L’IRS a une définition spécifique des voyages d’affaires lorsqu’il s’agit de déterminer si ces dépenses sont déductibles fiscalement. L’agence affirme que les voyages d’affaires sont des voyages qui vous éloignent de votre domicile fiscal et qui sont « considérablement plus longs qu’une journée de travail ordinaire ». Cela nécessite que vous dormiez ou vous reposiez lorsque vous êtes loin de chez vous, et que vous le fassiez. Le voyage doit être « temporaire ». Cela signifie que cela ne peut pas durer un an ou plus.
Points clés à retenir
- Vous pouvez déduire les dépenses qui vous éloignent de votre domicile fiscal pendant une période qui vous obligerait à y passer la nuit.
- Votre domicile fiscal est la ville ou la région où se trouve votre établissement habituel.
- Vous êtes limité à 50 % du coût de vos repas.
- Votre voyage doit être entièrement lié à votre travail pour que les frais soient déductibles, mais des règles spéciales s’appliquent si vous voyagez en dehors des États-Unis.
Quelle est votre « maison fiscale » ?
Votre domicile fiscal est un concept défini par l’IRS pour aider à déterminer si un voyage est déductible d’impôt. Il est défini par l’IRS comme la ville entière ou la zone générale où se trouve votre lieu d’activité habituel. Ce n’est pas nécessairement la région où vous habitez.
Votre domicile fiscal peut être utilisé pour déterminer si vos frais de déplacement professionnel sont déductibles après avoir déterminé où ils se trouvent. Vous pouvez probablement compter vos dépenses pendant le voyage comme des déductions professionnelles si vous devez quitter votre domicile fiscal pendant la nuit ou si vous avez autrement besoin de temps pour vous reposer et dormir pendant votre absence.
Note
Vérifiez auprès d’un fiscaliste pour vous assurer que vous identifiez avec précision l’emplacement de votre foyer fiscal.
Frais sur votre facture d’hôtel
Les frais de chambre et les taxes associées sont déductibles, tout comme les frais de blanchisserie et les frais d’appels téléphoniques ou d’utilisation d’un fax. Les pourboires sont également déductibles. Mais les frais personnels supplémentaires, tels que les frais de salle de sport ou les frais de films ou de jeux, ne sont pas déductibles.
La règle des 50 % pour les repas
Vous pouvez déduire le coût des repas pendant que vous voyagez, mais les frais de divertissement ne sont plus déductibles et vous ne pouvez pas déduire les repas « somptueux ou extravagants ».
Les frais de repas sont déductibles à 50%. La limite de 50 % s’applique également aux taxes et aux pourboires. Vous pouvez utiliser soit vos frais réels, soit une allocation de repas standard pour bénéficier d’une déduction des frais de repas, à condition qu’elle ne dépasse pas la limite de 50 %.
Le coût d’amener un conjoint, un ami ou un employé
Le coût d’amener un conjoint, un enfant ou toute autre personne lors d’un voyage d’affaires est considéré comme une dépense personnelle et n’est pas déductible. Mais vous pourrez peut-être déduire les frais de déplacement du particulier si :
- La personne est un employé
- Ils ont un véritable objectif professionnel en voyageant avec vous.
- Autrement, ils seraient autorisés à déduire les frais de déplacement
Note
Vous pourrez peut-être déduire les frais de voyage d’un compagnon si vous pouvez prouver que l’autre personne est employée par l’entreprise et effectue d’importantes tâches liées à l’entreprise pendant son voyage. Cela peut inclure la rédaction de procès-verbaux lors de réunions ou de rencontres avec des clients professionnels.
Utiliser les indemnités journalières pour calculer les frais de déplacement des employés
Le terme « indemnité journalière » signifie « par jour ». Les indemnités journalières sont des montants considérés comme raisonnables pour les repas quotidiens et les dépenses diverses lors d’un voyage.
Les tarifs journaliers sont fixés pour les voyages aux États-Unis et à l’étranger, et ils diffèrent selon la région. Ils sont plus élevés dans les grandes villes américaines que dans les régions du pays situées en dehors des grandes zones métropolitaines. Les entreprises peuvent fixer leurs propres tarifs journaliers, mais la plupart des entreprises utilisent les tarifs fixés par le gouvernement américain.
Les remboursements d’indemnités journalières ne sont pas imposables à moins qu’ils ne soient supérieurs au taux maximum fixé par l’Administration des Services généraux. L’excédent est imposable pour le salarié.
Si vous ne consacrez pas tout votre temps à des activités professionnelles lors d’un voyage international, vous ne pouvez déduire que la partie professionnelle liée au déplacement vers et depuis la destination. Vous devez répartir les coûts entre les activités professionnelles et personnelles.
Voyages combinés professionnels/personnels
Votre voyage doit être entièrement lié à votre travail pour que vous puissiez déduire les frais de voyage si vous restez aux États-Unis, mais un certain temps personnel « accessoire » est acceptable. Ce serait accessoire au but principal de votre voyage si vous voyagez à Dallas pour affaires et que vous passez une soirée en famille dans la région pendant votre séjour.
Mais tenter de transformer un voyage personnel en voyage d’affaires ne fonctionnera que si le voyage est essentiellement à des fins professionnelles. L’IRS indique que « la planification d’activités professionnelles accessoires pendant un voyage, comme visionner des cassettes vidéo ou assister à des conférences traitant de sujets généraux, ne transformera pas ce qui est réellement des vacances en un voyage d’affaires. »
Voyages d’affaires internationaux
Les règles sont différentes si une partie ou la totalité de votre voyage vous emmène hors des États-Unis. Votre voyage international peut être considéré comme lié au travail si vous êtes resté hors des États-Unis pendant plus d’une semaine et que moins de 25 % du temps a été consacré à des activités personnelles.
Vous pouvez déduire les coûts de la totalité de votre voyage s’il vous emmène hors des États-Unis et que vous consacrez tout votre temps à des activités professionnelles, mais vous devez avoir un « contrôle substantiel » sur l’itinéraire. Un employé voyageant avec vous n’aurait pas le contrôle sur le voyage, mais vous l’auriez comme le propriétaire de l’entreprise.
Note
Le voyage peut être considéré entièrement pour affaires si vous consacrez moins de 25 % du temps à des activités personnelles si votre voyage vous emmène hors des États-Unis pendant plus d’une semaine.
Vous ne pouvez déduire la partie professionnelle liée au déplacement vers et depuis la destination que si vous ne consacrez pas tout votre temps à des activités professionnelles lors d’un voyage international. Vous devez répartir les coûts entre vos activités professionnelles et personnelles.
Le coût d’une croisière (dans certaines limites)
Le coût d’une croisière peut être déductible jusqu’à la limite spécifiée déterminée par l’IRS, qui est de 2 000 $ par an à compter de 2022. Vous devez être en mesure de démontrer que la croisière était directement liée à un événement professionnel, tel qu’une réunion d’affaires ou une réunion du conseil d’administration.
L’IRS impose des exigences strictes supplémentaires spécifiques pour déduire les voyages en croisière comme dépenses professionnelles.
Foire aux questions (FAQ)
Comment amortir les frais de déplacement professionnel ?
Les frais de déplacement professionnel sont inscrits à l’annexe C si vous êtes travailleur indépendant. L’annexe est déposée avec votre déclaration de revenus formulaire 1040. Il répertorie tous vos revenus d’entreprise, puis vous pouvez soustraire le coût de votre voyage d’affaires et les autres déductions professionnelles auxquelles vous avez droit pour arriver à votre revenu imposable.
Que sont les frais standards de déplacement professionnel ?
Les frais de déplacement professionnel standard comprennent l’hébergement, la nourriture, les frais de transport, l’expédition des bagages et/ou des articles de travail, la blanchisserie et le nettoyage à sec, les frais de communication et les pourboires. Mais de nombreuses règles s’appliquent, alors vérifiez auprès d’un fiscaliste avant de les réclamer.
L’essentiel
Ces réglementations en matière de déduction fiscale sont compliquées et comportent de nombreuses réserves et exceptions. Consultez vos professionnels fiscaux et juridiques avant de prendre des mesures qui pourraient affecter votre entreprise.
