Le coût des avantages sociaux que vous offrez à vos employés, tels que les cadeaux et les régimes de santé, est déductible en tant que dépenses sur votre déclaration de revenus professionnelle. Cela semble facile, mais ce n’est pas le cas, car de nombreux détails sont impliqués dans ces déductions. Voici ce que vous devez savoir sur la déduction des avantages sociaux dans votre déclaration de revenus professionnelle.
Exigences de déduction des avantages sociaux des employés
Voici quelques principes généraux pour déduire les paiements ou les avantages sociaux des employés :
- Les paiements doivent être des dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires.
- Votre entreprise doit payer ou être responsable de ces coûts.
De plus, le montant du paiement doit être raisonnable, compte tenu des circonstances et du montant qu’une entreprise similaire paierait pour les services. Ils doivent également être liés à des services (travail) que l’employé a effectivement rendus pour ces paiements.
Dans les restrictions imposées à de nombreux avantages sociaux, vous constaterez peut-être que certains employés ou propriétaires ne peuvent pas participer, ou que votre déduction peut être limitée pour ces personnes. Par exemple, vous ne pouvez pas favoriser les employés bien rémunérés en leur accordant certains avantages, alors que d’autres avantages comportent des exceptions pour d’autres catégories d’employés. Cela se produit, par exemple, lorsqu’il existe des restrictions sur les prestations d’accident et de maladie pour les actionnaires ou les employés d’une société S qui détiennent 2 % ou plus des actions de l’entreprise.
Comment valoriser les avantages sociaux des employés
Pour la plupart des prestations, vous devez utiliser une règle de juste valeur marchande (JVM) pour déterminer le coût que vous pouvez déduire. La JVM est le montant qu’un employé devrait payer à quelqu’un d’autre dans le cadre d’une transaction entre deux parties indépendantes (non liées) pour acheter ou louer l’avantage.
Par exemple, lorsqu’il s’agit de remboursements aux employés pour des déplacements professionnels, vous devez utiliser le taux kilométrique standard, qui change chaque année, et mettre en place une règle de déplacement pour tous les véhicules que vous fournissez aux employés pour leurs déplacements.
Déduire la paie de l’employé
Vous pouvez déduire les paiements aux employés, y compris les salaires, traitements, primes, pourboires et commissions, ainsi que les indemnités de vacances, les vacances, les congés de maladie et autres congés payés similaires. Voici comment déduire certains de ces paiements :
- Bonus : Vous pouvez déduire le coût du paiement des primes aux employés si la prime concerne des services rendus et non un cadeau.
- Indemnités de maladie : vous pouvez déduire les montants versés aux employés en cas de maladie ou de blessure, mais uniquement les montants non couverts par une assurance ou d’autres moyens.
- Indemnité de vacances : Vous pouvez déduire l’indemnité de vacances uniquement pour l’année d’imposition au cours de laquelle l’employé la reçoit.
- Avances et prêts : Vous pouvez déduire les avances sur le salaire des employés même si vous ne prévoyez pas que l’avance soit remboursée. Si l’employé ne rend aucun service ou ne vous rembourse pas, considérez le montant comme un prêt et incluez-le dans sa paie imposable.
Déduire les avantages sociaux
Vous pouvez déduire les coûts des programmes d’avantages sociaux des employés, notamment :
- Assurances accidents et santé
- Aide à l’adoption
- Plans de cafétéria
- Aide aux personnes à charge
- Couverture d’assurance-vie
- Fonds de prévoyance sociale
Les primes payées par votre entreprise pour les hospitalisations collectives et les assurances médicales des salariés sont déductibles. Vous pouvez également déduire vos frais pour les primes d’assurance contre les accidents du travail et la taxe sur la caisse d’assurance-chômage de l’État (si l’assurance-chômage est considérée comme une taxe par votre État).
Note
Les frais de mise en place et d’administration d’un régime de santé collectif ou d’un régime de retraite pour les employés sont déductibles, mais le régime doit être qualifié par l’IRS à des fins de déduction fiscale. Il est préférable de faire appel à un spécialiste des avantages sociaux pour vous aider à établir un plan.
Autres paiements d’employés que vous pouvez déduire
Publications professionnelles
Les entreprises ont besoin d’employés bien informés et au courant des dernières tendances et technologies dans leur domaine. Le coût des revues professionnelles, des publications commerciales et des magazines et livres économiques se situe bien dans les limites des dépenses professionnelles « raisonnables et nécessaires », mais assurez-vous d’inclure uniquement les publications commerciales ou professionnelles.
Outils et uniformes
Vous pouvez bénéficier d’une déduction fiscale professionnelle pour les outils et les uniformes que vous achetez pour que les employés les utilisent dans leur travail. Certains employeurs déduisent le coût de ces articles des chèques de paie des employés. La loi fédérale autorise cette déduction, à condition qu’elle ne réduise pas le salaire de l’employé en dessous du montant du salaire minimum fédéral.Les frais de nettoyage des uniformes de vos employés sont également des dépenses professionnelles déductibles.
Certains États ont des exigences plus strictes pour déduire ces coûts des chèques de paie des employés. Vérifiez auprès de la division de l’emploi de votre état pour vous assurer que vous connaissez la loi en vigueur.
Repas d’affaires
En raison de la loi de 2017 sur les réductions d’impôts et l’emploi, depuis 2018, les entreprises ne peuvent plus déduire le coût des divertissements de leurs déclarations de revenus. Mais vous pouvez toujours déduire les frais de repas des employés dans certaines situations, la plupart à 50 %.
- Les repas des employés lors d’un voyage ou d’un dîner avec des clients pour affaires sont toujours déductibles pour votre entreprise.
- Les repas des employés que vous fournissez sur votre site, comme votre cafétéria ou votre salle de repos, sont déductibles à 50 % (et non à 100 %).
- Les repas des employés dans le cadre d’activités récréatives ou sociales (comme une fête de fin d’année) sont déductibles à 100 %.
Rabais pour les employés
Votre entreprise peut accorder à ses employés des réductions sur les produits ou services que vous proposez à ses clients sans inclure ces réductions dans la rémunération imposable des employés. La principale réserve est que la remise doit concerner le domaine dans lequel l’employé effectue un « service substantiel » et qu’il doit s’agir d’articles que les clients peuvent acheter. Par exemple, si un employé travaille dans votre entreprise de signalisation, vous pouvez lui accorder une réduction sur les panneaux, mais pas sur la peinture utilisée sur les panneaux.
Il existe des limites au montant des réductions et des restrictions sur les types de services. Par exemple, si un détaillant met en œuvre un programme d’avantages sociaux offrant des réductions sur les marchandises à tous les employés, ainsi qu’un deuxième programme offrant des réductions supplémentaires favorisant les employés hautement rémunérés, la remise supplémentaire n’est pas considérée comme une remise réservée aux employés.
Remboursements pour les déplacements domicile-travail
Votre entreprise ne peut plus déduire les remboursements de certains avantages liés aux déplacements domicile-travail, notamment les piscines de fourgonnettes, les véhicules routiers de banlieue, les laissez-passer de transport en commun ou le stationnement, à moins que ces dépenses ne concernent le transport « nécessaire pour assurer la sécurité de votre employé ».
Vous pouvez cependant toujours déduire les remboursements pour les déplacements à vélo, mais vous devez inclure ces montants dans la paie des employés.
Récompenses de réussite décernées aux employés
Vous pouvez déduire le coût de l’ancienneté ou des récompenses en matière de sécurité que vous accordez aux employés, s’il s’agit de biens personnels corporels (comme un trophée ou un certificat). Chaque type de récompense est soumis à des restrictions quant à savoir qui peut la recevoir et son montant.
Note
Les dons en espèces, équivalents de trésorerie, cartes-cadeaux, bons-cadeaux ou chèques-cadeaux, billets pour des événements sportifs, vacances, repas, hébergement, actions, obligations ou titres ne sont pas déductibles. Vous pouvez déduire les biens attribués aux employés s’ils font partie d’un catalogue ou d’un assortiment d’articles possibles.
Dépenses d’aide aux études
Si vous payez les frais de scolarité des employés, vous pouvez déduire certains de ces frais si vous disposez d’un programme d’aide à l’éducation qualifié par l’IRS. Les employés, les propriétaires, ou leurs conjoints ou personnes à charge hautement rémunérés ne sont pas éligibles à ce programme, mais vous pouvez vous inclure si vous êtes un propriétaire unique ou un associé dans une société de personnes.
Paiements de prêts étudiants à l’employé
Les employeurs peuvent désormais payer des prêts étudiants à leurs employés, qui sont déductibles d’impôt pour l’employeur et non imposables pour l’employé. La loi CARES de 2020 a élargi la définition de l’aide à l’éducation pour inclure certains paiements par l’employeur des prêts étudiants des employés. Les paiements doivent être payés après le 27 mars 2020 et avant le 1er janvier 2026, sauf prolongation. Voir le chapitre 11 de la publication IRS 970 pour plus de détails.
Ressources supplémentaires
- La publication IRS 535 Business Expenses contient des détails sur la déduction des dépenses liées aux avantages sociaux des employés.
- La publication 15-B de l’IRS sur les avantages sociaux de l’employeur contient des détails sur les avantages imposables pour les employés et sur les exigences relatives aux régimes admissibles à l’IRS.
Obtenez de l’aide d’un fiscaliste
Les réglementations de l’IRS sur la déduction des salaires et avantages sociaux des employés sont compliquées. Chaque type d’avantages comporte des restrictions et des qualifications, et chaque situation commerciale est unique. Pour être en sécurité, garantir l’exactitude et vous éviter des erreurs coûteuses lors de la production de votre déclaration de revenus des entreprises, envisagez de demander l’aide d’un fiscaliste avant de tenter de faire des déductions.
