Chaque entreprise devrait chercher à profiter des déductions fiscales spéciales offertes pour les dépenses qu’elle engage. Que vous soyez travailleur indépendant ou que vous dirigiez votre propre entreprise, l’Internal Revenue Service peut vous permettre de déduire la plupart de vos coûts professionnels, y compris de nombreuses déductions dollar pour dollar.
Les coûts sont admissibles en déduction s’ils sont « ordinaires et nécessaires » dans votre métier ou votre entreprise. Apprenez-en davantage sur les dépenses admissibles et comment les déduire.
Points clés à retenir
- Les entreprises peuvent déduire les dépenses « ordinaires » et « nécessaires » (typiques du secteur).
- Les déductions courantes comprennent les frais de comptabilité et de publicité, la location d’équipement et les avantages sociaux des employés.
- Les repas d’affaires sont toujours partiellement déductibles d’impôt, bien que les déductions générales pour divertissement aient été supprimées en 2018.
Quelles dépenses professionnelles puis-je déduire ?
Selon l’IRS, « ordinaire » signifie que la plupart des autres personnes qui travaillent dans la même entreprise ou le même métier paient également pour ces choses.« Nécessaire » signifie que tout ce pour quoi vous avez dépensé de l’argent vous aide à faire des affaires. En fait, vous ne pourrez peut-être pas faire des affaires et gagner de l’argent si vous n’effectuez pas ces dépenses.
Par exemple, les manuels et le matériel pédagogique seraient à la fois ordinaires et nécessaires si vous travaillez comme tuteur. Cependant, acheter un cochon d’Inde pour votre espace de travail pourrait ne pas l’être, du moins si vous ne parvenez pas à convaincre l’IRS que l’animal est un outil pédagogique. Même dans ce cas, vous pourriez rencontrer un problème avec la partie « ordinaire » de l’équation, du moins sans l’aide d’un bon fiscaliste.
Note
Vous pouvez toujours bénéficier d’un allégement fiscal pour payer des dépenses qui ne sont pas déductibles dollar pour dollar.
Dépenses couramment déduites
Les dépenses professionnelles entièrement déductibles les plus courantes comprennent :
- Frais de comptabilité
- Publicité
- Frais bancaires
- Commissions et frais de vente
- Frais de consultation
- Frais de formation professionnelle continue
- Coûts de la main d’œuvre contractuelle
- Frais de crédit et de recouvrement
- Frais de livraison
- Cotisations et cotisations
- Programmes d’avantages sociaux
- Locations d’équipement
- Dépenses d’usine
- Assurance
- Intérêts payés
- Abonnements Internet, noms de domaine et hébergement
- Lessive
- Frais juridiques
- Licences
- Entretien et réparations
- Frais et fournitures de bureau
- Plans de retraite et d’intéressement
- Affranchissement
- Frais d’impression et de copie
- Frais de développement professionnel et de formation
- Honoraires professionnels
- Promotion
- Louer
- Salaires, traitements et autres compensations
- Sécurité
- Petits outils et équipements
- Logiciel
- Fournitures
- Téléphone
- Remises commerciales
- Voyage
- Utilitaires
Cadeaux aux clients ou aux clients
Toutes les dépenses ne sont pas entièrement déductibles, même si elles sont ordinaires et nécessaires, et les cadeaux faits à vos clients entrent dans cette catégorie. Vous ne pouvez réclamer qu’un pourcentage de ces frais. Ils sont déductibles jusqu’à 25 $ par personne.
Par exemple, vous ne pouvez demander une déduction de 25 $ que si vous montrez votre appréciation à votre meilleur client avec une bouteille de bourbon de 100 $. Les 75 $ restants sont pour vous et votre bon cœur. Cependant, vous pouvez déduire la totalité de la dépense si vous leur donnez plutôt une bouteille de vin de 20 $, car celle-ci est inférieure à la limite de 25 $. La mise en garde : soyez sage avec votre gratitude.
Cadeaux promotionnels
Tous les cadeaux ne sont pas considérés comme des cadeaux à des fins fiscales. Certains de ces coûts peuvent être considérés comme promotionnels.
C’est généralement le cas des articles qui coûtent 4 $ ou moins.Ils sont entièrement déductibles jusqu’à 4 $ chacun, à condition qu’ils portent le nom de votre entreprise et que vous en distribuiez beaucoup, comme des stylos que vous pourriez offrir à toute personne qui signe un contrat avec vous.
Frais de repas et de divertissement
Autrefois, vous pouviez déduire jusqu’à 50 % des frais de divertissement directement liés à la conduite des affaires, comme l’organisation d’une somptueuse fête de Noël et l’invitation de vos clients. La loi sur les réductions d’impôts et l’emploi (TCJA) a supprimé cette disposition du code des impôts en 2018, mais il existe toujours des déductions pour les repas.
Vous pouvez déduire 50% des repas d’affaires si vous emmenez ces clients dîner individuellement. Vous, ou au moins l’un de vos employés, devez être présent et devez faire affaire d’une manière ou d’une autre avec un consultant, un client ou d’autres contacts professionnels. Le repas ne peut pas être extravagant.
Ainsi, si vous emmenez ce même client dîner et commandez une bouteille de bourbon de 100 $ à déguster avec le repas au lieu de lui offrir la bouteille en cadeau, votre déduction double, passant de 25 $ à 50 $, soit la moitié du prix d’achat. Et vous pouvez également déduire la moitié du prix du repas et du pourboire.
Frais d’automobile et de transport
Vous pouvez déduire la partie de vos frais d’automobile et de transport équivalente aux kilomètres que vous avez parcourus à des fins professionnelles au cours de l’année d’imposition.
Note
Cela n’inclut pas les frais de déplacement si vous devez visiter une autre ville ou un autre endroit. Il s’agit d’une catégorie distincte et entièrement déductible. Les frais de transport sont ceux que vous engagez dans le cadre de vos activités quotidiennes.
Vos miles professionnels doivent être séparés de vos miles personnels. Cela peut certes devenir compliqué, il est donc avantageux de tenir un journal, soit dans votre smartphone, soit sur un bloc-notes rangé dans votre boîte à gants.
Voici un exemple. Vous gérez votre entreprise à domicile et vous parcourez 20 miles dans chaque sens pour entretenir le système informatique d’un client. Ensuite, vous faites un détour de huit kilomètres pour aller chercher un dîner lors de votre voyage de retour. Techniquement, vous devez soustraire 10 miles (en supposant que le repas pris en charge était de cinq miles dans chaque sens) du total de 50 miles que vous avez parcouru lors de cette sortie. Ainsi, 40 de vos miles sont déductibles d’impôt. Vous ne pouvez pas ajouter ces 10 autres.
Le taux de kilométrage standard par rapport aux dépenses réelles
Vous avez maintenant un choix à faire. L’IRS vous permet soit de déduire vos coûts réels engagés pour parcourir ces kilomètres, soit de déduire le taux kilométrique standard de 58,5 cents en 2022 (le taux est ajusté chaque année).
Note
Le taux kilométrique standard a tendance à changer un peu chaque année car il est indexé sur l’inflation.
Les 40 miles que vous avez parcourus pour entretenir le système informatique réduiraient de 23,40 $ vos revenus d’entreprise en utilisant le taux kilométrique standard : 40 miles multipliés par 58,5 cents pour chacun d’eux. Mais vous devriez faire un peu plus de calculs pour déterminer si le fait de réclamer vos coûts réels entraînerait une déduction plus importante.
Votre déduction serait égale à 50 % de vos dépenses automobiles réelles si vous avez parcouru 30 000 miles au cours de l’année au total, et si 15 000 de ces miles étaient liés à votre activité professionnelle, 15 000 équivaut à la moitié de 30 000. Ces coûts incluent des éléments tels que l’amortissement, les intérêts du prêt automobile, le carburant, l’entretien, l’assurance et l’immatriculation. Ou vous pouvez simplement déduire 8 775 $, soit 15 000 milles multipliés par 58,5 cents. Vous voudriez utiliser la méthode qui permet de réaliser davantage d’économies d’impôt.
Frais de bureau à domicile
Vous pouvez également demander une déduction pour les dépenses engagées pour entretenir un bureau à domicile, et les règles sont similaires à celles qui s’appliquent aux frais d’automobile et de transport. Vous devez séparer l’usage professionnel et personnel.
Vous ne pouvez déduire que la partie des dépenses associées à la superficie de votre maison que vous utilisez exclusivement à des fins professionnelles. Par exemple, vous pouvez demander une déduction pour la superficie en pieds carrés de l’espace où vous travaillez réellement, et non pour la pièce entière, si la pièce sert également de salle de jeux pour votre enfant. Mais si vous consacrez une chambre supplémentaire entière à votre travail et ne faites rien d’autre dans cette pièce, le pourcentage de la pièce entière de votre maison est déductible d’impôt.
L’espace doit également être votre principal lieu d’affaires. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas partir pour rendre visite à des clients ou à des clients, mais vous devez réellement gérer votre entreprise à partir de votre domicile.
La méthode simplifiée de déduction du siège social
La déduction des frais de bureau à domicile est également une décision soit/soit. L’IRS vous donne également le choix entre deux options. La première consiste à utiliser la méthode simplifiée et à réclamer simplement 5 $ pour chaque pied carré de votre maison consacré à votre entreprise.Cependant, cette méthode se limite à 300 pieds carrés, elle pourrait donc ne pas être avantageuse si votre espace de travail est plus grand que cela.
Dépenses du bureau à domicile : coûts globaux réels
Votre autre choix est de déduire un pourcentage des coûts globaux réels d’entretien de votre maison. Le pourcentage serait égal au pourcentage de votre maison que vous utilisez à des fins professionnelles.
Par exemple, votre maison entière pourrait faire 2 500 pieds carrés. Vous avez converti le garage en espace bureau et il comprend 375 pieds carrés. Cela équivaut à 15 % de l’espace de votre maison. Vous pourriez demander une déduction pour bureau à domicile de 6 300 $ si les coûts totaux d’entretien de votre maison pour toute l’année étaient de 42 000 $, soit 15 % de 42 000 $.
Vous n’obtiendriez qu’une déduction de 1 500 $, ou 5 $ pour 300 pieds carrés, si vous utilisiez la méthode simplifiée, étant donné que vous devrez laisser 75 pieds carrés sur la table en raison du plafond de 300 pieds carrés et que vos dépenses familiales sont relativement élevées.
Note
Vos dépenses réelles comprennent le loyer ou l’hypothèque, l’assurance, les services publics, les réparations et l’entretien effectués uniquement sur votre espace de bureau. Ils incluent également l’amortissement si vous êtes propriétaire de votre maison plutôt que loueur.
Encore une fois, calculez la déduction dans les deux sens pour déterminer celle qui fonctionne le mieux en fonction de votre situation personnelle. La plupart des contribuables trouvent que la méthode du pourcentage est plus avantageuse.
Dépenses professionnelles non déductibles
Certains frais professionnels ne sont jamais déductibles, même s’ils peuvent être directement liés à votre métier ou à votre profession. Il s’agit notamment des pots-de-vin et des pots-de-vin – qui sont généralement illégaux au départ – et des contributions à des partis politiques ou à des candidats. Les cotisations et les frais d’adhésion que vous pourriez payer pour les clubs sociaux ne sont pas déductibles, pas plus que les dépenses de lobbying, les pénalités et les amendes.
Note
La publication 535 sur le site Web de l’IRS offre des informations plus détaillées sur les dépenses non déductibles.
Comment déduire les dépenses professionnelles
Vous devez remplir et produire l’annexe C avec votre déclaration de revenus pour détailler vos coûts d’entreprise et calculer le montant de revenu d’entreprise qui reste après les avoir déduits.
Le numéro résultant de l’annexe C est ensuite inscrit à la ligne 3 de l’annexe 1 du formulaire 1040. Il s’agit de votre revenu imposable provenant de votre entreprise. Le total de l’annexe 1, qui se trouve à la ligne 9, est ensuite transféré à la ligne 8 du formulaire 1040.
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