La location de véhicules et d’équipements à des fins professionnelles est une alternative courante à l’achat. Les deux types de contrats de location – les contrats de location-acquisition et les contrats de location simple – ont chacun des effets différents sur les impôts des entreprises et sur la comptabilité. Les contrats de location-acquisition transfèrent la propriété au locataire, tandis que les contrats de location simple conservent généralement la propriété au bailleur.
Apprenez les détails des deux options de location afin de pouvoir prendre des décisions de location judicieuses.
Points clés à retenir
- Les contrats de location-acquisition transfèrent la propriété au locataire ; les contrats de location simple conservent généralement la propriété au bailleur.
- À des fins comptables, les baux à court terme d’une durée inférieure à 12 mois sont traités comme des charges et les baux à plus long terme sont capitalisés comme des actifs.
- À des fins fiscales, les paiements de location-exploitation peuvent être passés en charges pendant la durée du bail.
- Les contrats de location simple sont généralement de courte durée pour les actifs susceptibles de devenir obsolètes, tandis que les contrats de location-acquisition sont principalement utilisés pour les actifs à plus long terme.
Comment fonctionne la location de matériel ?
Les entreprises louent un bien immobilier pour diverses raisons :
- Maintenir une trésorerie positive
- Préserver le capital
- Obtenir du financement
- Garder la technologie à jour
Dans tous les contrats de location, le locataire acquiert un actif, appelé droit d’utilisation (ROU), et un passif (l’obligation d’effectuer les paiements du loyer).
Les contrats de location-acquisition sont assimilés à un achat à des fins fiscales et comptables. Les contrats de location simple couvrent l’utilisation du véhicule, de l’équipement ou d’autres actifs, en effectuant des paiements pendant la durée du bail.
Note
Soyez prudent lorsque vous envisagez un document de location. L’IRS ne considère pas toujours un bail comme un « bail ». Il s’agit d’un bail à des fins fiscales si les termes du document de location sont conformes aux réglementations de l’IRS, et non au nom du bail.
Nouvelles règles comptables pour les baux
Le Financial Accounting Standards Board (FASB) a publié de nouvelles règles comptables en 2016 pour les contrats de location. Les nouvelles règles exigent que tous les baux de plus de 12 mois soient présentés au bilan de l’entreprise à la fois à l’actif et au passif. C’est pourquoi les contrats de location simple de moins d’un an sont traités comme des dépenses, tandis que les contrats de location à plus long terme sont traités comme l’achat d’un actif.
Comment fonctionne un crédit-bail ?
Un bail-acquisition est une location d’équipement professionnel qui représente la propriété, à la fois à des fins comptables et fiscales. Les termes d’un contrat de location-acquisition montrent que les avantages et les risques de la propriété sont transférés au locataire.
Comptabilisation des contrats de location-acquisition
À des fins comptables, un contrat de location-acquisition (parfois appelé « location-financement ») apparaît au bilan de l’entreprise comme un actif, avec une valeur déterminée par la réglementation fixant une base de coût pour l’actif.
Les paiements de location-acquisition réduisent le passif du contrat de location et les intérêts sur les paiements de location constituent une dépense d’entreprise déductible.
Pour être considéré comme un contrat de location-acquisition, le FASB exige qu’au moins une de ces conditions soit remplie :
- La propriété du matériel est automatiquement transférée au locataire à la fin de la durée du bail.
- Le bail contient une option d’achat de l’équipement à la fin du bail à un prix avantageux, pour un prix nettement inférieur à sa juste valeur marchande ; parfois, il s’agit d’un achat de 1 $.
- La durée du bail n’excède pas 75 % de la durée d’utilité du matériel.
- La valeur actuelle des loyers ne dépasse pas 90 % de la juste valeur marchande du matériel.
Note
Avec un crédit-bail, vous payez essentiellement le coût de la voiture ou de l’équipement pendant la durée du bail.
Taxes sur les contrats de location-acquisition
Aux fins fiscales, un contrat de location est considéré comme un contrat de location-acquisition lorsque le montant du contrat de location est de 50 000 $ ou plus, que la durée de vie utile de l’actif est de deux ans ou plus et que le contrat de location répond à au moins un de ces critères :
- Transfère le propriétaire des biens personnels au locataire avant la fin de la durée du bail
- Contient une option d’achat à un prix avantageux
- La durée du bail représente 75 % ou plus de la durée de vie utile estimée de la propriété.
- La valeur actuelle nette de la propriété est égale ou supérieure à 90 % de la juste valeur marchande de la propriété.
Parce qu’ils sont considérés comme des actifs, les contrats de location-acquisition peuvent être éligibles à l’amortissement. Si vous souhaitez louer mais souhaitez bénéficier de l’amortissement de l’actif, vérifiez auprès de votre fiscaliste avant d’accepter un contrat de location-acquisition, pour vous assurer qu’il répond aux critères d’amortissement. Certains contrats de location-acquisition peuvent ne pas être éligibles à un amortissement accéléré (amortissement majoré ou déductions en vertu de l’article 179).
Comment fonctionnent les baux opérationnels
Les contrats de location simple sont constitués par un contrat de location et le locataire n’est pas propriétaire de la propriété louée. Le propriétaire du bien ne transfère que le droit d’usage du bien et le locataire restitue le bien au propriétaire à la fin du bail.
À des fins fiscales, les paiements de location simple sont similaires aux paiements d’intérêts sur la dette ; ces paiements sont considérés comme des dépenses d’exploitation sur le formulaire de taxe professionnelle de l’année.
À des fins comptables, les contrats de location simple ne figurent pas dans le bilan de l’entreprise, mais les paiements de location sont inclus dans le compte de résultat de l’entreprise.
Dans un contrat de location simple, le locataire doit entretenir le bien et le restituer ou un équivalent à la fin du bail dans un état et une valeur aussi bons qu’au moment de la location.
Lequel devriez-vous utiliser pour votre entreprise ?
Les contrats de location-acquisition sont utilisés pour les baux à long terme et pour des éléments qui ne deviennent pas technologiquement obsolètes, tels que des bâtiments et de nombreux types de machines. Si vous louez une machine que vous comptez utiliser pendant une longue période, vous disposez probablement d’un contrat de location-acquisition. Si vous louez un équipement de haute technologie (des photocopieurs pour votre bureau, par exemple), vous disposerez probablement d’un bail opérationnel.
De nombreuses entreprises utilisent des contrats de location simple pour la location de voitures, car les voitures sont très utilisées et elles sont restituées pour de nouveaux modèles à la fin du bail.
Avantages et inconvénients de la location d’équipement
En général, les entreprises louent des véhicules et du matériel pour financer leur activité sans avoir à financer l’achat de matériel. Par exemple, une entreprise qui utilise des fourgonnettes ou des camions pour les livraisons peut louer ces véhicules sans avoir à obtenir un prêt ni à immobiliser des fonds pour l’achat.
Les inconvénients du crédit-bail opérationnel sont que les baux sont généralement plus chers sur une base mensuelle et que certains baux ne sont pas éligibles aux amortissements fiscaux. Parlez à votre fiscaliste avant de prendre une décision concernant la location ou l’achat d’équipement, y compris des voitures, pour votre entreprise.
Foire aux questions (FAQ)
Comment transformer un contrat de location simple en contrat de location-acquisition ?
Le processus de conversion est appelé « capitalisation » du bail, en transformant le coût du contrat de location simple en immobilisation. Il est possible de convertir un contrat de location simple en contrat de location-acquisition, mais c’est compliqué. Vous devrez estimer la valeur du contrat de location-exploitation et calculer la valeur actuelle des paiements de location-acquisition au moment de la conversion.Vous devrez peut-être également souscrire une assurance pour garantir que l’actif aura une valeur spécifiée à une date ultérieure.Obtenez l’aide d’une institution financière et de votre avocat pour ce processus.
Comment enregistrer un contrat de location simple ?
Un locataire (la partie qui loue l’actif auprès d’un bailleur) enregistre le contrat de location simple en incluant tous les paiements de location pour l’année dans le compte de résultat en tant que charge d’exploitation. Il est également enregistré comme dépense d’exploitation à des fins fiscales.
Comment enregistrer un crédit-bail ?
Pour enregistrer un contrat de location-acquisition dans le système comptable de votre entreprise, vous devez d’abord déterminer si l’entreprise est propriétaire de l’article loué. Si le bail est classé en propriété, l’élément est enregistré comme un actif sur la feuille Gesundmd à son coût d’origine (appelé base de coût). Les dépenses courantes et cumulées du bail sont amorties, une partie du coût étant passée en charges pour la durée du bail. Assurez-vous d’inclure tous les détails d’un bail-acquisition pour démontrer la légitimité du bail.
