de la voiture.
Pour letarif kilométrique standard, multipliez le total des miles professionnels par le kilométrage standard de l’année.
Note
Il existe certaines restrictions quant à l’utilisation de ces deux méthodes. Pour utiliser la déduction forfaitaire, vous devez l’utiliser la première année, puis vous pouvez choisir l’une ou l’autre méthode les années suivantes. Si vous louez la voiture et que vous utilisez la déduction forfaitaire la première année, vous devez l’utiliser pendant toute la durée de location.
Pour bénéficier du tarif kilométrique standard, vous devez posséder ou louer la voiture et :
- Vous ne pouvez pas l’utiliser pour les opérations de flotte (cinq voitures ou plus en même temps)
- Vous devez utiliser la méthode d’amortissement linéaire si vous souhaitez amortir la voiture
- Vous pouvez demander l’allocation spéciale pour amortissement ou une déduction en vertu de l’article 179, et
- Vous ne pouvez pas déduire les dépenses réelles après 1997 pour une voiture que vous louez.
Les estimations sont-elles acceptables ?
Question :J’ai parcouru environ 8 000 miles l’année dernière pour mon entreprise à domicile. J’ai quelques reçus, mais je n’ai pas enregistré tous les kilomètres. Une estimation est-elle correcte ? Puis-je quand même bénéficier de la déduction si je ne dispose pas de toutes les informations justificatives ?
UN:Non, les miles professionnels estimés ne sont pas autorisés à justifier votre déduction de miles.
Note
L’IRS est très clair à ce sujet : « Vous ne pouvez pas déduire les montants que vous approximez ou estimez ».
Si vos déductions sont refusées, votre entreprise peut être soumise à des amendes et des pénalités pour sous-paiement d’impôts.
Puis-je déduire le kilométrage pour une voiture hors société ?
Question :J’utilise la voiture de ma mère pour mes déplacements professionnels. Je paie l’essence, l’entretien et l’assurance. Puis-je déduire l’utilisation de la voiture comme dépense professionnelle ?
UN:Vous pouvez déduire les dépenses réelles que vous payez et tant que vous conservez des registres contemporains (à l’époque) pour ces dépenses. Vous devez avoir la preuve que vous payez l’essence, l’entretien et l’assurance et vous avez besoin de documents substantiels pour étayer votre utilisation professionnelle. Assurez-vous de soustraire la proportion relative à votre consommation personnelle et à celle de votre mère ; seule votre utilisation professionnelle est déductible.
Bien que vous puissiez demander des déductions kilométriques sur une voiture que vous ne possédez pas, vous ne pouvez pas déprécier le véhicule en tant que dépense professionnelle.
Que faire si je n’utilise pas beaucoup ma voiture à des fins professionnelles ?
Question :J’utilise ma voiture personnelle pour mon entreprise, mais je travaille à domicile et je ne l’utilise pas beaucoup. Puis-je quand même déduire les frais kilométriques et amortir la voiture ?
UN:Si vous utilisez votre voiture à 50 % ou moins à des fins professionnelles, vous pouvez toujours déduire le kilométrage standard ou les coûts réels, en fonction de votre pourcentage d’utilisation de la voiture à des fins professionnelles.
Aux fins de l’amortissement, des règles particulières s’appliquent si vous utilisez votre voiture à 50 % ou moins à des fins professionnelles :
- Vous ne pouvez pas bénéficier d’une déduction en vertu de l’article 179 ou d’une allocation spéciale pour amortissement.
- Vous devez calculer l’amortissement selon la méthode linéaire sur cinq ans.
Et si je loue une voiture pour mon entreprise ?
j’ai décidé de louer une voiture pour mon entreprise. Puis-je quand même déduire le kilométrage et déprécier la voiture ?
UN:Si vous possédez un véhicule loué, vous pouvez toujours utiliser soit le kilométrage standard, soit la méthode réelle pour calculer vos dépenses de conduite déductibles. Si vous utilisez la méthode réelle, vous pouvez déduire la partie des loyers destinée à l’utilisation de la voiture dans votre entreprise.
Il existe des règles spéciales complexes pour déterminer la dépréciation et la valeur du véhicule loué (« montants d’inclusion »). Consultez la publication IRS 463 et parlez à votre fiscaliste avant d’essayer d’inclure les coûts de ce véhicule dans votre déclaration de revenus professionnelle.
Clause de non-responsabilité:Les informations fournies ici sont uniquement à des fins d’information générale ; il ne s’agit pas de conseils fiscaux ou juridiques. Chaque situation d’entreprise est spécifique ; parlez-en à votre fiscaliste avant de préparer votre déclaration de revenus d’entreprise.
