Un téléphone cellulaire fourni par un employeur est généralement considéré comme un avantage que l’employeur peut déduire comme dépense nécessaire, à condition qu’il soit principalement utilisé à des fins professionnelles. Si son objet est avant tout personnel, elle n’est pas considérée comme une dépense professionnelle. Une entreprise ne pourra pas le déduire et les employés devront payer de l’impôt sur cet avantage.
Si vous êtes travailleur indépendant, vous devrez conserver des registres détaillés du moment et de la manière dont votre téléphone personnel est utilisé pour vos dépenses professionnelles afin de le déduire de vos impôts.
Si vous êtes un employé qui utilise votre téléphone portable personnel à des fins professionnelles, cela est considéré comme une dépense d’employé non remboursée. Vous ne pouvez pas déduire ces dépenses.
Points clés à retenir
- À des fins fiscales, l’utilisation professionnelle d’un téléphone portable personnel et d’un téléphone portable fourni par l’entreprise est traitée différemment.
- Selon que vous êtes travailleur indépendant ou dans certaines catégories, vous pouvez déduire une partie de votre facture de téléphone portable personnelle pour un usage professionnel.
- Les téléphones portables fournis par l’employeur sont considérés comme un avantage social et peuvent être déduits par l’employeur, à condition qu’il puisse être prouvé que leur utilisation principale est professionnelle.
Utilisation professionnelle du téléphone portable personnel
Si vous êtes travailleur indépendant et utilisez votre téléphone portable personnel à des fins professionnelles, plutôt qu’un téléphone fixe dédié ou un téléphone portable professionnel, vous pouvez déduire une partie du coût de votre téléphone comme dépense professionnelle. Cependant, cette déduction est scrutée de près par l’Internal Revenue Service (IRS).
Si 30 % de votre temps passé sur votre téléphone portable est utilisé à des fins professionnelles, vous pouvez déduire 30 % du coût de votre facture de téléphone portable de vos impôts. Pour ce faire, vous devrez justifier du temps passé.
Note
Tenez des registres minutieux, comme une facture de téléphone détaillée, afin de pouvoir prouver que votre déduction est valable en cas de contrôle fiscal.
Si vous êtes un employé dont l’employeur vous demande d’utiliser votre téléphone portable personnel pour vos appels professionnels et vos courriels, cela est considéré comme une dépense d’employé non remboursée. En vertu de la Loi sur les réductions d’impôts et l’emploi, ces dépenses ne sont plus déductibles sauf :
- Réservistes des forces armées.
- Artistes du spectacle qualifiés.
- Fonctionnaires d’État ou de gouvernement local payants.
- Employés ayant des dépenses de travail liées à une déficience.
Tous les employés appartenant à ces catégories ne pourront pas déduire les dépenses de téléphone portable. Vous devrez parler à un conseiller fiscal pour voir si vous avez droit à une déduction.
Les téléphones portables sont-ils des dépenses professionnelles ou des avantages sociaux ?
Les téléphones portables fournis par l’employeur sont considérés comme des avantages sociaux. En effet, la plupart des entreprises exigent aujourd’hui que les employés qui voyagent ou occupent des postes de direction disposent d’un téléphone portable.
L’IRS indique qu’un téléphone mobile fourni par l’employeur constitue un avantage social pour l’employé, et que la valeur du téléphone, y compris le coût du téléphone et les frais mensuels d’utilisation, est imposable pour l’employé, à moins qu’il ne puisse être prouvé que le téléphone est utilisé principalement à des fins professionnelles.
L’IRS indique également que « lorsqu’un employeur fournit un téléphone portable à un employé principalement pour… des raisons professionnelles, l’utilisation professionnelle et personnelle du téléphone portable n’est généralement pas imposable pour l’employé.
Une entreprise peut-elle payer pour le téléphone portable d’un employé ?
L’IRS considère un téléphone portable comme un avantage social lié aux conditions de travail. Cet avantage est défini comme « les biens et services que vous fournissez à un employé afin que celui-ci puisse effectuer son travail ».À ce titre, elle est considérée comme une dépense professionnelle ordinaire et nécessaire.
Note
En tant qu’avantage social lié aux conditions de travail, l’utilisation personnelle occasionnelle par un employé n’affecte pas la capacité de l’entreprise à déduire les frais de téléphonie mobile liés à l’entreprise, et n’est pas non plus imposable pour l’employé en tant qu’avantage social.
Essentiellement, cela signifie que l’objectif principal de l’entreprise doit être établi pour que les dépenses liées à l’entreprise soient déductibles pour l’entreprise tout en évitant d’obliger l’employé à payer des impôts pour l’utilisation de ce téléphone. L’utilisation personnelle du téléphone portable n’est pas déductible comme dépense professionnelle de l’entreprise.
Si vous demandez à vos employés d’utiliser leur téléphone portable à des fins professionnelles, l’utilisation personnelle de l’employé est traitée fiscalement comme un avantage social de minimus et n’est pas imposable. Les frais d’utilisation du téléphone restent déductibles. Cette disposition de l’IRS s’applique à l’utilisation d’un téléphone mobile fourni par l’employeur.
Ce qui est « ordinaire et nécessaire » est déterminé par l’IRS et s’applique aux téléphones mobiles de manière spécifique. Par exemple, si un employeur exige que l’employé soit joignable par téléphone en dehors des heures de bureau, cela est considéré comme une utilisation professionnelle nécessaire d’un téléphone portable.
D’un autre côté, l’IRS affirme que fournir un téléphone portable à des fins de moral ou de bonne volonté, pour attirer un nouvel employé ou en prime n’est pas considéré comme des « fins commerciales ». Dans ces cas-là, un téléphone cellulaire n’est pas exclu de constituer un avantage social imposable.
Comment les entreprises peuvent déduire l’utilisation du téléphone portable
Pour éviter les problèmes de contrôle fiscal et respecter les lois concernant l’utilisation du téléphone portable à des fins professionnelles, discutez du problème avec votre conseiller fiscal. Certaines mesures que les propriétaires d’entreprise pourraient vouloir mettre en place comprennent :
- Restreindre le téléphone portable aux salariés qui en ont besoin pour accomplir correctement leurs tâches, comme les commerciaux externes, les managers qui voyagent fréquemment et les cadres.
- Tenir les journaux téléphoniques des employés pour vérifier l’utilisation professionnelle. Si cela s’avère onéreux, trouvez un moyen d’accéder aux journaux de téléphone portable en ligne via votre opérateur afin de pouvoir les récupérer si nécessaire.
- Exiger que les employés disposant d’un téléphone portable fourni par l’entreprise conservent un autre téléphone pour leur usage personnel.
Retirer les téléphones portables de la catégorie des biens répertoriés ne signifie pas que vous pouvez oublier de tenir de bons registres de l’utilisation personnelle de votre téléphone mobile. Vous devez toujours être en mesure de prouver que le téléphone a été utilisé principalement à des fins professionnelles.
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