Qu’est-ce que le formulaire W-2 ?
Le formulaire W-2 comprend des informations sur les salaires des employés payés au cours de l’année civile précédente et les retenues sur ces salaires, ainsi que des informations sur les avantages sociaux et autres retenues sur les salaires.
Points clés à retenir
- Le formulaire W-2 comprend les salaires des employés payés au cours de l’année civile précédente, les retenues sur les salaires, les avantages sociaux et autres déductions.
- Les W-2 sont généralement dus aux employés avant le 31 janvier de l’année civile précédente ou le jour ouvrable suivant si le 31 janvier est un week-end ou un jour férié.
- Les employeurs doivent également cocher la case appropriée sur le W-2 si l’employé a participé à un régime de retraite ou à un régime de santé parrainé par l’employeur.
Quand les formulaires W-2 sont-ils dus ?
Les W-2 sont dus aux employés avant le 31 janvier de l’année civile précédente. Si le 31 janvier est un week-end ou un jour férié, les rapports doivent être rendus le jour ouvrable suivant. Cependant, l’Internal Revenue Service (IRS) établit parfois des dates d’échéance spécifiques pour les déclarations de charges sociales de fin d’année pour chaque année.
Les formulaires W-2 doivent être envoyés à la Social Security Administration (SSA) avant le 31 janvier. Une fois que les employeurs ont envoyé les formulaires W-2 aux employés, les formulaires doivent également être envoyés avec le formulaire de transmission W-3 à la Social Security Administration (SSA).
Note
La date limite de dépôt de janvier auprès du SSA est une tentative de lutter contre la fraude fiscale, mais cela signifie que vous devez remettre les formulaires W-2 aux employés plus tôt en janvier, afin qu’ils aient la possibilité de les examiner pour déceler les erreurs.
Rapport W-2 pour les paiements COVID-19
Le cas échéant en 2021, deux mesures d’allègement liées à la COVID-19 ont eu lieu en 2020 et ont affecté les salaires et traitements des employés qui doivent être déclarés sur les formulaires W-2.
Report de la cotisation de sécurité sociale des salariés
Une mesure exécutive prise en août 2020 a permis aux salariés de reporter leur retenue à la source sur la Sécurité sociale entre le 1er septembre et le 31 décembre 2020.
La partie salariale de l’impôt de sécurité sociale 2020 différée retenue en 2021 mais non déclarée sur le formulaire W-2 2020 doit être déclarée dans la case 4 (impôt de sécurité sociale retenu) sur le formulaire W-2c, Salaire corrigé et relevé fiscal.
Sur le formulaire W-2c, l’année d’imposition 2020 doit être inscrite dans la case c et ajuster le montant précédemment déclaré dans la case 4 (impôt de sécurité sociale retenu) du formulaire W-2 pour inclure les montants différés qui ont été retenus en 2021.
Congés de maladie payés et congés familiaux
La loi Families First Coronavirus Relief Act (FFCRA) exigeait que les employeurs rémunèrent les employés pour les absences liées au COVID, avec des indemnités de maladie et des congés familiaux. Si vous avez effectué l’un ou l’autre de ces paiements à vos employés en 2021, vous devez déclarer les montants comme suit :
- Dans les cases 1, 3 (jusqu’au maximum de la Sécurité sociale), et 5, ainsi que
- Case 14 (le même montant que la case 1) ou sur un relevé distinct
Vous devez également étiqueter les paiements, selon le type de paiement :
- « Salaire pour congés de maladie assujetti à la limite de 511 $ par jour »
- « Salaire en congé de maladie assujetti à la limite de 200 $ par jour »
- « Salaires pour congés familiaux d’urgence »
Collecte d’informations pour préparer les formulaires W-2
Les informations de ce formulaire proviennent de votre registre de paie, qui indique les totaux cumulatifs de l’année pour chaque employé pour les salaires et les retenues, ainsi que les déductions pour les régimes médicaux, les comptes d’épargne santé et d’autres éléments.
Note
Assurez-vous que vous utilisez le bon formulaire W-2. Utilisez le formulaire daté de l’année d’imposition et non de l’année où vous préparez le formulaire. Par exemple, si vous préparez des W-2 en janvier 2022 pour l’année d’imposition 2021, utilisez le formulaire daté de 2021.
Parties du formulaire W-2
Vous trouverez ci-dessous les parties du formulaire W-2 et à quoi elles servent :
- La copie A va à la Social Security Administration (SSA). La copie A est généralement imprimée sur un formulaire rouge.
- La copie 1 concerne la ville, l’état ou la localité.
- La copie B est à déposer avec la déclaration de revenus fédérale de l’employé.
- La copie C est pour les dossiers de l’employé
- La copie 2 est une autre copie pour une autre ville, état ou localité
- La copie D est destinée aux dossiers de l’employeur.
Comment préparer le formulaire W-2
Ces informations sont un aperçu général du processus pour remplir un formulaire W-2. Voir les instructions pour le formulaire W-2 pour plus de détails.
Informations sur l’employeur : pour chaque W-2 que vous préparez, vous devrez inclure des informations sur votre entreprise, y compris le numéro d’identification de l’employeur (EIN) ainsi que le nom et l’adresse de l’employeur.
Numéro de contrôle : vous souhaiterez peut-être ajouter un numéro de contrôle interne sur chaque W-2 si vous payez de nombreux employés. Vous pouvez générer le numéro vous-même, ou votre logiciel de préparation de paie peut générer ce numéro.
Revenus des employés :
- Salaires totaux, pourboires et autres rémunérations (encadré 1), qui correspond au salaire brut de tous les employés horaires et salariés.
- Montant total de la retenue (case 2)
- Salaires totaux de la Sécurité Sociale (jusqu’au maximum de la Sécurité Sociale) (Encadré 3).
Note
Les salaires de la sécurité sociale et de Medicare peuvent être différents du salaire total de la case 1. Certains salaires ne sont pas inclus dans les salaires de la sécurité sociale ou de Medicare, vous devrez donc peut-être réduire l’entrée dans les cases 3 et 5 de ces montants.
- Total des impôts de sécurité sociale retenus (case 4)
- Salaires et pourboires totaux de Medicare (encadré 5)
- Impôt Medicare retenu (encadré 6). Ce montant comprend le montant de la taxe Medicare supplémentaire pour les employés les mieux payés.
- Pourboires de sécurité sociale (encadré 7) et pourboires alloués (encadré 8) (Vérifiez que vous séparez les pourboires déclarés des pourboires alloués.)
Ensuite, vous aurez besoin d’informations sur les employés et sur les salaires totaux et les retenues pour chaque employé pour l’année dernière :
Autres paiements. Vous avez peut-être payé des paiements anticipés d’EIC (crédit pour revenu gagné) (case 9) et des prestations pour personnes à charge (case 10) versées à des employés.
Informations sur la participation aux régimes de retraite et les salariés statutaires
Sur chaque W-2, vous devez cocher la case appropriée si le salarié participe à un régime de retraite (case 13) ou à un régime non qualifié (case 11), si ce salarié est un salarié statutaire (case 13), ou si le salarié a reçu des indemnités de maladie d’un tiers (case 13).
La case 12 concerne les montants destinés à d’autres rémunérations ou déclarations. Vous pouvez saisir jusqu’à 4 types de rémunération. Certains des éléments d’information les plus courants pour l’encadré 12 :
- Sécurité sociale non perçue, RRTA (retraite des chemins de fer) ou taxe Medicare sur les pourboires ou l’assurance-vie collective
- Reports facultatifs vers 401(k), 403(b) et d’autres régimes de retraite qualifiés
- Indemnités de maladie non imposables
- Paiements du parachute doré
- Frais de déménagement remboursés exclus
- Cotisations aux comptes d’épargne médicale ou aux comptes d’épargne santé
- Options d’achat d’actions non statutaires pour les salariés
- Cotisations Roth désignées dans le cadre des plans 401(k) ou 403(b)
Coût de la couverture maladie parrainée par l’employeur, en utilisant le code DD, conformément aux exigences de déclaration de la Loi sur les soins abordables
Les entrées dans la case 14 concernent d’autres déductions ou compensations qui doivent être divulguées aux employés pour leur déclaration de revenus. Par exemple
- Pension après impôt
- Remboursements automobiles
- Taxes spéciales pour la Californie, New York, le New Jersey et Washington
- Contributions de bienfaisance déduites du salaire des employés
- Assurance maladie et déductions pour avantages sociaux
- Déductions uniformes (pour le coût des uniformes)
- Retenues de cotisations syndicales
- Revenu non imposable
- Dépenses liées au véhicule incluses dans le salaire (100 % de la valeur de location du véhicule fourni à l’employé et incluses dans la case 1 du salaire)
- Il y a également une case pour les éléments « Autres non inscrits sur la liste » que vous avez déduits des employés.
Informations nationales et locales
Dans cette section, vous saisirez des informations sur les salaires et les retenues étatiques et locaux. Notez qu’il y a de la place pour deux états et deux localités sur le formulaire. Si un employé a travaillé dans plus de deux États ou localités au cours de l’année, utilisez un deuxième W-2 pour inclure les informations supplémentaires. Entrer:
- Votre code d’État à deux lettres et le numéro d’identification fiscale de votre entreprise (vérifiez auprès du ministère du Revenu de votre État) (case 15)
- Salaires de l’État (Encadré 16)
- Impôt sur le revenu retenu par l’État (case 17)
- Salaires locaux, le cas échéant (Encadré 18)
- Impôt local sur le revenu retenu (case 19)
- Nom de la localité (case 20)
Vérifiez la précision !
Si vous ne déclarez pas correctement les informations sur vos employés, vous pourriez être passible d’amendes et de pénalités. Assurez-vous que les informations sur les formulaires sont correctes. Vérifiez auprès d’un professionnel des charges sociales si vous n’êtes pas sûr des informations qui doivent être incluses et de l’endroit où elles doivent être incluses dans le formulaire W-2.
Envoi des formulaires W-2 ou dépôt en ligne
Si vous imprimez et envoyez vos propres formulaires W-2, vous pouvez les obtenir de plusieurs sources.
- Le site Web IRS Forms Order (prend 7 à 15 jours)
- Un fournisseur de formulaires en ligne ou un magasin de fournitures de bureau.
- Votre préparateur de déclarations ou service de paie
- Certains logiciels de préparation de déclarations de revenus pour entreprises
Vous ne pouvez PAS imprimer les formulaires W-2 à partir d’une page Web car la copie A ne peut pas être numérisée.
Tu peuxdéposez votre formulaire W-2 en ligneauprès de la Social Security Administration en vous inscrivant au service Business Services Online. Vous DEVEZ déposer en ligne si vous avez 250 W-2 ou plus à déposer. Si vous déposez vos formulaires W-2 en ligne auprès de la Social Security Administration, vous n’avez pas besoin d’inclure un formulaire de transmission W-3.
Distribuer et classer les formulaires W-2
À l’employé : copies B, C, 1 et 2
À l’Administration de la sécurité sociale – Copie A. Le SSA exige que vous envoyiez la copie A du W-2 de chaque employé avant le 31 janvier de l’année suivante.
Conservez la copie D pour vos dossiers.
Note
Veuillez noter qu’il existe des directives spécifiques pour le dépôt des W-2.
Conseils pour préparer le formulaire W-2
- Le numéro d’identification fiscale de votre entreprise n’est PAS votre numéro d’identification de taxe de vente. De nombreux États utilisent le numéro d’identification fiscale fédéral (EIN) et ajoutent des chiffres à la fin. Renseignez-vous auprès de votre département d’État du revenu pour plus d’informations.
- Revenu de pourboire. Les pourboires des employés sont soumis aux taxes de sécurité sociale et aux taxes Medicare, y compris la taxe Medicare supplémentaire.
- Encadré 12 – Plus de 4 éléments.Si vous avez plus de 4 éléments pour la case 12, vous devrez mettre les éléments supplémentaires sur un deuxième W-2. Mais n’incluez pas le salaire et la retenue de l’employé sur ce W-2 supplémentaire.
- Le SSA dispose d’un processus spécifique pour corriger les erreurs W-2, selon le type d’erreur. Cet article contient des informations sur la façon de corriger les erreurs W-2.
Note
Avis de non-responsabilité : les informations contenues dans ce “Comment faire” sont fournies à des fins générales. Il ne s’agit pas de conseils fiscaux ni d’informations détaillées sur la façon de préparer ce formulaire. Si vous n’enregistrez pas correctement les informations sur les employés, vous pourriez être passible d’amendes et de pénalités. Obtenez de l’aide de votre fiscaliste pour remplir ces formulaires.
Foire aux questions (FAQ)
Quand les employeurs doivent-ils envoyer les formulaires W-2 ?
En règle générale, les W-2 sont dus aux employés avant le 31 janvier de l’année fiscale précédente, sauf si le 31 janvier est un week-end ou un jour férié, auquel cas le formulaire doit être dû le jour ouvrable suivant. Veuillez noter que l’IRS modifie parfois les dates de déclaration.
Comment les employeurs déposent-ils un W-2 corrigé ?
Le formulaire IRS W-2c (et W-3c si vous avez déposé un formulaire papier W-2) doit être rempli pour corriger un formulaire W-2 précédemment déposé pour l’année fiscale en cours ou précédente.
