Factures et reçus pour votre entreprise : quelle est la différence ?

Les formalités financières liées à la gestion d’une entreprise peuvent prêter à confusion, mais il est important de tout trier. Garder les documents à jour est un aspect crucial pour tenir des registres précis et comprendre votre situation financière. Deux documents particulièrement importants sont les factures et les reçus. Tout propriétaire d’entreprise qui réussit doit comprendre les tenants et les aboutissants de ces documents, notamment quand et comment les utiliser.

Différence entre les factures et les reçus

Les factures et les reçus sont utilisés pour enregistrer la vente de biens ou de services entre une entreprise et ses clients. Cependant, les deux principales différences entre les deux résident dans le moment où ils sont générés et dans la manière dont ils sont comptabilisés.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est remise à un client ou à un client avant son paiement. On parle parfois de projet de loi. considérez-le comme une demande de paiement en échange d’un bien livré ou d’un service rendu.

Une facture est un document détaillé qui détaille les produits et services et calcule ce qu’un client vous doit en termes de temps, de travail et de matériaux. Par exemple, si vous êtes un graphiste qui a créé un graphique pour un client, vous lui facturerez le temps qu’il vous a fallu pour créer le graphique. Si vous deviez acheter une photo à inclure dans le graphique, vous l’incluriez également dans la facture.

Que faut-il inclure sur une facture

Pour garantir que votre client comprend clairement le coût que vous lui demandez de payer, il est important d’être extrêmement détaillé dans vos factures. Bien que les exigences et les formats varient selon chaque entreprise, chaque facture doit généralement inclure :

• Nom de votre entreprise et nom du client, ainsi que les adresses
• La date de création de la facture, qui est cruciale pour le paiement dans les délais
• Date(s) et description des produits ou services fournis, y compris le prix de chacun et la quantité totale commandée
• Tout dépôt, prépaiement ou tout autre frais payé d’avance
• Tous les tarifs spéciaux ou bonus que vous avez offerts
• Taxe de vente, si la transaction impliquait un article tangible soumis à la taxe de vente d’un État

Juste pour garder la communication transparente, vous pouvez également inclure les éléments suivants :

• Les éventuelles pénalités ou frais de retard (il est particulièrement important de les inclure sur les factures de suivi lorsque la facture initiale n’est pas payée à temps)
• Modalités de paiement, y compris le mode de paiement et la date d’échéance. Cet aspect doit inclure des expressions telles que « effectuer des chèques à… » ou « envoyer de l’argent via PayPal à… » ou « net 30 jours », ce qui signifie qu’il doit être payé dans les 30 jours.

Comment créer une facture

De nombreux outils de comptabilité et de tenue de livres destinés aux petites entreprises facilitent la génération d’une facture.

Lorsqu’elles sont payées, les données peuvent être automatiquement ajoutées à une catégorie de vos finances, telle que les comptes clients ou les comptes payés. Si vous ne souhaitez pas utiliser de logiciel de comptabilité spécialisé, vous pouvez très probablement trouver un modèle de facturation sur le programme de traitement de texte que vous utilisez.

Comment remettre une facture

Les factures peuvent être livrées en personne, par courrier ou par e-mail. Vous pouvez utiliser le courrier électronique par défaut, mais décidez ensuite d’en envoyer un par courrier à un client ou à un client en retard de paiement. En cas de doute, utilisez plusieurs méthodes. Être payé est un aspect crucial de votre entreprise, alors ne ménagez aucun effort pour remettre la facture au bon bureau.

Factures impayées

Puisque vous savez à quel point il est important d’être payé, vous devez vous efforcer de payer immédiatement toute facture que vous recevez. C’est une mauvaise affaire de ne pas honorer les contrats que vous avez conclus avec d’autres. Même un retard de paiement peut avoir des conséquences néfastes sur vous et votre entreprise.

Si vous avez facturé un client ou un client qui n’a pas payé, vous avez plusieurs options :

• Envoyez une deuxième facture avec un avis « à payer maintenant ». Il arrive parfois que des factures soient perdues et un paiement manqué peut ne pas être malveillant. L’envoi d’un rappel peut suffire. Assurez-vous que toutes vos factures indiquent clairement la date d’échéance du paiement.
• Amenez le client ou le client devant la Cour des petites créances. Cela ne serait conseillé que si une somme importante vous est due, car aller au tribunal coûte cher.
• Envoyez la dette à une agence de recouvrement. Si vous êtes prêt à renoncer à une partie de l’argent de la facture, vous pouvez faire appel à une agence de recouvrement de créances qui s’efforcera de collecter l’argent en échange d’un pourcentage du paiement.
• Radiez le non-paiement comme une perte sur vos impôts.

Pour les petites factures, l’annulation sera la solution la plus simple, mais si vous avez une grosse facture, le tribunal ou une agence de recouvrement peut vous aider. Et, juste au cas où vous y réfléchiriez, vous ne devriez pas continuer à travailler avec un client qui ne paie pas.

Qu’est-ce qu’un reçu ?

Les reçus sont émis une fois que votre client ou client a payé sa facture. Il s’agit essentiellement d’une preuve d’achat. Si vous faites une erreur et envoyez accidentellement une deuxième facture, votre client peut utiliser un reçu pour prouver qu’il a déjà payé ce qu’il vous doit. En plus de fournir des reçus à vos clients, vous devez conserver tous ceux que vous recevez concernant votre entreprise.

Que faut-il inclure sur un reçu

Bien que la loi exige des informations spécifiques sur les factures, il n’existe aucune norme concernant ce qui figure sur un reçu. Ce qui apparaît sur un reçu peut varier d’une entreprise à l’autre. Cela peut être aussi simple qu’une note manuscrite indiquant « un tel a payé ce montant » ou aussi compliqué qu’une facture. Idéalement, il devrait contenir des informations sur ce qui a été payé, la date à laquelle il a été payé et comment il a été payé (bien qu’il ne devrait pas contenir de données de paiement spécifiques telles que des numéros de carte de crédit). Certaines entreprises recréent simplement la facture et y inscrivent « PAYÉE ».

Comment créer un reçu

À l’instar des factures, il existe différentes manières de créer un reçu. Si vous utilisez un programme de comptabilité, il peut générer un reçu lorsque vous enregistrez les paiements de factures. Les traitements de texte disposent probablement d’un modèle que vous pouvez utiliser pour générer un reçu une fois que vous avez été payé. Comme mentionné précédemment, cela peut même être aussi simple que de noter à la main une note sur un morceau de papier.

Comment remettre un reçu

Idéalement, les reçus devraient être remis immédiatement après le paiement. S’il n’est pas automatiquement créé et livré, vous souhaitez le créer et l’envoyer le plus rapidement possible. Comme les factures, elles peuvent être remises en personne, envoyées par courrier électronique ou postale.

Si vous avez reçu un reçu de paiement pour des produits ou des services liés à votre entreprise, déposez le reçu et marquez-le dans votre système comptable. Ces informations vous aideront à rester informé de votre situation financière et à maximiser vos déductions fiscales.

Foire aux questions (FAQ)