Points clés à retenir
- Un plan responsable est un plan détaillé qui tient compte des remboursements des employés.
- Le régime responsable doit répondre aux exigences spécifiques de l’IRS pour éviter d’avoir à déclarer les impôts des employés sur ces remboursements.
- Les types de remboursement les plus courants concernent les déplacements, les repas et les frais de conduite des employés.
- L’employeur et l’employé doivent tenir de bons registres en cas de contrôle fiscal.
Comment fonctionne un plan responsable de remboursement des employés
Un plan responsable est un plan ou un arrangement détaillé dans lequel les employeurs accordent aux employés une allocation ou leur remboursent certaines dépenses, en limitant les montants aux dépenses réelles. Le but d’un régime responsable est de rendre les montants non imposables pour les employés.
Pour être considéré comme un « plan responsable » par l’Internal Revenue Service (IRS), l’accord de l’employeur avec les employés doit inclure tous les éléments suivants :
- Les dépenses doivent avoir un lien commercial ; c’est-à-dire qu’ils doivent avoir été payés ou engagés pendant que la personne rendait des services à titre d’employé.
- Le salarié doit rendre compte adéquatement de ces dépenses à l’employeur dans un délai raisonnable. Vous devez exiger des employés qu’ils vous fournissent des informations détaillées sur ces dépenses, y compris la date, l’heure, le lieu, le montant et l’objet professionnel de la dépense.
- L’employeur doit exiger du salarié qu’il restitue les remboursements excédentaires dans un délai raisonnable et déterminé, selon les circonstances. Si les employés ne sont pas tenus de remettre des montants excédentaires, ces montants doivent être inclus dans leur revenu et augmentent le coût de la prestation.
Si ces trois exigences ne sont pas remplies, le plan est déterminé par l’IRS comme n’étant pas responsable.
Les plans responsables peuvent inclure le remboursement d’un certain nombre de dépenses différentes liées aux employés, notamment les frais de déplacement, les repas et les achats d’équipement.
Le plan responsable doit inclure des détails sur la manière dont les employés comptabilisent leurs dépenses. Il doit comprendre une procédure obligeant les employés à restituer les remboursements excédentaires (ceux qui dépassent les montants autorisés) à l’employeur.
Note
Assurez-vous que les employés conservent des documents comme preuves, comme des reçus, un journal de bord écrit ou une application de suivi du kilométrage.
Remboursements excédentaires
Un remboursement excédentaire est un remboursement supérieur aux montants autorisés. Si l’employé ne restitue pas les remboursements excédentaires dans un délai raisonnable, ces montants excédentaires pourraient être imposables pour l’employé.
Le cas le plus courant serait le cas dans lequel vous donnez une avance à un employé avant son départ en voyage et les dépenses pendant le voyage sont inférieures au montant avancé. Le salarié dispose dans ce cas d’un montant excédentaire qui doit être restitué à votre entreprise.
Un délai raisonnable pour le remboursement des remboursements excédentaires est déterminé par l’IRS comme, par exemple :
- Une avance est reçue dans les 30 jours suivant la dépense.
- Un compte rendu adéquat des dépenses dans les 60 jours suivant leur paiement ou leur engagement.
- Le retour de tout remboursement excédentaire dans les 120 jours suivant son paiement ou son engagement.
- Une déclaration de votre entreprise (au moins trimestrielle) qui demande un retour ou une comptabilité adéquate pour les avances impayées, et l’employé s’y conforme dans les 120 jours suivant la réception du relevé.
Note
Expliquer les détails de la façon dont les paiements excédentaires sont remboursés est un élément clé de votre plan responsable. Obtenez l’aide d’un fiscaliste agréé pour vous aider à formuler les exigences.
Plans responsables et taxes professionnelles
Vous n’êtes pas obligé de soumettre un plan responsable à l’IRS, mais vous devez être en mesure de prouver que ces dépenses étaient liées à l’entreprise lors d’un contrôle fiscal. Les dépenses de conduite, par exemple, doivent indiquer la date, l’heure, le lieu, le montant et l’objet professionnel de la dépense.
Documentez toutes les transactions avec les employés pour leurs remboursements de dépenses, en les obligeant à vous fournir des documents démontrant que toutes les exigences du plan responsable ont été respectées. C’est une bonne idée de mettre ces exigences par écrit, dans le cadre du manuel de politiques et de procédures de vos employés.
Foire aux questions (FAQ)
Quelles sont les règles du régime responsable ?
De manière générale, les règles d’un régime responsable sont que toutes les dépenses doivent être liées à l’entreprise, suivies en détail, et que tout remboursement excédentaire doit être restitué dans un délai raisonnable.
Que peut-on inclure dans un plan responsable ?
L’une des catégories courantes de dépenses pouvant être incluses dans un plan responsable est les voyages d’affaires, qui comprennent les repas admissibles.
