Guide de l’employeur : Quelle rémunération des employés est imposable ?

Lorsqu’il s’agit de déterminer le revenu imposable de vos employés, il peut être difficile de faire la distinction entre ce qui est imposable et ce qui ne l’est pas. Il semble que tous les types de revenus soient imposables, mais ce n’est pas nécessairement vrai.

La rémunération imposable dans cet article concerne le revenu aux fins de l’impôt fédéral sur le revenu tel que déclaré sur le formulaire annuel W-2 d’un employé. Il n’inclut pas les salaires et avantages sociaux qui doivent être inclus aux fins de l’impôt FICA (Sécurité sociale/Medicare).

Salaire et avantages imposables

Tous les paiements que votre entreprise verse aux employés pour leur travail sont imposables, y compris les salaires et traitements, y compris les heures supplémentaires. D’autres exemples de revenus imposables comprennent les pourboires, les commissions et frais, les avantages sociaux et les options d’achat d’actions.

Voici un aperçu de plus de détails sur chaque type de revenu imposable :

Le revenu brut de l’employé est imposable pour l’employé, y compris la rémunération des heures supplémentaires pour les employés non exonérés et certains employés exonérés à faible revenu. 

Tousrevenu pourboireest inclus avec tous les autres revenus dans les cases correspondantes du formulaire W-2. Notez que les pourboires alloués (ceux déterminés par une formule pour tous les employés bénéficiant de pourboires) doivent être indiqués dans la case 1, mais pas dans les autres éléments de revenu.

Les commissions des employés sont incluses dans le revenu imposable. Si un employé a reçu des commissions anticipées pour des services à rendre dans le futur, ces commissions sont, dans la plupart des cas, imposables lorsqu’elles sont reçues par l’employé.

Si unl’employé utilise une voiture de sociétéà des fins professionnelles, vous devez séparer l’utilisation personnelle de l’employé de l’utilisation professionnelle de la voiture. Le kilométrage personnel du salarié est imposable à titre d’avantage.

Options d’achat d’actionspeut être imposable pour les employés lorsque l’option est reçue, ou lorsque l’option est exercée, ou lorsque les actions sont aliénées.

Primes et récompenses des employéspour un travail exceptionnel sont généralement imposables pour le salarié. Cela inclut les voyages offerts en récompense pour avoir atteint les objectifs de vente.

Cadeaux aux employéssont également imposables pour les employés, y compris les cartes-cadeaux et les articles offerts pendant les vacances, mais les petits cadeaux peuvent ne pas être imposables pour les employés si les cadeaux suivent les règles de minimis (expliquées ci-dessous).

Frais de déménagementsont considérés comme un avantage social et ces paiements sont imposables pour l’employé, de 2018 à 2025.Même si votre entreprise dispose d’un plan responsable pour répartir et suivre ces frais de déménagement, ils sont toujours imposables pour l’employé.

Avantages de minimis (minimes)

Les avantages de minimis sont de petits cadeaux offerts aux employés, rarement (pas régulièrement) et qui ont peu de valeur. Ces cadeaux ne sont pas imposables pour les salariés. Un exemple d’avantage de minimis pourrait être une corbeille de fruits que vous offrez à un employé pour ses vacances. La clé des avantages de minimis est qu’ils sont petits et occasionnels et qu’il serait peu pratique et déraisonnable pour votre service comptable de les gérer.

Vous pouvez également offrir occasionnellement un repas à vos employés sans les taxer. Par exemple, vous pouvez offrir du café et des beignets pour une réunion ou organiser un pique-nique d’entreprise. Celles-ci peuvent être considérées comme de minimis si elles sont occasionnelles et ont peu de valeur. Si vous disposez d’une cafétéria d’entreprise, cette dépense peut également être considérée comme de minimis aux fins de l’impôt sur les employés, dans certaines circonstances.

Comment valoriser les avantages sociaux des employés

Aux fins fiscales, vous devez inclure un montant précis pour la valeur des prestations. La règle générale d’évaluation utilise la juste valeur marchande (JVM) de l’avantage. Le montant imposable pour l’employé correspond à la différence entre la juste valeur marchande et le montant payé par l’employé.

Par exemple, si l’employé vous a payé 100 $ pour quelque chose et que la JVM est de 200 $, vous lui avez accordé un avantage de 100 $, ce qui est donc imposable.

Vous pouvez également utiliser leRègle des cents par milepour déterminer le kilométrage des employés avec le taux kilométrique standard, et d’autres règles d’évaluation sont disponibles pour des circonstances spécifiques.

Avantages non imposables et autres paiements

Avantages liés aux conditions de travail :Il s’agit de biens ou de services qui seraient admissibles comme dépenses d’entreprise ou comme dépenses d’amortissement pour l’employé s’il les payait. Deux exemples sont une voiture de société à usage professionnel ou un abonnement à une publication professionnelle. Si vous donnez de l’argent à un employé pour l’une de ces dépenses, l’employé doit vous prouver que l’argent a été dépensé pour cet article et doit restituer l’argent non utilisé.

Téléphones portables: Si vous donnez à un employé un téléphone portable principalement destiné à un usage professionnel, sa valeur n’est pas imposable pour l’employé. L’utilisation personnelle du téléphone par l’employé est considérée comme de minimis (voir discussion ci-dessus).

Assurance maladie: si un employeur paie le coût d’un régime d’assurance accident ou maladie pour ses employés, ces paiements ne sont pas des salaires et ne sont pas soumis à la retenue d’impôt fédéral sur le revenu. Mais le coût de ces avantages sociaux doit être inclus dans les salaires des salariés des sociétés S qui possèdent plus de 2 % de l’entreprise.

Indemnisation des accidents du travailpour les maladies ou accidents du travail ne sont pas imposables pour les employés s’ils sont payés dans le cadre du programme d’indemnisation des accidents du travail d’un État. Les autres paiements versés aux employés qui reçoivent des indemnités d’accident du travail (comme une pension) sont imposables pour l’employé.

Avantages pour les navetteurs et les transports: Les avantages sociaux accordés aux employés par les entreprises sont généralement exclus de l’impôt. Il existe des exceptions et des limites, alors découvrez comment fonctionnent ces avantages en matière de déplacements domicile-travail et de transport, y compris les avantages en matière de vélo, de stationnement et de transports en commun.

Repas offerts aux employéspeuvent ne pas être imposables s’ils sont petits et rarement fournis selon les règles de minimis (ci-dessus). L’IRS a des règles complexes concernant les repas fournis par l’employeur et ceux qui ne sont pas imposables.

Le coût pouvant atteindre 50 000 $ assurance vie versée aux employés n’est pas incluse dans leur revenu. Mais les frais d’assurance vie payés par votre entreprise de plus de 50 000 $ sont imposables pour les employés. Ce coût est inclus dans la case 1 et dans la case 12 du W-2 comme l’une des options

Prestations d’aide aux études les dépenses de moins de 5 250 $ versées aux employés au cours d’une année civile ne sont pas imposables pour l’employé si elles sont fournies dans le cadre d’un programme d’aide à l’éducation admissible. Pour plus d’informations sur les programmes d’aide à l’éducation, consultez la publication IRS 970.

Qui est un employé à ces fins fiscales ? 

Ces informations sont destinées à aider les propriétaires d’entreprise à comprendre la rémunération imposable et les avantages sociaux des employés. Il n’inclut pas les paiements aux entrepreneurs indépendants, à l’exception du paiement direct pour les services. 

Certains actionnaires de sociétés du sous-chapitre S qui reçoivent une rémunération en tant qu’employés et qui possèdent plus de 2 % des actions de la société ne sont pas considérés comme des employés aux fins de l’imposition des salaires et des avantages sociaux. Vous devez traiter cette personne comme un associé dans une société de personnes aux fins des avantages sociaux. Les employés propriétaires du sous-chapitre S à 2 % ne sont pas exonérés de l’impôt sur les repas, les indemnités d’accident et de santé, les allocations d’hébergement, l’aide à l’adoption et les récompenses de réussite.

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