Qu’est-ce que le formulaire W-2 ?

Comment fonctionne le formulaire W-2

Le W-2 n’est utilisé que pour les revenus des salariés sur lesquels des impôts ont été retenus. Votre employeur déclare ces revenus à vous et à l’IRS sur une série de formulaires d’information chaque année. De plus, un W-2 vous indique les revenus que vous devez déclarer sur vos déclarations de revenus et les paiements que vous avez déjà effectués au moyen de retenues à la source. Le formulaire W-2 indique également à l’IRS le montant des revenus que vous devriez réclamer et confirme ce qu’il a payé en impôts.

Qui utilise un formulaire W-2 ?

Vous êtes tenu de déclarer tous les salaires gagnés grâce à votre emploi dans votre déclaration de revenus annuelle. Vous devriez recevoir un formulaire W-2 de votre employeur, que vous travailliez à temps partiel ou à temps plein, si vous avez gagné 600 $ ou plus de revenu de cette entreprise au cours de l’année d’imposition.

Votre W-2 comporte cinq exemplaires : A, 1, B, C, 2 et D :

• Votre employeur soumet la copie A à l’Administration de la sécurité sociale par votre employeur.
• La copie 1 est ce que votre employeur envoie au service des impôts de votre état, de votre ville ou de votre local.
• Joignez la copie B à votre déclaration de revenus fédérale. Conservez-le avec vos autres documents fiscaux pendant au moins quatre ans si vous produisez votre déclaration en ligne.
• Conservez également la copie C avec vos documents fiscaux pendant au moins quatre ans. Ceci est votre copie officielle.
• Vous joindrez la copie 2 à votre déclaration de revenus de l’État lorsque vous la produisez en ligne ou par courrier. Conservez la copie papier avec vos documents fiscaux pendant au moins quatre ans si vous produisez en ligne.
• La copie D est à conserver par votre employeur.

Où obtenir le formulaire W-2

Les employeurs doivent préparer un formulaire W-2 pour chaque employé éligible. En règle générale, les employeurs doivent vous envoyer par la poste ou en main propre votre formulaire W-2 au plus tard le 31 janvier de l’année fiscale précédente, par exemple le 31 janvier 2023 pour les revenus de 2022.

Que faire si vous ne recevez pas le formulaire W-2

Demandez à votre employeur quand les formulaires W-2 ont été envoyés par la poste aux employés si vous ne recevez pas le vôtre avant la mi-février. Vous pouvez également demander une autre copie imprimée de votre W-2. Certains employeurs peuvent facturer des frais minimes pour vous fournir une copie supplémentaire.

Vous pouvez contacter l’IRS pour obtenir de l’aide au 800-829-1040 si vous pensez qu’il est possible que votre employeur n’ait pas envoyé de W-2 ou si votre employeur refuse de vous en donner un. Assurez-vous d’avoir certaines informations à portée de main, notamment :

• Le nom et l’adresse complète de votre employeur
• Le numéro de téléphone de votre employeur
• Le numéro d’identification de votre employeur (EIN)

Vous devriez également être en mesure de fournir au moins une estimation du salaire que vous avez gagné, de l’impôt fédéral sur le revenu que votre employeur a retenu et des dates de début et de fin d’emploi si vous n’y travaillez plus. Cette information devrait être disponible sur vos fiches de paie.

Vous pouvez également demander à votre employeur de corriger toute information erronée sur votre formulaire W-2. Votre numéro de sécurité sociale peut être incorrect, votre nom peut être mal orthographié ou vos salaires et montants retenus peuvent être inexacts.

Comment lire votre formulaire W-2

Les cases A à F fournissent toutes des informations d’identification : votre numéro de sécurité sociale, le numéro d’identification fiscale ou EIN de votre employeur, les adresses de chacun et leur nom légal complet. La case D est un numéro de contrôle qui identifie votre document unique Formulaire W-2 dans les dossiers de votre employeur.

Les cases numérotées du formulaire W-2 enregistrent vos informations financières :

• Encadré 1indique votre salaire imposable total, les pourboires que vous avez déclarés, votre salaire, vos primes et autres rémunérations imposables et avantages sociaux. La case 1 n’inclut aucun avantage avant impôts tel que les cotisations à un plan 401(k), à un plan 403(b) ou à une assurance maladie.
• Encadré 2indique le montant que votre employeur a retenu sur vos chèques de paie pour l’impôt fédéral sur le revenu.
• Encadré 3déclare le montant total de votre salaire soumis à la sécurité sociale. Cette taxe est imposée sur les salaires jusqu’à 147 000 $ pour l’année d’imposition 2022.Cette « base salariale » est ajustée chaque année pour s’adapter à l’inflation.
• Encadré 4indique le montant total des impôts de sécurité sociale retenus sur vos chèques de paie. Le chiffre indiqué dans l’encadré 4 ne devrait pas dépasser 9 114 $ pour l’année fiscale 2022 (6,2 % sur votre revenu salarial jusqu’à la base salariale de 147 000 $ de la sécurité sociale).
• Encadré 5indique le montant de votre salaire soumis à la taxe Medicare. Il n’y a pas de base salariale maximale pour Medicare.
• Encadré 6indique le montant d’impôts retenu sur votre chèque de paie pour la taxe Medicare. Il s’agit d’un impôt forfaitaire de 1,45 % de votre salaire total Medicare.La case 6 sera supérieure à la case 5 multipliée par 1,45 %, car l’IRS imposera une taxe Medicare supplémentaire de 0,9 % en plus de 1,45 % pour les dollars gagnés au-delà de 200 000 $.
• Encadré 7indique tout revenu de pourboire que vous avez déclaré à votre employeur. Il sera vide si vous n’avez signalé aucun pourboire. Le total des cases 7 et 3 ne doit pas dépasser la base salariale de la sécurité sociale.

• Encadré 8déclare tout revenu de pourboire qui vous a été attribué par votre employeur. Ce montant ne doit pas être inclus dans les salaires déclarés dans les cases 1, 3, 5 ou 7.
• Encadré 10indique tous les montants qui auraient pu vous être remboursés pour les frais de garde de personnes à charge via un compte de dépenses flexible (FSA), ou la valeur monétaire des services de garde de personnes à charge qui vous sont fournis par votre employeur. Les remboursements et services de moins de 5 000 $ ne sont pas imposables au cours de l’année d’imposition 2022. Tout montant supérieur à 5 000 $ doit être inclus dans les montants des cases 1, 3 et 5.
• Encadré 11déclare tous les paiements qui vous ont été distribués par le régime de rémunération différée non admissible de votre employeur ou par un régime de retraite non gouvernemental en vertu de l’article 457. Le montant de la case 11 est inclus comme salaire imposable dans la case 1.
• Encadré 12s’applique aux rémunérations différées et aux autres rémunérations. Votre employeur peut prévoir plusieurs types de rémunération et d’avantages dans la case 12. L’IRS a donc simplifié cela autant que possible en permettant à votre employeur de saisir un code à une ou deux lettres suivi du montant en dollars de votre rémunération. Demandez à votre employeur de découvrir ce que signifie le code.
• Encadré 13comprend trois cases à cocher qui indiquent si vous êtes un salarié statutaire, si vous participez à un régime de retraite d’employeur et si vous percevez des indemnités de maladie d’un tiers. Votre employeur vérifiera tout ce qui s’applique. Les indemnités de maladie ne sont pas incluses dans votre salaire Box 1, bien qu’ellesestgénéralement soumis aux taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie.
• Votre employeur peut déclarer des informations fiscales supplémentaires dansEncadré 14. Tous les montants déclarés dans cette case doivent inclure une brève description de leur destination. Les cotisations syndicales, les paiements uniformes ou les revenus non imposables sont quelques-uns des éléments déclarés ici.
• Encadré 15indique l’État de votre employeur et le numéro d’identification fiscale de l’État. 
• Encadré 16indique le total des salaires imposables que vous avez gagnés dans cet État. Il peut y avoir plusieurs lignes d’informations ici si vous avez travaillé pour le même employeur dans plusieurs États.
• Encadré 17indique le montant total des impôts sur le revenu de l’État retenus sur vos chèques de paie pour les salaires déclarés dans la case 16. Ces impôts peuvent être déductibles dans le cadre de la déduction des impôts sur le revenu de l’État et locaux sur l’annexe A du formulaire IRS 1040 si vous utilisez des déductions détaillées.
• Encadré 18déclare les salaires soumis aux impôts sur le revenu locaux, municipaux ou autres.
• Encadré 19indique le total des impôts retenus sur vos chèques de paie pour les impôts sur le revenu locaux, municipaux ou autres. Ce montant peut également être déductible dans le cadre de la déduction des impôts sur le revenu de l’État et locaux si vous détaillez vos déductions fédérales sur l’annexe A.
• Encadré 20fournit une brève description de l’impôt local, municipal ou autre impôt d’État payé. La description peut identifier une ville particulière ou un impôt d’État tel que les paiements de l’assurance invalidité de l’État (SDI).

Foire aux questions (FAQ)