Comment remplir le formulaire 940 pour les impôts fédéraux sur le chômage

L’une de vos responsabilités en tant qu’employeur est de payer les impôts sur le chômage afin que les employés puissent bénéficier d’allocations de chômage en cas de licenciement. Les taxes sur l’assurance-emploi sont collectées par l’IRS et par les États, qui distribuent des allocations de chômage aux anciens salariés.

Les salariés n’ont pas à payer d’impôt sur le chômage ; les entreprises paient l’impôt sur la base du salaire brut des employés chaque jour de paie.

Votre entreprise devra mettre de côté un montant chaque jour de paie et payer l’impôt à l’échéance. Vous devez également soumettre un rapport annuel sur les montants d’impôt sur le chômage dus et payés. Ce rapport est le formulaire IRS 940.

Comment et quand payer les impôts sur le chômage

Les employeurs doivent payer l’impôt sur le chômage (taxe FUTA), basé sur le salaire des employés, et doivent soumettre le formulaire 940 – Déclaration de revenus fédérale sur le chômage des employeurs (FUTA) indiquant le montant de l’impôt sur le chômage dû pour l’année précédente, le montant déjà payé et le montant dû.

Le formulaire 940 est dû le 31 janvier de chaque année pour l’année précédente. Si le montant de l’impôt fédéral sur le chômage dû pour l’année a été payé, la date d’échéance du formulaire 940 est le 10 février pour le dépôt.Si l’une de ces dates est un jour férié ou un week-end, vous avez jusqu’au jour ouvrable suivant pour déposer votre déclaration. Consultez ce calendrier mensuel des charges sociales pour connaître les dates d’échéance de l’année en cours.

Formulaire 940 et impôts sur le chômage de l’État

Le taux d’imposition standard de la FUTA est de 6 % sur les premiers 7 000 $ de salaire d’un employé soumis à l’impôt FUTA. Ces 6 % sont ensuite réduits jusqu’à 5,4 % pour accorder un crédit à l’État dans lequel vous faites des affaires pour les taxes de chômage de l’État. Ainsi, la taxe fédérale FUTA après application du crédit est de 0,6 %.

Généralement, vous avez droit au crédit d’État maximum si vous avez payé l’intégralité de vos impôts sur le chômage à temps et que l’État n’est pas considéré comme un État à réduction de crédit.

Certains États contractent des emprunts sur leur crédit d’impôt fédéral FUTA. Si un État ne rembourse pas ces prêts dans les délais, son crédit d’impôt FUTA est réduit. Par exemple, un État peut bénéficier d’une réduction de crédit de 0,3 %, ce qui signifie que les entreprises de l’État n’obtiendront qu’un crédit FUTA de 5,1 % et qu’elles devront payer les 0,3 % supplémentaires pour accéder au taux d’imposition FUTA de 6 %.

Salaires inclus dans le calcul de la taxe FUTA

L’IRS affirme que les impôts FUTA sont calculés sur les « salaires » des employés, mais cela reste vague. Les calculs d’impôts FUTA concernent la plupart des paiements aux employés, mais il existe de nombreuses exceptions. Les remboursements de kilométrage, les primes d’assurance et autres avantages sociaux ne sont pas inclus dans la taxe FUTA.

Dans certains États, les salaires soumis à l’impôt sur le chômage sont différents des salaires soumis à l’impôt FUTA. Certains États excluent certains types de salaires de l’impôt FUTA (par exemple, les salaires versés aux dirigeants d’entreprise, certaines indemnités de maladie versées par les syndicats et certains avantages sociaux). Dans ces cas, vous devrez peut-être déposer plus que la taxe FUTA de 0,6 %.

Ce dont vous aurez besoin pour remplir le formulaire 940 

Remplir le formulaire 940 est simple une fois que vous avez rassemblé les informations requises. La seule partie qui pourrait ne pas être claire concerne les sections liées à l’interaction entre les impôts sur le chômage des États et le programme fédéral de chômage.

Informations nécessaires

Vous aurez besoin d’informations sur votre entreprise, notamment votre numéro d’identification d’employeur, le nom de votre entreprise, votre nom commercial et l’adresse de votre entreprise.

Informations pour calculer la taxe FUTA :

• Total des paiements à tous les employés pour l’année civile
• Paiements exonérés de la taxe FUTA (et des catégories associées)

Informations pour déterminer les ajustements :

• Salaires imposables de la FUTA exclus de l’impôt sur le chômage de l’État

Remplir le formulaire 940

La partie 1 du formulaire 940 nécessite trois réponses concernant les impôts sur le chômage de l’État : 

Ligne 1a. Entrez l’abréviation de votre État si vous deviez payer l’impôt sur le chômage dans un seul État. 

Ligne 1b. Si vous êtes un employeur multi-États, vous devez remplir l’annexe A du formulaire 940, qui répertorie chaque État dans lequel vous avez des employés et comprend les salaires imposables FUTA pour cet État, un taux de réduction, la réduction du crédit pour cet État et une réduction totale du crédit. 

Ligne 2. Vous devez également remplir l’annexe A du formulaire 940 si vous avez payé un salaire dans un État soumis à une réduction de crédit (voir l’explication ci-dessus).

Partie 2 du formulaire 940 détermine votre impôt FUTA avant ajustements.

Ligne 3. Le total des paiements à tous les employés pour l’année civile.

Ligne 4. Total des paiements exonérés de la taxe FUTA et type de paiement.

Ligne 5. Total des paiements dépassant 7 000 $ pour l’année.

Ligne 6. Ligne 4 + Ligne 5.

Ligne 7. Total des salaires FUTA imposables. Ligne 3 – Ligne 6.

Ligne 8. Ligne fiscale FUTA 7 x 0,006.

Partie 3du formulaire 940 calcule les ajustements des impôts sur le chômage de l’État, y compris les réductions de crédits. Si vous avez cotisé à un ou plusieurs fonds de chômage d’État éligibles, vous devez ajuster le montant dû au chômage fédéral.

Partie 4calcule tout solde dû ou tout paiement insuffisant pour l’année précédente. 

Partie 5déclare votre obligation fiscale par trimestre si le montant annuel est supérieur à 500 $.

Partie 6demande des informations sur un tiers désigné (employé, préparateur de déclarations de revenus rémunéré ou autre personne) qui peut parler au nom de votre entreprise dans cette affaire. 

Partie 7nécessite votre signature. N’oubliez pas que vous affirmez que tout est vrai et correct dans ce document.

Lorsque vous avez déterminé le montant de l’impôt FUTA dû, vous devez indiquer combien a déjà été payé et combien reste dû. Vous êtes responsable du paiement du montant restant dû au moment où vous soumettez le formulaire 940.

Payer les taxes FUTA

Vous devrez peut-être payer votre impôt FUTA annuel en un ou plusieurs dépôts au cours de l’année, en fonction du montant que vous devez. Vérifiez le montant que vous devez pour les taxes FUTA avant la fin de chaque trimestre.

Si votre obligation fiscale FUTA est de 500 $ ou moins sur un trimestre, reportez-la au trimestre suivant, en effectuant un dépôt lorsque votre obligation est de 500 $ ou plus. Vous devez effectuer un dépôt avant le dernier jour du mois suivant la fin du trimestre.

Si votre obligation fiscale totale FUTA pour l’année est de 500 $ ou moins, vous pouvez payer par dépôt ou avec votre formulaire 940 avant le 31 janvier.

Vous devez effectuer des dépôts FUTA par voie électronique, en utilisant le système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS).