Facilitez la déclaration de revenus avec un système de tenue de dossiers

Fouillez-vous frénétiquement dans des piles de papiers à l’approche de la période des impôts, à la recherche des documents dont vous avez besoin pour préparer votre déclaration de revenus ? Vous ne savez pas quels registres vous devez conserver et lesquels vous pouvez jeter en toute sécurité ?

Vous pouvez vous faciliter la vie et vous assurer de ne manquer aucune déduction fiscale ou crédit d’impôt si vous organisez votre système de tenue de registres au début de l’année et le maintenez à jour.

Pourquoi devriez-vous tenir de bons registres

Les gens sont beaucoup moins susceptibles de conserver tous leurs dossiers pertinents au même endroit lorsqu’une grande partie de leur vie financière se déroule en ligne ou sous forme électronique. Cela ne veut pas dire que les méthodes de tenue de dossiers que vous adoptez ne peuvent pas être électroniques. Mais il doit être configuré de manière à ce que tout ce dont vous avez besoin se trouve dans un endroit sécurisé. Autres conseils :

• Investissez dans un coffre-fort étanche et ignifuge si vous conservez des registres papier.
• Pensez à conserver des copies dans des endroits séparés.
• Numérisez les documents papier si vous décidez de passer au numérique.
• Gardez vos enregistrements et fichiers numériques en sécurité et assurez-vous de disposer d’une sauvegarde.

Non seulement ces mesures faciliteront la production de votre déclaration de revenus, mais elles contribueront également à garantir que vous réclamez toutes les déductions ou crédits d’impôt auxquels vous avez droit. La tenue de registres vous permet d’expliquer un élément de votre déclaration si l’Internal Revenue Service (IRS) vous interroge à ce sujet lors d’un audit.

Tenir des registres précis peut vous permettre de bénéficier de tous les avantages fiscaux auxquels vous avez droit. Cela peut vous éviter d’avoir à payer des taxes et des pénalités supplémentaires pour des articles non justifiés.

De quels documents avez-vous besoin ?

Les registres que vous devrez conserver se répartissent en deux grandes catégories : les registres de revenus et les registres de dépenses.

Votre chéquier, votre logiciel de budget personnel et vos outils bancaires en ligne peuvent tous vous aider à vous souvenir des revenus et des dépenses qui doivent être déclarés sur votre déclaration de revenus. Mais le chéquier ou le logiciel ne suffisent pas à eux seuls à prouver la déductibilité de vos dépenses.

Pour toute déduction ou crédit, vous devez avoir des factures, des reçus, des bons de vente ou d’autres documents écrits indiquant exactement ce que vous avez payé, en plus des preuves de paiement telles que des chèques annulés et des reçus de carte de crédit. Certaines déductions détaillées que vous devez documenter de cette manière comprennent les contributions caritatives, les intérêts hypothécaires et les taxes foncières. Si vous effectuez des paiements en espèces, obtenez un reçu daté et signé indiquant le montant total et une description détaillée de ce qui a été acheté.

Lorsqu’il s’agit d’investissements en actions et en obligations, vous devriez être en mesure de déterminer votre base et si vous réalisez un gain ou une perte lorsque vous vendez. Cela aidera à prouver que vous avez correctement déclaré les revenus que vous avez gagnés. Vos dossiers doivent indiquer les prix d’achat, les prix de vente, les commissions, les dividendes reçus en espèces ou réinvestis, les fractionnements d’actions, les frais de chargement et la remise d’émission originale (OID).

Assurez-vous de conserver vos fiches de paie comme preuve de paiement si des dépenses déductibles sont retenues sur votre chèque de paie. Celles-ci peuvent inclure les cotisations syndicales, les primes d’assurance médicale ou les cotisations 401(k). Ceux-ci peuvent être papier ou électroniques, si votre employeur les propose.

Les documents les plus courants à conserver

Voici quelques-uns des documents les plus courants que vous devriez conserver et que vous devriez demander si vous ne parvenez pas à les localiser ou si vous ne les avez jamais reçus :

• Formulaires W-2 et 1099
• Relevés bancaires
• Relevés de courtage et de fonds communs de placement
• Formulaire K-1 (pour les partenariats)
• Bons de vente
• Factures
• Reçus de carte de crédit
• Chèques annulés ou autres preuves de paiement
• Contrats d’achat et de vente de maison, relevés de clôture et dossiers d’assurance

Combien de temps devez-vous conserver les enregistrements ?

Vous devez conserver les dossiers pendant au moins trois ans à compter de la date à laquelle vous avez produit votre déclaration d’origine, mais cela ne fait pas de mal de conserver indéfiniment une copie de vos déclarations de revenus réelles, W-2 et 1099. Vous ou vos héritiers pourriez avoir besoin d’informations provenant des déclarations à un moment donné, et vous pourriez éventuellement devoir prouver vos revenus aux fins de la sécurité sociale.

Vous devez conserver les dossiers pendant trois ans à compter de la date à laquelle vous avez produit votre déclaration originale ou pendant deux ans à compter de la date à laquelle vous avez payé l’impôt, selon la date la plus tardive, si vous déposez une demande de crédit ou de remboursement après avoir produit votre déclaration.

L’IRS peut prolonger la période de rétrospection jusqu’à six ans dans certains cas si vous êtes audité. Avoir une trace écrite longue et précise peut s’avérer vital si vous êtes soumis à une vérification approfondie de vos déclarations de revenus des années précédentes.

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