Retenues salariales autorisées pour les employés

Il existe un certain nombre de situations dans lesquelles un employeur a pu envisager de réduire le salaire d’un employé, mais il existe des difficultés juridiques en matière de retenues salariales que tous les employeurs devraient comprendre.

Par exemple, un employeur ne peut pas réduire le salaire d’un employé non exonéré pour lui faire payer le montant que le propriétaire a perdu lors d’un vol si cela réduit le salaire de l’employé en dessous du salaire minimum requis ou de la rémunération des heures supplémentaires qui est due.Dans le cas des employés exonérés, le ministère du Travail des États-Unis a statué que les retenues sur salaire destinées à payer les manques de liquidités ou le coût des équipements perdus ou endommagés « violeraient les exigences de base salariale ». 

Quand les employeurs peuvent effectuer une retenue sur salaire

Si l’employé a autorisé le plan de déduction

Par exemple, l’employé peut accepter de contribuer à un « fonds de fleurs » pour payer des fleurs pour des funérailles, ou pour Centraide ou d’autres organismes de bienfaisance. L’employé doit l’approuver par écrit. Les employés doivent également accepter de payer des retenues pour les cotisations sociales.Une exception à cette règle est si un employé effectue une déduction pour des articles nécessaires à l’entreprise, comme les uniformes.

Pour la retenue d’impôt sur le revenu

Chaque employé doit remplir le formulaire W-4 lors de son embauche en précisant le montant de la retenue pour les impôts fédéraux. Pour tous les États où travaille l’employé et qui ont un impôt sur le revenu, l’employé doit également remplir un formulaire de retenue. Le formulaire de retenue permet à l’employeur de prélever une retenue (une forme spécifique de déduction) sur la paie des employés. L’employé peut préciser le montant de la déduction en remplissant le formulaire W-4.

Dans un contrat syndical, par exemple, le salaire des employés peut être déduit des cotisations syndicales, en fonction du contrat et des lois de l’État. Le salarié peut disposer d’un contrat individuel de travail qui autorise certaines déductions spécifiques. Les prêts de l’employeur aux salariés peuvent également être déduits.

Par un tribunal

Un tribunal peut vous demander de saisir le salaire d’un employé pour pension alimentaire pour enfants, non-paiement de dettes ou à d’autres fins. Le salarié n’est pas tenu de consentir à cette déduction.

Déductions demandées par les employés

Ceux-ci peuvent être effectués à tout moment. Un exemple pourrait être un prêt d’employeur à un employé (un accord de prêt doit être signé), que l’employé rembourse par retenues sur salaire. Les autres déductions demandées par l’employé, telles que celles versées à Centraide, aux obligations d’épargne américaines ou aux cotisations syndicales, doivent également faire l’objet d’un accord signé dans le dossier de l’employé.

Quelles déductions ne sont pas autorisées

Les employeurs ne peuvent en aucun cas déduire les éléments suivants de la paie des employés :

• Impôts sur l’emploi qui doivent être payés par les employeurs, tels que l’impôt fédéral sur le chômage (FUTA) ou l’impôt sur le chômage de l’État.
• Le coût de la caution d’un employé.
• Frais de service ou frais de saisie-arrêt (bien que ceux-ci puissent être autorisés par la loi de l’État).

Les employeurs ne sont pas autorisés à exiger des employés qu’ils paient ou remboursent à l’employeur tout élément considéré principalement pour le bénéfice ou la commodité de l’employeur. Par exemple, si l’employeur souhaite que ses employés portent des uniformes, cela profite à l’employeur et non aux employés.

Certaines déductions sans le consentement exprès de l’employé sont restreintes ou limitées, notamment :

• Outils perdus ou endommagés
• Pénuries de liquidités (comme un tiroir-caisse)
• Examens physiques exigés par l’employeur
• Uniformes ou uniformes de nettoyage, lorsque requis
• Intérêts dus sur un prêt employeur à un salarié.

Déductions pour les employés exonérés

Les employés exonérés sont ceux qui sont exemptés des heures supplémentaires (les employés non exonérés peuvent être rémunérés pour les heures supplémentaires). Les réductions du salaire prédéterminé d’un employé exonéré entraîneront généralement une perte de l’exonération. De plus, si le salaire de l’employé tombe en dessous d’au moins 684 $ par semaine, vous devrez peut-être lui payer des heures supplémentaires.

Les employeurs ne sont généralement pas autorisés à effectuer des retenues non autorisées sur la paie des employés exonérés. Certaines déductions pour les employés non exonérés sont limitées ou restreintes :

• Les retenues involontaires ne peuvent pas entraîner une rémunération inférieure au salaire minimum fédéral ou étatique, selon le montant le plus élevé.
• Et les déductions ne peuvent pas être effectuées dans une semaine où l’employé a effectué des heures supplémentaires.

Charges sociales

La seule exception à l’exigence d’une autorisation spécifique des employés concerne les taxes FICA : taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie. La part des employés peut être déduite de la paie des employés sans consentement spécifique puisque ces déductions sont exigées par la loi fédérale. Cette allocation s’applique à la nouvelle taxe supplémentaire Medicare, qui est retenue sur les employés aux revenus plus élevés une fois qu’ils atteignent un niveau de rémunération spécifique.

Si un employeur veut réduire le salaire de ses employés

Les employeurs doivent savoir que les employés ont le droit de contacter le département national de l’emploi ou la commission nationale du travail si leur salaire est réduit sans consentement (sauf dans les cas indiqués ci-dessus). En tant qu’employeur, vous ne souhaitez pas que le ministère du Travail de l’État intervienne dans votre entreprise en réponse aux plaintes des employés. Ils effectueront un audit complet et pourront découvrir d’autres violations du droit du travail. Ils peuvent également décider de contacter les agences fédérales s’ils constatent des violations fédérales.

Foire aux questions (FAQ)