Frais de déménagement payés par l’employeur : sont-ils imposables ?

Les frais de déménagement ne sont pas déductibles d’impôt. Cela pourrait changer après 2025, à moins que les législateurs ne modifient la législation fiscale.

Déménager pour des raisons professionnelles peut être difficile – et coûteux – pour un employé. C’est pourquoi de nombreux frais de déménagement d’employés sont payés par les employeurs. Voici un aperçu du fonctionnement du processus de paiement des frais de déménagement des employés, y compris ce qui est déductible pour vous en tant qu’entreprise, comment documenter ces paiements et comment déclarer ces dépenses sur les formulaires W-2 des employés.

Modifications de la législation fiscale et frais de déménagement

Les remboursements par votre entreprise aux employés pour les frais de déménagement sont considérés comme des avantages sociaux. Ces avantages constituent un salaire imposable pour l’employé et doivent être inclus dans les calculs de la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, de la FICA (Sécurité sociale/Medicare) et de l’impôt fédéral sur le chômage. Même si la politique de votre entreprise oblige les employés à suivre les paiements et à restituer les montants excédentaires, ces paiements restent imposables pour l’employé.

La loi sur les réductions d’impôts et l’emploi (TCJA) a modifié les déductions pour frais de déménagement pour les employés, en vigueur pour l’année fiscale 2018 jusqu’en 2025. Cette loi a suspendu la déduction pour frais professionnels non remboursés, y compris les frais de déménagement.Ces dépenses ne sont pas déductibles pour l’employé de l’annexe A de la TCJA, et elles affectent également les propriétaires de sociétés C et S qui travaillent en tant qu’employés de l’entreprise.

Si votre entreprise traite les frais de déménagement des employés comme un salaire imposable (W-2) pour l’employé, votre entreprise peut toujours déduire le coût de ces dépenses en tant que dépense professionnelle. Les entreprises peuvent généralement déduire la rémunération de leurs employés sous quelque forme que ce soit.

Comment rembourser les employés pour les frais de déménagement

En général, tout paiement que vous versez à un employé est imposable pour celui-ci, et le paiement des frais de déménagement d’un employé est considéré comme un avantage imposable. La loi fiscale de 2017 n’a pas modifié cette situation fiscale, mais elle a supprimé la possibilité pour les employeurs de rembourser en utilisant un plan responsable (expliqué ci-dessous) pour éviter que l’employé ne paie des impôts sur ces paiements.

Dans le cadre d’un plan de remboursement, l’employé paie les dépenses et vous les remboursez. Les dépenses doivent être détaillées et seules des dépenses spécifiques peuvent être payées. Les dépenses doivent également être à des fins professionnelles.

L’employé doit avoir payé ou engagé des dépenses lors de l’exécution de services en tant qu’employé de votre entreprise. Vous devrez peut-être documenter que le déménagement est requis par votre entreprise. Certaines procédures comptables doivent être suivies.

• L’employé doit « rendre compte de manière adéquate de ces dépenses dans un délai raisonnable ». Autrement dit, l’employé doit vous remettre des reçus pour toutes les dépenses.
• Si vous accordez au salarié une avance sur ces dépenses, l’employé doit restituer tout excédent d’argent dans un délai raisonnable.

Par exemple, disons que vous avancez 5 000 $ pour des frais de déménagement et que l’employé vous donne des reçus de 3 650 $. L’employé doit vous remettre un chèque au nom de Gesundmd (1 350 $). Si tous les critères d’un plan responsable ne sont pas remplis, le plan n’est pas un plan responsable. Et les “remboursements de dépenses non déductibles” (au salarié) et les allocations pour dépenses diverses ou non précisées sont imposables pour le salarié.

Charges sociales et paiements des frais de déménagement aux employés

Les frais de déménagement des employés payés par votre entreprise, même si vous disposez d’un plan responsable, sont soumis à la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, aux impôts FICA (Sécurité sociale et Medicare) et aux impôts fédéraux sur le chômage. Vous devez déclarer le montant de cet avantage lorsque vous remplissez la déclaration fiscale annuelle W-2 du salarié pour l’année précédente.

Pour clarifier comment ces dépenses sont inscrites sur le formulaire W-2 d’un employé. Nous utiliserons l’exemple ci-dessus, où l’employé reçoit 5 000 $ pour frais de déménagement, dispose de reçus pour 3 650 $ et conserve les 1 350 $ restants. Le montant que le salarié conserve est imposable pour lui. Nous supposerons que ce paiement est effectué conformément aux exigences d’un régime responsable, comme décrit ci-dessus : 

• Les 1 350 $ imposables sont inclus dans la case 1 du W-2 (et dans les cases 3, 5 et 16, s’ils sont imposés par l’État ou la ville). 
• Les retenues d’impôt sur le revenu fédéral et étatique et les impôts FICA doivent être calculés pour le montant imposable de 1 350 $ et inclus dans les cases appropriées du W-2. 
• Vous devez inclure les 3 650 $ (le montant égal au montant justifié (par exemple, la partie non imposable) dans la case 12 du formulaire W-2 en utilisant le code « L ».

Donner à un employé de l’argent supplémentaire pour ses frais de déménagement 

Certaines entreprises accordent à leurs employés un montant fixe pour les frais de déménagement, en fonction du type de déménagement et de la distance. Le paiement peut toujours être déductible pour votre entreprise en tant que dépense professionnelle.

Si vous souhaitez donner à un employé de l’argent pour les frais de déménagement et laisser l’employé décider comment cet argent sera dépensé, vous disposez d’un plan non responsable, conformément à la réglementation de l’IRS. Dans ce cas, comme indiqué ci-dessus, si vous ne souhaitez pas que l’employé soit obligé de présenter des reçus, la totalité du paiement est imposable pour l’employé à titre d’avantage.De plus, l’impôt fédéral sur le revenu et l’impôt FICA doivent être retenus sur le paiement.

Majoration fiscale

La majoration fiscale fait référence à un employeur qui augmente le salaire d’un employé pour compenser l’impact des impôts. Pour le calculer, vous devrez estimer l’impôt sur le revenu sur le salaire de l’employé, puis ajouter ce pourcentage au paiement total.

Par exemple, si un employé paie environ 22 % d’impôt sur le revenu et que vous souhaitez lui accorder une prime de 3 000 $ (après impôts) pour l’aider à couvrir ses frais de déménagement, alors vous multipliez 3 000 par 0,22. Cela vous donne un paiement d’impôt de 660 $. Dans cet exemple, la majoration fiscale donnerait lieu à un paiement total de 3 660 $.

Informer les employés du régime de remboursement des frais de déménagement

C’est toujours une bonne idée de mettre ce type d’avantages par écrit et de l’inclure dans vos communications avec les employés. Votre manuel de l’employé ou votre manuel de politiques et de procédures est un bon endroit pour décrire le plan. N’oubliez pas d’inclure des informations sur les implications fiscales de cet avantage. 

Aider les employés avec leurs déductions pour frais de déménagement

À moins que vous ne soyez un spécialiste en déclarations de revenus qualifié, vous ne devriez pas donner de conseils fiscaux aux employés concernant l’impôt sur le revenu. Encouragez vos employés à obtenir des conseils fiscaux professionnels ou à utiliser un logiciel fiscal professionnel. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour aider les employés à comprendre cet avantage lié aux frais de déménagement et son impact sur leurs impôts : 

• Offrez à vos employés un package de déménagement qui explique comment et quand les frais de déménagement seront remboursés par votre entreprise. 
• Donnez aux employés la possibilité de modifier leur retenue à la source (sur le formulaire W-4) pour tenir compte de l’avantage de déménagement et de leur obligation fiscale.

Informations IRS sur les frais de déménagement des employés

Publication IRS 15 – Circulaire E – Guide fiscal de l’employeur

Publication 15b de l’IRB – Guide fiscal de l’employeur sur les avantages sociaux des employés

Foire aux questions (FAQ)

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