Quel montant pouvez-vous obtenir si vous conduisez votre propre voiture pour le travail ? Cela dépend de votre employeur et de la loi de votre état. La loi fédérale n’oblige pas les employeurs à payer les frais de kilométrage et de déplacement d’un employé, à moins que ces dépenses ne fassent tomber le taux de rémunération de l’employé en dessous du salaire minimum.Certains États exigent le remboursement du kilométrage ou d’autres dépenses professionnelles.
De nombreux employeurs remboursent les employés qui utilisent leur propre véhicule pour leur travail. Le remboursement des employés pour l’utilisation de leur propre automobile varie quelque peu selon l’employeur et le secteur, mais la plupart des organisations rémunèrent les employés à peu près au taux de kilométrage standard fixé par l’Internal Revenue Service (IRS).
Points clés à retenir
- De nombreux employeurs remboursent aux employés les frais de véhicule, mais la loi fédérale n’exige pas de remboursement.
- Certains États exigent le remboursement du kilométrage. Consultez le site Web de votre ministère du Travail pour plus de détails.
- À compter du 1er janvier 2023, le taux de remboursement standard des kilomètres pour les voyages d’affaires est de 65,5 cents par mile.
- Les employeurs peuvent également rembourser les employés à un taux mensuel forfaitaire ou pour les frais de véhicule.
Tarif kilométrique standard
À compter du 1er janvier 2023, le taux kilométrique standard pour les voyages d’affaires est de 65,5 cents par mile.
Ce tarif fixe et standard comprend les frais d’assurance, d’immatriculation, de gaz, de pétrole et d’entretien. Pour quelqu’un qui conduit beaucoup pour son travail, cela peut entraîner une déduction importante.
Taux de remboursement du kilométrage de l’entreprise
La plupart des employeurs rembourseront au taux de l’Internal Revenue Service, car ils peuvent déduire jusqu’à ce montant comme dépense lorsqu’ils produiront leur déclaration de revenus des sociétés, bien qu’il existe d’autres formules fiscales complexes que les employeurs peuvent utiliser.Lorsqu’il est difficile de trouver des travailleurs qualifiés en période d’expansion économique, les employeurs sont plus susceptibles de proposer des taux de remboursement compétitifs.
L’IRS exige que les remboursements soient effectués séparément du salaire, sans retenue d’impôt. Certains employeurs traiteront donc les paiements des dépenses via le système de comptes créditeurs afin de les séparer de la paie et de rester en conformité avec les lois de l’IRS.
Remboursement des employés du gouvernement
Les employés du gouvernement fédéral sont remboursés au taux de remboursement kilométrique des véhicules privés (POV) fixé chaque année par la General Services Administration (GSA) sur la base de recherches menées par un cabinet de conseil indépendant concernant les coûts actuels d’utilisation d’un véhicule.
Le taux POV est de 0,625 par mile à compter du 1er juillet 2022.
Note
Les employés du gouvernement seront toujours remboursés exactement au taux GSA si l’utilisation d’une voiture privée est autorisée ou lorsqu’aucun véhicule du gouvernement n’est disponible.
Programmes de remboursement à taux fixe et variable (FAVR)
Il existe des alternatives au remboursement des frais kilométriques pour permettre aux employeurs d’indemniser les employés pour les dépenses liées aux déplacements professionnels.
Les employeurs peuvent rembourser les employés dans le cadre d’un programme de remboursement à taux fixe et variable (FAVR), dans lequel les employés sont remboursés des coûts fixes (tels que l’assurance, les taxes et les frais d’immatriculation) et des dépenses variables liées au véhicule (telles que le carburant et l’entretien). Les remboursements sont exonérés d’impôt pour les employés si certaines exigences en matière de comptabilité des dépenses sont remplies.
Une autre option pour les employeurs consiste à offrir aux employés une allocation de voiture plate pour utiliser leur véhicule au travail, par exemple 500 $ par mois, pour couvrir les frais de carburant, l’usure, les pneus, les réparations, etc.
Exigences de remboursement des dépenses
Vous devrez fournir un journal de kilométrage, des reçus d’essence et des documents relatifs à tout autre reçu de dépense admissible lié à votre voiture si vous avez besoin d’un remboursement de kilométrage. Sans dossiers détaillés, votre note de frais peut être rejetée. Ou pire encore, votre employeur pourrait éventuellement prendre des mesures disciplinaires s’il pense que votre demande pourrait être frauduleuse.
Note
De nombreux employeurs exigent la tenue de dossiers, tout comme l’IRS. N’essayez pas d’estimer votre kilométrage, car cela pourrait enfreindre les politiques de votre employeur.
Garder un stylo et du papier dans votre voiture est une méthode, quoique fastidieuse ; un meilleur choix est une application de suivi du kilométrage qui suit automatiquement vos déplacements dans un journal contemporain que vous pouvez imprimer ou télécharger. Il s’agit d’un moyen efficace de suivre le kilométrage, les points de départ et d’arrivée, ainsi que l’objectif commercial du trajet, à inclure dans votre note de frais.
Taxes sur le remboursement du kilométrage
Les remboursements kilométriques sont considérés comme des déboursés non imposables par les employeurs à condition qu’ils soient documentés et qu’ils ne dépassent pas vos dépenses réelles.
Foire aux questions (FAQ)
Quand puis-je déduire les frais kilométriques sur ma déclaration d’impôts ?
Les particuliers qui possèdent une entreprise ou sont travailleurs indépendants et utilisent leur voiture à des fins professionnelles peuvent déduire les dépenses liées au véhicule dans leur déclaration de revenus. Certains employés qui utilisent leur voiture pour le travail ne peuvent plus bénéficier de la déduction pour dépenses professionnelles. Les réservistes des forces armées, les artistes du spectacle qualifiés et les fonctionnaires payants de l’État ou des collectivités locales peuvent toujours déduire les frais de voyage non remboursés. Ils peuvent utiliser le taux kilométrique standard ou déduire les dépenses réelles qu’ils engagent.
Puis-je déduire mes dépenses lorsque j’utilise mon véhicule pour me déplacer dans le cadre du travail ?
Des déductions pour voyages d’affaires sont offertes aux employés qui doivent voyager loin de leur domicile fiscal ou de leur lieu de travail principal pour des raisons professionnelles. Pour pouvoir bénéficier d’une déduction, la période de déplacement doit être nettement plus longue qu’une journée de travail ordinaire.
