Avantages sociaux des employés et impôts de votre entreprise

De plus en plus d’employeurs offrent à leurs employés des avantages liés aux déplacements domicile-travail. Des déplacements à vélo ou en scooter électrique aux laissez-passer de stationnement et de transport en commun, de nouveaux avantages possibles pour les employés apparaissent chaque jour. Ces avantages sociaux sont-ils déductibles pour vous en tant qu’employeur ? Et sont-ils imposables pour les salariés ?

Les frais de déplacement sont généralement non déductibles

Commençons par l’essentiel : les frais de déplacement aller-retour entre le domicile et le travail ne sont pas déductibles, que vous soyez salarié ou propriétaire d’une entreprise. 

Cet article examine les exceptions à cette restriction IRS, à deux fins :

• Permettre aux entreprises de déduire le coût du remboursement de ces coûts aux employés à titre d’avantages sociaux
• Permettre aux employeurs de ne pas inclure ces remboursements dans le revenu imposable des salariés. Il s’agit généralement d’une exclusion de la retenue d’impôt sur le revenu et des impôts FICA, mais cela affecte également l’impôt sur le chômage de l’employeur.

Aucune déduction pour les frais de déplacement de l’employeur

La loi de 2017 sur les réductions d’impôts et l’emploi a supprimé les déductions fiscales professionnelles pour les employeurs qui accordaient des avantages aux employés en matière de transports en commun et de stationnement, à partir de 2018 et au-delà. Cela signifie que vous ne pouvez déduire aucune dépense de déplacement, décrite comme un paiement ou un remboursement de déplacement entre le domicile de votre employé et votre lieu de travail, à moins que ces paiements ne soient « nécessaires pour assurer la sécurité de votre employé ».

Il existe une exception : les frais de déplacement à vélo. Jusqu’en 2025, vous pouvez déduire les remboursements admissibles pour les déplacements à vélo en tant que dépense professionnelle, mais le montant total du remboursement est imposable pour l’employé.

Avantages de déplacement imposables pour les employés

Cette section traite des avantages de déplacement pour les employés et si ils sont imposables pour l’employé. Il existe deux types de prestations : de minimis (petits montants) et qualifiées.

Avantages de minimis en matière de transport

Les avantages de minimis sont de petits montants accordés rarement, pour lesquels la comptabilisation serait déraisonnable ou peu pratique. Par exemple, si vous donnez une fois le tarif d’un taxi à un employé pour rentrer chez lui parce qu’il a raté le dernier bus alors qu’il travaillait tard à votre demande, c’est de minimis.

Vous n’êtes pas obligé d’inclure de minimis des avantages pour les laissez-passer, les jetons ou les cartes tarifaires des systèmes de transport en commun, jusqu’à 21 $ par mois, sur le salaire d’un employé. Vous pouvez également offrir un bon à vos employés ou les rembourser, jusqu’à concurrence du même montant de 21 $ par mois. Si vous remboursez les employés, vous devez disposer d’un moyen de vérifier qu’ils utilisent les transports en commun pour leurs déplacements.

Avantages du transport qualifié

Vous pouvez offrir certains avantages de transport admissibles à vos employés sans les inclure dans leur salaire imposable, jusqu’à concurrence de limites spécifiques. Ces transports sont inclus :

• Déplacement à bord d’un véhicule routier de banlieue entre le domicile et le travail de l’employé
• Pass de transport en commun
• Stationnement qualifié

Un véhicule routier de banlieue peut accueillir au moins six adultes (sans compter le conducteur). Au moins 80 % du kilométrage doit être destiné au transport des salariés entre le domicile et le travail et au moins la moitié des sièges (sans compter le chauffeur) doivent être destinés aux salariés.

Un laissez-passer de transport en commun est un laissez-passer, un jeton, une carte tarifaire, un bon ou quelque chose de similaire qui permet à quelqu’un de voyager gratuitement ou à un tarif réduit dans les transports en commun ou un véhicule de location avec des sièges pour six adultes (sans compter le conducteur).

Stationnement qualifié consiste à garer les réserves de votre entreprise pour les employés à proximité de votre bureau ou à proximité des transports en commun, des véhicules de banlieue ou des covoiturages. Cela n’inclut pas le stationnement au domicile ou à proximité du domicile d’un employé.

Limites mensuelles des avantages en matière de transport

Vous ne pouvez accorder aux employés qu’un montant limité à exclure de leur salaire imposable :

• 280 $ par mois pour les laissez-passer combinés de transport routier de banlieue et de transport en commun
• 280 $ par mois pour un stationnement qualifié

Si vous donnez à vos employés un montant supérieur à ces montants, vous devez inclure l’excédent dans leur paie imposable.

Vérification du remboursement requise

Ce qui rend ces avantages « admissibles », c’est-à-dire non imposables pour les employés, c’est l’existence d’un accord de remboursement. Pour pouvoir exclure ces avantages du salaire des employés, vous devez avoir mis en place un plan de remboursement spécifique. Le régime doit exiger que les employés vérifient les dépenses avant que vous les remboursiez. Vous pouvez également donner des bons aux employés s’ils suivent des protocoles détaillés pour vérifier la façon dont le bon a été utilisé.

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