Comment retenir l’impôt sur le revenu de l’État sur la paie des employés

À moins que l’emplacement de votre entreprise ne se trouve dans un État qui n’a pas d’impôt sur le revenu, vous avez la responsabilité, en tant qu’employeur, de déduire les impôts sur le revenu des employés qui travaillent dans votre État et de soumettre ces impôts au ministère du Revenu de votre État. Les États sans impôt sur le revenu sont l’Alaska, la Floride, le Nevada, le Dakota du Sud, le Texas, Washington et le Wyoming. 

Ces responsabilités sont les mêmes que celles de l’employeur en matière de charges sociales, y compris l’impôt fédéral sur le revenu.

Aperçu du processus d’impôt sur le revenu de l’État

Si vous avez des employés travaillant dans un État qui exige un impôt sur le revenu, vous devez suivre une procédure.

1. Tout d’abord, obtenez un numéro d’identification d’employeur fédéral (EIN), si vous ne l’avez pas déjà fait. L’EIN est similaire à un numéro de sécurité sociale pour une entreprise. Il est obligatoire pour toute entreprise avec des employés et pour la plupart des autres entreprises. 
2. Obtenez un permis fiscal d’employeur d’État, qui dans certains États est l’équivalent d’un EIN d’État. 
3. Découvrez quels salaires sont soumis à la retenue d’impôt sur le revenu de l’État (ces salaires peuvent être différents des réglementations fédérales). Les informations doivent figurer sur le site Web du service des recettes de votre État. 
4. Renseignez-vous sur les accords de réciprocité entre États concernant la retenue d’impôt sur le revenu et le paiement des travailleurs qui vivent dans un État et travaillent dans un autre.
5. Obtenez des copies des tableaux de retenues de l’État et calculez les retenues de l’État sur les chèques de paie des employés. 
6. Renseignez-vous sur les réglementations de votre état concernant le dépôt (soumission) de la retenue d’impôt sur le revenu.
7. Montants de retenue de dépôt déduits des employés (la plupart des États utilisent le dépôt électronique pour ces déductions).
8. Déposez des rapports (annuels ou trimestriels) sur les montants retenus et les montants dus et payés (similaires au formulaire IRS 941).

Comme vous pouvez le constater, le processus de calcul, de déduction, de paiement et de déclaration de ces impôts est similaire au processus de retenue d’impôt fédéral sur le revenu.

Agences fiscales d’État

Pour en savoir plus sur les impôts sur le revenu, les taxes de vente et autres taxes d’État, rendez-vous au ministère du Revenu de votre État et recherchez la division de la taxe professionnelle.

Retenue d’impôt sur le revenu de l’État sur les chèques de paie des employés

Après avoir rassemblé les informations sur les impôts sur le revenu de l’État, vous devrez inclure ces impôts dans le processus de paie de votre entreprise. 

Le processus commence par le calcul du salaire brut de chaque employé. 

À partir de ce montant, vous devrez calculer le montant spécifique à retenir pour cet employé au titre de l’impôt sur le revenu de l’État. N’oubliez pas que chaque montant de retenue (y compris les impôts sur le revenu de l’État, les impôts fédéraux sur le revenu et les impôts FICA) est calculé par rapport au montant du salaire brut. 

Après tous les impôts et autres retenues à la source, vous vous retrouverez avec un montant de salaire net. 

Ensuite, les montants des retenues pour chaque employé et le total de chaque type de retenue doivent être placés dans un compte de passif distinct, à payer selon les exigences de votre État. 

Foire aux questions (FAQ)