Les petites et grandes entreprises doivent minimiser les dépenses liées aux déplacements, aux repas et aux autres dépenses des employés afin de garder les finances de l’entreprise sous contrôle. Et en tant que propriétaire d’entreprise, vous portez de nombreuses casquettes, il n’est donc pas toujours facile de connaître les meilleures politiques pour la bonne utilisation des cartes de crédit d’entreprise par les employés. Si vous avez le désir et le besoin de créer une politique de carte de crédit efficace pour les employés, mais que vous ne savez pas comment le faire, continuez à lire.
Points clés à retenir
- L’un des meilleurs moyens de réduire les dépenses inutiles des employés consiste à créer des politiques de carte de crédit pour les employés.
- Vous devrez communiquer les limites de dépenses de crédit, les activités considérées comme des violations d’utilisation et les répercussions d’une utilisation inappropriée de la carte.
- À la fin de chaque mois, les employés doivent soumettre un rapport détaillé de tous les frais, reçus et codes comptables applicables.
- La mise en place de politiques de carte de crédit pour les employés peut vous aider, vous et votre entreprise, à réussir.
Définir les responsabilités des employés en matière de carte de crédit
Si vous émettez des cartes de crédit à vos employés, vous devez mettre en œuvre des règles qui régissent la manière dont vos employés peuvent utiliser la carte de crédit. Ils seront responsables du respect de ces règles et de la sécurité de la carte.
Les politiques de carte de crédit des employés peuvent inclure, sans s’y limiter :
- Qui peut utiliser la carte
- Limites de dépenses par carte
- Dépenses approuvées pouvant être facturées sur la carte
- Répercussions en cas d’utilisation inappropriée de la carte
Note
Les employés doivent être tenus responsables de la sécurité de la carte ainsi que de la confidentialité de toute information relative à l’entreprise.
Vous devez communiquer les limites de dépenses, les activités considérées comme des violations et les répercussions d’une utilisation inappropriée de la carte. Les employés sont responsables de s’assurer que la carte est conservée dans un endroit sûr, que le compte de la carte est exempt d’activités frauduleuses et que le numéro de la carte reste confidentiel.Vous souhaiterez peut-être également préciser que la carte de crédit professionnelle doit être utilisée uniquement par l’employé et par toute autre personne.
Énoncer les limites de dépenses
Vous devrez établir des règles et des lignes directrices qui dictent les activités ou les transactions dans lesquelles la carte de crédit doit être utilisée et le montant qui peut être dépensé sur la carte.
Dans la plupart des cas, les dépenses devraient être limitées aux besoins d’employés spécifiques pour certaines tâches ou déplacements. Chaque département peut avoir ses propres limites de dépenses, et elles doivent être additionnées et synchronisées avec le budget de dépenses global du département. Par exemple, vous pouvez limiter les dépenses de chaque carte à 3 000 $ maximum, mais si une augmentation est nécessaire, un employé peut en faire la demande auprès du directeur financier (si vous en avez un) ou de vous.
Chaque employé ne doit pas dépasser cette limite, et si tel est le cas, il doit couvrir tous les frais dépassant la limite. Enfin, les cartes de crédit de l’entreprise ne doivent jamais être utilisées pour des avances de fonds.
Note
Il est sage d’informer chaque employé des limites de dépenses au moment où vous émettez la carte de crédit de l’entreprise.
Exiger un rapport d’utilisation régulière
Vous aurez besoin d’un processus pour tenir les employés responsables de l’utilisation des cartes de crédit de l’entreprise. À la fin de chaque mois, les employés doivent soumettre un rapport détaillé de tous les frais, reçus et codes comptables applicables. Chaque employé doit s’assurer de joindre les reçus de dépenses au relevé mensuel avant de les soumettre à l’entreprise à des fins de vérification.
Tous ces rapports d’utilisation doivent être effectués à temps pour éviter les retards de paiement par carte. Cela vous aidera à surveiller facilement vos dépenses mensuelles et l’audit sera plus simple.
Indiquez clairement que les cartes ne sont pas destinées aux dépenses individuelles
Il peut être judicieux d’être très strict sur l’utilisation de la carte de crédit de l’employé, en indiquant clairement que personne n’est autorisé à l’utiliser pour des dépenses personnelles. La définition de l’usage personnel, dans ce cas, est une dépense non liée à l’exploitation de l’entreprise. L’entreprise devrait avoir des conséquences spécifiques pour tout salarié qui utilise la carte pour ses propres dépenses personnelles.
Note
Les achats et les frais par carte de crédit des employés doivent être limités aux activités liées à l’entreprise, telles que les repas des clients ou les fournitures professionnelles.
Examiner l’utilisation de la carte de crédit des employés
Si votre entreprise émet des cartes de crédit pour ses employés, vous devez procéder chaque mois à un examen de l’utilisation des cartes de chaque employé. Vous pouvez également inclure le superviseur de l’employé et vous aurez certainement besoin d’une personne du service comptable. Le superviseur de l’employé doit s’assurer que l’utilisation de la carte est limitée à l’usage prévu. De plus, le service comptable doit vérifier si tous les reçus et autres documents de dépenses soumis par l’employé sont authentiques.
Note
Vous aurez également besoin d’une politique sur la façon de gérer les frais de carte de crédit contestés, ainsi que d’un processus sur la façon de gérer l’annulation des cartes pour les employés licenciés.
Chaque entreprise qui utilise des cartes de crédit d’entreprise et d’employés doit avoir une politique de carte de crédit claire, efficace et détaillée pour éviter toute utilisation abusive des cartes. Cela peut éviter des problèmes ou des malentendus, ainsi que des goulots d’étranglement au cas où un employé aurait besoin d’engager des dépenses liées à son travail et ne disposerait d’aucun autre moyen de paiement.
Foire aux questions (FAQ)
Qu’est-ce qu’une politique de carte de crédit ?
Une politique de carte de crédit fait partie des politiques financières et comptables de votre entreprise. Il décrit comment une carte de crédit d’entreprise peut être utilisée, par exemple quelles dépenses peuvent y être imputées, ainsi que le montant qui peut y être dépensé. Il peut également indiquer quels employés peuvent disposer d’une carte de crédit d’entreprise.
Comment fonctionne une carte de crédit pour employé ?
Les cartes de crédit des employés permettent aux employés d’effectuer des achats liés à leur travail sur une carte de crédit liée à un compte professionnel. Ces employés sont des utilisateurs autorisés de la carte, ils peuvent donc examiner les transactions et résoudre tout problème. Chaque carte porte le nom de l’employé et vous pouvez généralement obtenir gratuitement une nouvelle carte pour un employé auprès de l’émetteur de votre carte.
