Quels avantages sociaux pour les dirigeants sont imposables ?

Les avantages sociaux ou avantages sociaux sont des avantages offerts par une entreprise pour compléter le salaire d’un employé. Les avantages sociaux comprennent les téléphones d’entreprise, les véhicules, l’aide à l’éducation et l’assurance maladie parrainée par l’employeur. Les employeurs peuvent déduire le coût de ces prestations en tant que dépenses professionnelles admissibles.

Il existe également des règles spéciales fixées par l’IRS lorsque certains avantages ne sont pas offerts à tous les employés, par exemple lorsque des avantages spéciaux sont accordés à des cadres de haut rang.

Ci-dessous, nous fournirons une liste des avantages sociaux non monétaires courants et des règles de l’IRS indiquant si le coût de ces avantages est imposable ou non pour l’employé en tant que revenu.

Aide à l’adoption

De nombreuses entreprises proposent une aide à l’adoption comme avantage supplémentaire à leurs employés. Ces avantages ne sont pas imposables pour la plupart des employés, mais ils sont imposables en tant que revenu pour les employés des sociétés S qui sont actionnaires à 2 % ou si l’aide à l’adoption n’est offerte qu’à certains employés hautement rémunérés.

Loges dans un site sportif

Si une entreprise achète ou loue une skybox ou une loge de luxe dans un lieu sportif pour divertir des clients ou des employés, l’entreprise ne peut pas déduire plus que le prix du même nombre de sièges réguliers dans ce lieu. Les autres dépenses associées (restauration par exemple) doivent être « ordinaires et nécessaires » à l’entreprise pour être déductibles en tant que frais de divertissement. Un box acheté ou loué au profit d’un dirigeant spécifique peut constituer un revenu imposable.

Récompenses/Bonus

Les récompenses ou primes sont considérées comme une rémunération. Soyez prudent lorsque vous effectuez des paiements autres qu’en espèces « au nom de » dirigeants. Si ces paiements semblent personnels, ils ne sont pas déductibles pour l’entreprise et sont imposables pour le dirigeant.

Adhésions à un club ou cotisations à un club

Les adhésions à des clubs ou les cotisations à des clubs de toutes sortes ne sont pas déductibles sauf si elles ont un objectif commercial spécifique (un groupe professionnel par exemple). Cela comprend les clubs sociaux, athlétiques, sportifs, de déjeuner, de compagnies aériennes et hôteliers. Le but du club (“lié à l’entreprise”) et non le nom est déterminant. Si le coût est déductible, il constitue un revenu imposable pour le dirigeant.

Cartes de crédit d’entreprise

De nombreuses entreprises autorisent leurs employés à utiliser des cartes de crédit pour acheter des articles pour l’entreprise. Certaines entreprises émettent des cartes de crédit aux dirigeants et paient les factures sans exiger que le dirigeant démontre son objectif commercial. Les dépenses personnelles payées au moyen de ces cartes de crédit aux dirigeants sont considérées comme des avantages sociaux imposables et ne peuvent pas être déduites à titre de dépenses professionnelles.

Salle à manger exécutive

Les repas fournis dans les locaux de l’employeur et pour la commodité de l’employeur peuvent être exclus du revenu du cadre si le coût satisfait au critère « marginal de minimis » pour être exclu du revenu de l’employé.

Prêts aux dirigeants

L’IRS supposera qu’un prêt accordé à un dirigeant constitue en réalité une rémunération, à moins qu’il puisse être démontré que le prêt est de bonne foi. Les facteurs démontrant qu’un prêt est authentique sont (1) l’existence d’un billet à ordre, (2) les paiements en espèces selon un calendrier spécifié, (3) les frais d’intérêt et (4) la garantie. Le prêt doit être inscrit comme créance dans les livres de l’entreprise et le taux d’intérêt doit être celui du marché. Les prêts personnels aux dirigeants et administrateurs de sociétés publiques sont interdits par la loi Sarbanes-Oxley de 2002.

Rabais pour les employés

Les réductions sur les biens ou les services fournis aux clients doivent être accordées à tous les employés sur une base non discriminatoire. L’IRS n’autorise pas la déduction des remises d’entreprise accordées uniquement aux administrateurs et aux entrepreneurs indépendants. Il ne ressort pas clairement de cet article de l’IRS si ces remises sont imposables pour les employés ou si la valeur de ces remises constitue une dépense professionnelle déductible pour les employeurs.

Assurance vie du conjoint/personne à charge

La valeur de l’assurance vie du conjoint ou des personnes à charge doit être incluse dans le revenu du dirigeant.

Transport/voiture à l’usage de l’employé

Si un employeur fournit une voiture ou un autre véhicule à un cadre, le montant peut être exclu du revenu jusqu’à concurrence du montant qui serait admissible à titre de dépense d’entreprise déductible si le cadre payait pour son utilisation. L’utilisation personnelle du véhicule par le dirigeant est taxable.

Stationnement payé par l’employeur

Les laissez-passer de stationnement et de transport en commun ne sont pas imposables pour l’employé si des limites mensuelles spécifiques ne sont pas dépassées. Pour 2022, l’exclusion mensuelle pour le stationnement admissible est de 280 $ et l’exclusion mensuelle pour les laissez-passer de transport en commun et de transport en commun par véhicule routier de banlieue est de 280 $.

Utilisation par les employés des biens répertoriés

Les biens répertoriés sont des équipements de l’entreprise tels que des ordinateurs portables et des téléphones portables. Si vous fournissez un ordinateur portable à un cadre, conservez des registres détaillés pour établir l’utilisation professionnelle des ordinateurs qui peuvent être emportés à la maison ou conservés à la maison par les dirigeants. Il n’existe aucune exception en matière de tenue de dossiers telle que « pas d’utilisation personnelle » disponible pour les ordinateurs.

Les téléphones portables et les téléphones de voiture fournis aux dirigeants peuvent également être exclus du revenu d’un dirigeant si des registres détaillés sont conservés montrant la documentation de l’utilisation professionnelle pour l’achat et l’exploitation.

Vacances

Si vous payez les vacances d’un cadre (hôtels, billets d’avion et autres dépenses), la valeur des vacances est considérée comme personnelle et doit être incluse dans le revenu brut du cadre. La valeur n’est pas non plus déductible pour l’employeur à titre de dépense professionnelle.

Conjoint/personne à charge/autre voyage individuel avec un cadre

Les paiements destinés à un conjoint, à une personne à charge ou à d’autres personnes voyageant avec un cadre ne sont pas des dépenses professionnelles déductibles, sauf si (a) la personne est un employé, (b) le voyage de la personne est effectué à des fins professionnelles véritables et (c) les dépenses seraient autrement déductibles par la personne. Pour justifier ces exceptions, conservez de bons dossiers sur le but du voyage et le temps passé par cette personne à des fins professionnelles.

Services qualifiés de planification de la retraite

Si vous disposez d’un régime de retraite admissible, vous pouvez fournir à vos employés des services de planification de la retraite ; ces services ne sont pas considérés comme un revenu pour les salariés. Votre entreprise ne peut pas faire de discrimination en faveur de cadres hautement rémunérés dans la fourniture de ces services.

Foire aux questions (FAQ)