Il n’y a rien de plus important pour le succès de votre entreprise que votre système de gestion de la facturation des comptes clients et de l’encaissement des paiements de vos clients. Parfois, ce système est appelé gestion des paiements ou système de recouvrement. Voici comment le configurer.
Points clés à retenir
- Un système permettant de gérer les paiements qui vous sont dus par les clients ou les clients est vraiment important pour la santé de votre entreprise.
- Pour en établir un, réfléchissez à toutes les façons dont vous récupérez de l’argent auprès des clients, puis établissez des règles et des réglementations pour eux.
- En fonction de votre entreprise, vous devrez peut-être avoir des comptes clients et générer un rapport chronologique pour rendre compte des clients qui vous doivent encore de l’argent pour vos produits ou services.
Établir les méthodes de paiement des clients
La manière dont les gens vous paient dépendra principalement du type d’entreprise que vous exploitez et du fait que vos clients soient des particuliers, des entreprises ou les deux. De plus, si votre entreprise est une boutique en ligne uniquement, vous recevrez le paiement différemment d’un magasin de coin physique. Plus vous acceptez de types de modes de paiement différents, plus cela sera utile pour les clients.
Il existe des moyens établis pour retirer de l’argent aux clients :
- Paiements en espèces – principalement de particuliers travaillant dans un commerce de détail
- Chèques – de particuliers et de clients professionnels
- Paiements par carte de crédit et de débit – des particuliers et des entreprises
- Méthodes de paiement en ligne telles que PayPal – auprès des particuliers et des entreprises
Note
Vous devrez payer une prime pour traiter certains types de paiements, tels que les cartes de crédit et de débit.
De plus, vous pouvez choisir de proposer un plan de crédit ou de paiement, tant aux particuliers qu’aux entreprises. Un exemple d’un tel plan pour un magasin de détail serait la mise de côté, où le client paie une partie chaque mois jusqu’à ce qu’il rembourse le montant de l’achat.Alternativement, vous pouvez autoriser le client à recevoir les marchandises et il vous paiera après réception selon un plan de paiement programmé.
Vous souhaiterez peut-être même accepter un paiement provenant d’un tiers ou d’autres sources externes telles qu’une compagnie d’assurance. Les ateliers de réparation automobile peuvent utiliser ce type de système ainsi que les entreprises qui vendent à de grandes entreprises de construction.
Règles empiriques pour la configuration du traitement des paiements
Après avoir déterminé les types de paiements à accepter, vous devrez établir certaines règles pour vos employés concernant l’acceptation et le traitement de ces types de paiements.
Par exemple, vous devriez avoir des règles pour accepter les chèques. Déterminez si vous autorisez uniquement les chèques professionnels ou si vous acceptez les chèques personnels. Définissez également les informations dont vous avez besoin pour traiter le paiement, telles qu’un numéro de permis de conduire.
Certaines formes de paiement, comme le crédit renouvelable, peuvent nécessiter que vous vérifiiez l’historique de crédit du client. Vous pouvez fixer des limites qu’un client ne peut pas dépasser. Dans certains cas, vous pouvez facturer des frais de service pour les formalités administratives et comptables nécessaires à la tenue de ces types de comptes.
Note
C’est une bonne idée de créer des factures détaillées pour les comptes qui paient par crédit afin que vous puissiez suivre leurs achats et faciliter les retours.
Envoyez des factures et exécutez des rapports chronologiques sur les comptes clients
Envoyez des factures aux clients qui vous doivent de l’argent. Envoyez une facture au moins une fois par mois, ou plus souvent si vous souhaitez sérieusement collecter de l’argent. Vous souhaiterez tenir compte du temps nécessaire aux clients pour payer et afficher tout solde en souffrance sur la prochaine facturation.
Selon votre type d’entreprise, vous pouvez avoir des clients qui ne paient pas lors de l’achat ou qui paient sur une certaine période. L’exécution de rapports chronologiques sur les comptes clients vous indiquera quand envoyer les factures et quand lancer des méthodes de recouvrement plus strictes.
Initier des procédures de recouvrement pour ceux qui ne paient pas
Pour les clients qui ne paient pas dans un délai raisonnable (tel que déterminé par vos « règles empiriques »), engagez une procédure de recouvrement. Vous souhaiterez peut-être envoyer un compte à une agence de recouvrement ou à une cour des petites créances. Décidez lequel convient le mieux à chaque type de compte.
La mise en place et le travail sur un système de gestion des recouvrements peuvent vous aider à collecter l’argent qui vous est dû et à maintenir les flux de trésorerie dans votre entreprise.
Foire aux questions (FAQ)
Comment suivre les paiements des clients ?
Pensez à standardiser la façon dont vos clients vous paient afin qu’il soit plus facile de les suivre. Ensuite, décidez où vous souhaitez suivre cet argent entrant dans votre entreprise : Excel, un programme en ligne comme QuickBooks ou FreshBooks, ou un autre système que vous préférez et auquel vous faites confiance. Assurez-vous simplement de pouvoir voir facilement d’où vient l’argent et combien afin de pouvoir équilibrer vos comptes.
Quels sont les modes de paiement des clients ?
Les clients peuvent souvent payer en espèces, par carte de crédit, par chèque, sur une application mobile et parfois par virement bancaire. Vous devrez décider quelles méthodes de paiement vous acceptez dans votre petite entreprise. Certains peuvent entraîner des frais, tandis que d’autres peuvent être plus difficiles à collecter et à déposer.
